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合同管理标准化模板及指南

一、适用业务场景

本指南适用于企业各类经济合同的全生命周期管理，涵盖但不限于以下场景：

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等采购业务；

销售类合同：产品销售、服务提供、定制开发等销售业务；

合作类合同：项目合作、技术合作、渠道合作等联合经营业务；

服务类合同：咨询服务、维修服务、租赁服务等服务提供业务；

其他合同：借款合同、担保合同、赠与合同等符合法律法规的其他经济合同。

二、标准化操作流程

（一）需求提出与立项

业务发起：业务部门根据实际需求（如采购物料、销售产品、开展合作等），填写《合同立项申请表》，明确合同目的、标的、预算、预计履行期限等关键信息，部门负责人*签字确认后提交至法务部门。

立项审核：法务部门对申请表的合规性、必要性进行审核，财务部门对预算合理性进行评估，审核通过后启动合同起草流程；审核不通过的，反馈业务部门修改后重新提交。

（二）合同起草

模板选择：根据合同类型（如采购合同、销售合同），优先从企业《合同标准模板库》中选择对应模板，保证核心条款标准化；无合适模板的，由法务部门牵头起草。

内容填写：

明确签约主体信息（双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等）；

清晰描述合同标的（名称、规格型号、技术参数、质量标准等）；

约定数量、价款（或报酬）及支付方式（金额、币种、账户信息、支付条件、票据要求等）；

确定履行期限、地点和方式（交货/服务时间、地点、运输方式、验收标准等）；

约定双方权利义务、违约责任（违约情形、赔偿计算方式、违约金上限等）；

明确争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖机构）；

其他约定（保密条款、知识产权、不可抗力、合同生效条件等）。

内部会签：起草完成后，业务部门确认内容准确性，财务部门审核价款及支付条款，法务部门审核合规性，涉及技术合同的需技术部门确认技术参数，相关部门负责人*签字后形成合同草案。

（三）对方主体审查

资质核查：通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道，核实对方主体资格（是否存续、经营范围、是否有经营异常或严重违法记录）、法定代表人身份真实性及授权委托权限（如对方由代理人签署，需提供授权委托书及代理人证件号码明）。

履约能力评估：业务部门结合合作历史、财务报表（如对方为中小企业）、行业口碑等，评估对方的履约能力（生产能力、资金实力、技术能力等），必要时可要求对方提供担保（如保证金、保函）。

审查结果反馈：审查无异议的，进入谈判环节；存在重大风险（如对方无资质、履约能力不足）的，暂停合作并上报管理层*决策。

（四）谈判与修订

谈判组织：由业务部门牵头，法务、财务部门参与，与对方就合同条款（如价款、履行期限、违约责任等）进行谈判，形成《谈判纪要》，明确双方分歧及一致意见。

合同修订：根据谈判结果，由法务部门修订合同草案，重点调整争议条款，保证修订后的条款符合双方合意且不违反法律法规。修订完成后，重新履行内部会签流程。

（五）签署与用印

最终审批：重大合同（如金额超过[具体金额标准]或涉及核心业务）需提交总经理或董事会审批；一般合同由法务负责人及业务负责人*联合审批。

签署准备：审批通过后，打印合同文本（一式[份数，如三份或四份]，双方各执[份数]，如需备案则增加备案份数），核对合同内容与最终版本一致，保证无空白条款（除非为填写预留，需注明“以下无”）。

签署用印：

企业方由法定代表人或其授权代理人签署，并在签字处加盖企业公章及合同专用章（公章与合同章需备案一致）；

对方签署后，及时收回对方合同文本，核对签字、盖章是否完整清晰；

禁止在空白合同、空白纸张或未审批合同上用印。

（六）履行跟踪

责任分工：业务部门为合同履行第一责任人，负责跟踪合同进度（如生产、发货、验收、付款等），财务部门负责跟踪收款/付款情况，法务部门负责监督履行中的合规性。

过程记录：履行过程中形成的凭证（如验收单、物流单、沟通函件等）需及时整理归档，发觉对方违约或可能违约的，立即启动预警机制（发函催告、协商变更等），并上报管理层*。

（七）变更与解除

变更流程：因客观情况变化需变更合同（如标的、数量、价款等），由双方协商一致并签订《合同变更协议》，变更协议需履行与原合同相同的起草、审核、签署流程，变更后的合同与原合同具有同等法律效力。

解除流程：

协商解除：双方签订《合同解除协议》，明确解除日期、已履行部分处理方式、违约责任承担等；

单方解除：符合法定或约定解除情形的，行使解除权的一方需书面通知对方，通知中注明解除依据及事实依据，自通知到达对方合同解除。

（八）归档管理

归档范围：合同文本（含附件、变更/解除协议）、审批文件（立项表、会签单、审批单）、谈判纪要、主体审查材料、履行凭证（验收单、发票复印件等）、往来函件等所有与合同相关的纸质及电子资料