采购流程标准化工具供应商选择与合同管理手册.docVIP

采购流程标准化工具供应商选择与合同管理手册

前言

本手册旨在规范企业采购全流程中的供应商选择与合同管理环节，通过标准化操作指引、工具模板及风险提示，保证采购活动的合规性、效率性与经济性，降低采购风险，保障企业利益。手册适用于企业各类采购项目（包括但不限于原材料采购、服务外包、设备购置等），涉及采购部门、需求部门、财务部门、法务部门等相关岗位人员。

一、总则

（一）采购基本原则

合规性原则：严格遵守国家法律法规及企业内部采购管理制度，杜绝违规操作。

公平公正原则：供应商选择过程公开透明，标准统一，避免倾向性或歧视性条款。

效益优先原则：在满足质量与服务要求的前提下，综合评估价格、成本与长期合作价值。

风险可控原则：建立供应商准入与退出机制，合同条款明确权责，防范履约风险。

（二）职责分工

需求部门：提出采购需求，明确技术规格、质量标准及交付要求，参与供应商评估与合同履约验收。

采购部门：组织供应商寻源、资格预审与评估，执行采购谈判，负责合同起草与签订流程，跟踪合同履约。

财务部门：审核采购预算与资金支付条款，参与供应商财务状况评估，监督合同执行中的资金使用。

法务部门：审核合同条款的合法性与合规性，提供法律风险支持，处理合同纠纷。

二、供应商选择标准化操作流程

（一）需求确认与采购计划制定

需求提报：需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额及用途说明，经部门负责人审批后提交至采购部门。

采购计划编制：采购部门汇总各部门需求，结合库存情况、市场供应动态及企业年度采购预算，编制《采购计划表》，明确采购方式（公开招标、邀请招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购等）、时间节点及责任人，报采购总监审批。

（二）供应商寻源与信息收集

寻源渠道：根据采购标的特性，通过以下渠道收集供应商信息：

公开渠道：行业招标平台、供应商库、行业协会推荐、公开招标公告等；

内部推荐：企业合格供应商名录、历史合作供应商、其他部门推荐（需填写《供应商推荐表》并说明推荐理由）；

主动寻源：针对新采购品类，通过市场调研、展会、行业交流等方式拓展潜在供应商。

信息登记：对收集到的供应商信息，统一录入《供应商信息登记表》，内容包括供应商名称、统一社会信用代码、联系方式、主营业务、产品/服务范围、合作历史（如有）等，建立初步供应商资源库。

（三）供应商资格预审

预审标准：根据采购需求设定资格预审条件，包括：

基本资格：具备独立法人资格，有效营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业准入许可证等）；

专项资格：特定项目需具备生产许可证、经营许可证、过往类似项目业绩（提供合同复印件）、财务状况（近1年资产负债表、利润表，无重大亏损）；

信誉要求：无重大违法记录（通过“信用中国”等官方渠道查询），无重大商业纠纷。

预审流程：

采购部门向潜在供应商发放《供应商资格预审申请表》，要求供应商在规定时间内提交证明材料；

组织需求部门、法务部门对材料进行审核，形成《资格预审结果表》，通过预审的供应商进入下一环节。

（四）供应商评估与筛选

评估方法：根据采购标的类型，采用综合评分法（适用于复杂采购）或最低评标价法（标准化通用产品），成立评估小组（由采购、需求、技术、财务、法务人员组成）。

评估指标（以综合评分为例）：

价格（30%-40%）：报价合理性、与市场均价对比、付款条件优惠性；

质量（25%-35%）：质量体系认证、产品合格率、售后响应速度、质量处理能力；

服务（15%-25%）：交付周期、技术支持、培训服务、应急方案；

信誉（10%-15%）：合作历史评价、行业口碑、履约记录。

评估流程：

评估小组根据《供应商综合评估表》对通过预审的供应商进行独立打分，汇总评分结果；

形成《供应商评估报告》，推荐得分前3名的候选供应商，报采购总监审批。

（五）商务谈判与确定候选供应商

谈判准备：采购部门与候选供应商就技术参数、价格、交付、付款、违约责任等核心条款进行谈判，制定《谈判方案》，明确谈判目标、底线及分工。

谈判执行：需求部门、技术部门参与技术条款谈判，采购部门主导商务条款谈判，法务部门提供法律支持，形成《谈判记录》，明确双方共识与分歧点。

确定候选供应商：根据谈判结果，结合评估得分，确定1-2家最终候选供应商，报分管领导审批。

（六）供应商最终确定与备案

结果公示：对确定的供应商，在企业内部平台进行为期3个工作日的公示，接受监督。

备案入库：公示无异议后，将供应商信息（包括资质证明、评估报告、合同等）录入《合格供应商名录》，建立供应商档案，作为后续采购的优先选择对象。

三、合同管理全流程操作指南

（一）合同起草

合同依据：以采购需求、供应商评估结果、谈判记录为依据，使用企业标准合同模板（如《采购合同模