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办公文档与信息管理制度汇编

一、引言

办公文档与信息是组织运营的核心载体，涵盖报告、方案、通知、合同、数据等各类资料。为规范文档全生命周期管理，保障信息安全，提高信息流转效率，特制定本制度汇编。本制度适用于组织内部各部门及全体员工，旨在建立统一、规范、高效的文档与信息管理机制，保证工作有序开展。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本制度适用于组织内部各类办公文档（包括纸质文档和电子文档）及信息资源的管理，涵盖文档的创建、审核、发布、存储、使用、借阅、归档、销毁等全流程管理。

（二）典型应用场景

新员工入职：入职需学习文档管理制度，知晓权限申请流程，接收岗位相关文档（如岗位职责说明、工作流程手册）。

日常办公：部门或个人创建工作文档（如会议纪要、项目方案），通过系统提交审核，经批准后发布使用。

跨部门协作：涉及多部门的联合项目文档，需明确主责部门，通过协作平台共同编辑、审核，保证信息同步。

年度归档：各部门对年度内重要文档进行分类整理，提交档案管理部门归档，便于后续查阅。

审计或检查：外部审计或内部检查时，档案管理部门按需提供相关文档，保证资料完整、合规。

三、标准化操作流程

（一）文档创建与起草

明确需求：根据工作目标确定文档类型（如报告、通知、合同）、核心内容及格式要求（如字体、字号、页边距、模板引用）。

起草内容：按规范模板撰写文档，保证内容真实、准确、逻辑清晰，引用数据需注明来源。

初步自查：检查文档是否存在错别字、格式错误、信息遗漏等问题，确认无误后保存电子版（命名规则：部门-文档类型-日期-版本号，如“行政部-通知V1.0”）。

（二）审核与审批

提交审核：通过办公管理系统提交文档，选择对应审核人（如部门负责人、法务部、财务部等），填写审核意见栏。

多级审核：

一级审核：部门负责人审核文档内容是否符合部门工作要求，数据是否准确；

二级审核：跨部门协作文档需主责部门联合相关部门审核，保证职责清晰、无冲突；

三级审核：涉及重大决策、合同或敏感信息的文档，需提交分管领导审批。

反馈修改：审核人提出修改意见后，起草人需在1个工作日内完成修改并重新提交，直至审核通过。

（三）发布与分发

确定发布范围：根据文档性质明确发布对象（如内部全员、特定部门、外部合作方），涉密文档需严格控制范围。

正式发布：通过办公管理系统、内部公告栏或邮件发布电子版，纸质版需加盖公章后分发至指定人员。

记录分发：填写《文档分发记录表》（详见第四章），注明文档名称、编号、分发对象、分发日期、接收人签字等信息。

（四）存储与保管

电子文档存储：

存储至指定服务器或云盘，按“部门-年份-类型”分类建立文件夹；

定期备份（每日增量备份、每周全量备份），备份数据加密保存，密码由专人管理。

纸质文档存储：

使用档案盒分类存放，标签注明部门、文档名称、日期、保管期限；

存放于干燥、防火、防潮的档案柜中，定期检查（每季度1次），防止虫蛀、损坏。

权限管理：电子文档通过系统设置读写权限，涉密文档仅限授权人员访问，禁止越权操作。

（五）使用与借阅

内部使用：员工可通过办公系统查阅权限范围内的电子文档，需遵守保密规定，严禁擅自复制、外传。

借阅管理：

纸质文档借阅需填写《文档借阅申请表》（详见第四章），经部门负责人批准后，档案管理员办理借阅手续；

借阅期限一般不超过3个工作日，到期需归还，如需续借需提前1天申请；

涉密文档原则上不得借出，确需借阅的需经分管领导批准，并由专人全程陪同。

（六）归档与销毁

归档范围：年度内具有保存价值的文档，包括重要报告、合同、会议纪要、审批文件等。

归档流程：

各部门于次年1月10日前完成文档整理，填写《文档归档清单》（详见第四章），提交档案管理部门；

档案管理部门核对无误后，办理归档手续，归档期限按《档案保管期限表》执行（如永久、30年、10年）。

销毁管理：

超过保管期限无保存价值的文档，由档案管理部门填写《文档销毁审批表》（详见第四章），经分管领导批准后统一销毁；

纸质文档采用碎纸机销毁，电子文档彻底删除并清除备份，销毁过程需2人以上监督，填写《文档销毁记录表》（详见第四章）。

四、常用管理表格模板

（一）文档创建审批表

文档名称

编号

创建部门

创建人

文档类型

□报告□通知□合同□方案□其他

保密级别

□普通□内部□秘密

核心内容概述

附件清单

部门负责人审核

意见：___________签字：___________日期：___________

法务部审核（需）

意见：___________签字：___________日期：___________

分管领导审批

意见：___________签字：___________日期：___________

备注

（二）文档分发记录表

文档名称

编号

发