合同管理模板及审核指南.docVIP

通用合同管理模板及审核指南

一、适用范围与核心价值

本指南适用于各类企业、事业单位及社会组织在开展业务合作、采购服务、项目外包、资产转让等场景下的合同管理全流程，旨在通过标准化模板与规范化审核流程，降低合同法律风险，明确权责边界，提升合同起草、签署与履约效率，保障合作双方合法权益。核心价值体现在：统一合同文本格式，避免条款遗漏；规范审核职责分工，保证风险可控；强化履约过程跟踪，减少纠纷发生。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同发起与需求确认

发起主体：业务部门根据合作需求（如采购、销售、服务等），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合作标的、核心诉求（如价格、交付时间、质量标准等）、预算金额及预计签署时间。

需求审核：部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，重点确认是否符合公司战略规划及业务范围，预算是否在可控范围内。审核通过后，将《合同需求申请表》提交至法务部门（或合同管理部门）备案。

（二）合同起草与模板适配

模板选择：法务部门根据合作类型（如买卖合同、服务合同、保密协议等），从《标准化合同模板库》中选取基础模板。若现有模板无法覆盖特殊需求，可基于通用模板补充个性化条款，但需保证不违反法律法规及公司制度。

内容填写：

基础信息：填写合同编号（规则：公司简称-年份-合同类型-流水号，如“集团-2024-采-001”）、合同名称（明确合作性质，如“设备采购合同”）、签约主体信息（甲方/乙方名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表姓名及职务，授权代表需附授权委托书）。

核心条款：

合作内容：清晰描述标的物名称、规格、数量、质量标准（可引用国标/行标或附件约定）；服务类合同需明确服务范围、交付成果及验收标准。

权利义务：双方主要权利（如付款请求权、验收权）和义务（如交付义务、保密义务）需一一对应，避免模糊表述（如“尽量”“尽快”）。

费用与支付：明确合同总价、计价方式（固定单价/总价）、支付条件（如“验收合格后30日内支付至95%”）、账户信息（户名、开户行、账号，需与签约主体一致）。

履约期限与地点：约定具体起止时间、交付/服务地点，涉及跨区域履约的需明确管辖衔接规则。

特殊条款：根据合作需求补充知识产权归属（如“成果归甲方所有”）、保密期限（如“保密义务持续至合同终止后3年”）、不可抗力定义及处理方式等。

内部审核：起草部门完成初稿后，需与法务部门、财务部门、业务部门进行交叉审核，保证条款无歧义、权责对等、财务合规。

（三）合同审核与修订

审核职责分工：

业务部门：审核合作方资质（如营业执照、相关行业许可证）、合作内容与需求的一致性、履约可行性（如生产/服务能力是否匹配）。

法务部门：审核条款合法性（如是否违反《民法典》《反不正当竞争法》等）、完整性（如是否必备违约责任、争议解决条款）、公平性（是否存在显失公平的格式条款）。

财务部门：审核支付方式合理性、税费承担约定（如“含税价”是否明确）、发票类型（如“增值税专用发票”）及开具时间。

审核反馈与修订：审核部门需在2个工作日内反馈意见，起草部门根据意见修订合同，重大分歧需组织跨部门协调会达成一致。审核通过后，形成《合同审核意见表》，由各部门负责人签字确认。

（四）合同签署与生效

签署主体确认：签约主体为企业法人的，需加盖公章（或合同专用章）；签约主体为自然人的，需签字并按捺手印；授权代表签署的，需提供授权委托书（明确授权范围、期限）。

签署方式：优先采用纸质签署（一式两份，双方各执一份）；涉及异地合作的，可采用电子签署（需符合《电子签名法》要求，保证身份真实性与文件完整性）。

生效条件：明确合同生效时间（如“双方签字盖章后生效”“附条件生效，如需经甲方董事会批准”），避免因生效约定不明导致合同未生效。

（五）合同履行与跟踪

履约监控：业务部门作为履约第一责任人，需建立《合同履行台账》，记录关键节点（如交付时间、验收进度、付款节点），定期向法务部门及管理层汇报履约情况。

变更与解除：履约过程中如需变更（如标的物调整、期限延长），双方需签订《补充协议》，明确变更内容、责任及费用；若需解除合同，需协商一致并签订《解除协议》，因一方违约导致解除的，违约方需承担赔偿责任。

纠纷处理：发生纠纷时，首先通过友好协商解决；协商不成的，按争议解决条款（仲裁/诉讼）处理，法务部门全程参与，收集证据（如合同、履约凭证、沟通记录），维护公司权益。

（六）合同归档与保管

归档范围：包括合同正本、补充协议、审核意见表、授权委托书、履约凭证（验收报告、付款凭证）、纠纷处理文件等。

归档要求：合同签署后10个工作日内，由业务部门将全套材料移交至档案管理部门，按“合同编号-年份-签约主体”分类编号，电子版同步存入合同管理系统（如有）。

保管期限：一般合同保管期限不少于合同终止后5年；涉