企业合同管理流程及模版.docVIP

企业合同管理全流程规范及实用工具指南

一、业务适配场景与适用对象

本规范适用于各类企业日常经营中的合同全生命周期管理，涵盖但不限于以下场景：

外部合作类：采购与供应商签订供货合同、与客户签订销售/服务合同、与合作伙伴签订联合开发协议；

内部资源类：部门间项目协作协议、员工保密协议与竞业限制协议；

战略发展类：合资经营合同、代理经销合同、技术许可合同。

涉及部门包括业务发起部门、法务部、财务部、行政部及企业管理层，保证合同从起草到归档各环节责任到人、流程可控。

二、合同全生命周期管理流程与操作细则

（一）合同发起与起草：需求明确与初稿拟定

需求提报

业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》（见模板1），明确合作主体、合同标的、金额、履行期限、核心条款（如付款方式、违约责任等），部门负责人签字确认后提交法务部。

信息核查

法务部对合作主体资质进行初步核查，包括：

企业/个体工商户营业执照（是否在有效期内、经营范围是否匹配）；

特殊行业资质（如食品经营许可证、安全生产许可证等）；

授权代表身份（核实签约人是否具备合法授权，避免无权代理风险）。

合同起草

业务部门配合法务部根据合作需求起草合同初稿，优先使用企业标准合同模板（如无模板，参照行业通用模板并重点调整核心条款）。合同内容需包含：合同编号、双方主体信息、标的描述、权利义务、履行期限、付款方式、违约责任、争议解决方式、生效条件等要素。

（二）合同审核与修订：多维度风险把控

分级审核机制

根据合同金额及重要性实行分级审核：

常规合同（金额≤10万元）：业务部门初审→法务部审核→财务部审核→部门负责人审批；

重大合同（金额＞10万元或涉及核心业务）：业务部门初审→法务部审核→财务部审核→分管副总审批→总经理审批。

审核要点

业务部门：核对标的物/服务与需求一致性、履约可行性、商务条款（如价格、交付周期）；

法务部：审查条款合法性（如是否符合《民法典》《公司法》等规定）、权利义务对等性、违约责任可执行性、争议解决方式约定（优先选择企业所在地法院或仲裁机构）；

财务部：审核付款方式与财务制度匹配度、税务条款（如发票类型、税率）、资金安全风险（如预付款比例、质保金约定）。

修订与确认

审核部门提出修改意见后，业务部门牵头与对方协商修订，形成最终版本。重大条款变更需重新履行审核流程。

（三）合同签署与生效：形式合规与效力确认

签署方式

电子签署：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署人身份真实、文件不可篡改（需提前确认对方具备电子签章能力）；

纸质签署：打印一式X份（根据存档及备案需求确定），双方加盖合同专用章或公章（禁止仅用部门章或财务章），骑缝章需完整覆盖所有页码。

生效条件

合同自双方签字盖章之日起生效；约定附条件生效的（如审批通过、履约保证金到账），需在满足条件后书面确认生效。

（四）合同履行与跟踪：动态监控与风险预警

履约责任分工

业务部门：作为履约主责部门，跟踪标的交付/服务提供进度，及时向对方催收款项或确认验收；

法务部：监督对方履约行为，发觉违约（如延迟交付、质量不达标）后，3个工作日内发起《履约异常通知函》；

财务部：根据合同约定付款节点审核付款申请，核对收款方信息与合同主体一致性。

履约记录

业务部门填写《合同履约跟踪表》（见模板3），记录关键节点（如交付日期、验收日期、付款日期），相关凭证（如验收单、付款凭证）需同步归档。

（五）合同归档与终止：全周期闭环管理

归档要求

合同履行完毕或终止后10个工作日内，业务部门将合同正本、审批单、履约凭证、补充协议等材料整理成册，移交行政部归档。归档信息需录入《合同归档登记表》（见模板4），包含合同编号、名称、存放位置、保管人、到期日等。

保管期限

常规合同：保管期限不少于5年；

重大合同（如涉及不动产、知识产权、长期合作）：保管期限不少于10年；

涉及诉讼/仲裁的合同：在诉讼/仲裁结束后延长保管期限至结案后5年。

终止与后续

合同到期后如需续签，提前1个月启动重新审批流程；因违约终止的，业务部门联合法务部收集证据，依法主张权利。

三、合同管理核心工具模板

模板1：合同立项申请表

申请部门

申请人

申请日期

合同基本信息

合同名称

合作主体（甲方/乙方）

合同标的

合同金额（大写）

履行期限

预计签订日期

核心需求说明

（需明确合作目的、主要权利义务、关键风险点等）

部门负责人意见

签字：

日期：

模板2：合同审批流程表

审核环节

审核部门/人

审核意见

审核日期

签字

业务初审

法务审核

财务审核

管理层审批

备注

（如需修改，需注明修改内容及完成时限）

模板3：合同履约跟踪表

合同编号

履约阶段

□交付中□验收中□质保期□已终止

关键节点记录

节点名称

计划日期

实际日期

完成情况（□正常□延迟□