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企业资产采购流程标准化操作手册

一、手册适用范围与应用目的

本手册适用于企业各部门（含分支机构）开展各类资产采购活动，涵盖固定资产（如办公设备、生产设备、运输工具等）、低值易耗品（如办公用品、耗材等）及服务类采购（如设备维保、技术支持等）。通过标准化流程规范，明确各环节职责分工，保证采购活动合规、高效、透明，有效控制采购成本，保障资产质量，降低运营风险，支撑企业业务有序开展。

二、标准化操作流程详解

（一）需求提出与初审

需求发起

各部门根据业务发展需要或资产替换需求，由申请人填写《资产采购需求申请表》（详见“配套工具表单模板”），明确以下信息：

资产名称、规格型号、技术参数、数量及预估单价；

采购用途（如“新员工入职办公”“生产设备升级”等）；

预算金额（需符合企业年度预算及采购权限规定）；

期望交付时间及特殊要求（如安装、培训等）。

申请人需对需求信息的真实性、准确性负责，并附相关支撑材料（如项目立项批文、旧资产报废证明等）。

部门初审

部门负责人（部门负责人）收到申请后，1个工作日内完成初审，重点审核：

需求是否符合部门年度工作计划及预算；

资产配置标准是否合规（如是否超标、重复采购等）；

预估价格是否合理（参考历史采购数据或市场行情）。

初审通过后，部门负责人在申请表上签字确认；驳回需注明理由并退回申请人调整。

（二）需求审批与预算确认

根据采购金额及资产类型，实行分级审批制度，具体权限如下（可根据企业实际调整）：

小额采购（≤5万元）：由部门负责人审批后，提交采购部门备案；

中额采购（5万-20万元）：除部门负责人审批外，需经财务部（财务审核人）复核预算，报分管副总（分管副总）审批；

大额采购（＞20万元）：需经分管副总审核，总经理（总经理）审批，并提交总经理办公会审议（必要时）。

审批通过后，财务部确认预算额度，同步更新采购预算台账，保证“无预算不采购，超预算不审批”。

（三）供应商选择与比价

供应商来源

优先从企业《合格供应商名录》中选择供应商；名录内无合适供应商的，需启动新供应商寻源，可通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判或询价等方式确定候选供应商。

比价与评估

询价采购（≤5万元）：至少向3家合格供应商发出询价单，明确需求参数、报价要求及截止时间，收集《供应商报价单》（详见模板），对比价格、质量、交付周期、售后服务等，选择最优供应商。

招标采购（＞5万元）：按《招标采购管理办法》组织开标、评标，评标小组由采购部门、使用部门、财务部、法务部（必要时）人员组成，综合评分（价格权重≤40%，技术/服务权重≥60%），确定中标供应商并公示结果。

供应商确定

比价/评标完成后，采购专员（采购专员）填写《供应商选择审批表》，附比价记录、评标报告等，按审批权限报批。审批通过后，向选定供应商发出《中标通知书》或《采购订单》。

（四）合同签订与交期确认

合同拟定

采购部门根据采购订单与供应商拟定《采购合同》（详见模板），明确以下核心条款：

资产名称、规格型号、数量、单价及总价；

质量标准（如国家标准、行业标准或双方约定技术参数）；

交付时间、地点及方式；

付款方式（如预付款、到货款、质保金比例及支付节点）；

验收标准及流程；

违约责任（如逾期交付、质量不合规的赔偿条款）；

争议解决方式（如协商、仲裁或诉讼）。

合同审核

拟定的合同需经法务部（法务审核人）审核合规性，采购部门（采购负责人）、财务部（财务负责人）审核价格、付款条款等。审核通过后，由总经理或其授权人签字盖章，合同生效。

交期跟踪

采购专员与供应商确认最终交付计划，每周跟踪生产/备货进度，保证按时交付；若需延期，供应商需提前3个工作日书面说明原因及新交付时间，经采购部门及使用部门同意后方可调整。

（五）资产验收与入库

到货核验

供应商交付资产时，采购专员（采购专员）、使用部门指定人员（使用部门代表）共同到场核验：

核对资产名称、规格型号、数量是否与采购合同一致；

检查外包装是否完好，资产外观是否有破损；

核对随货资料（如合格证、说明书、保修卡等）是否齐全。

质量检测

固定资产需由使用部门或第三方专业机构进行功能测试，确认是否符合技术参数要求；

低值易耗品需抽样检查，保证质量合格。

验收确认

验收合格后，使用部门代表、采购专员共同填写《资产验收单》（详见模板），双方签字确认；验收不合格的，需在《验收单》注明问题原因，要求供应商限期整改或换货，整改后重新验收。

资产入库

验收合格资产由行政部门（仓管员）办理入库手续，粘贴资产标签（含资产编号、名称、使用部门等信息），更新《资产台账》；同时采购部门将采购合同、验收单等资料移交档案管理部门归档。

（六）付款结算与账务处理

付款申请

供应商提交合规付款凭证（如增值税发票、验收单、合同复印件等），采购专员（采购专员）核对凭证信息与合