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行政公文写作标准化工具与规范

一、行政公文标准化写作的适用范围与典型场景

行政公文标准化写作是政机关、企事业单位、社会团体等组织在履行职能、处理公务时，通过统一格式、规范流程、明确要素，保证公文权威性、严肃性和有效性的重要手段。其核心目的是实现公文“内容规范、格式统一、流程高效、传达准确”，适用于以下典型场景：

（一）内部管理场景

决策部署传达：如发布单位年度工作计划、专项工作方案、规章制度等，需明确任务分工、执行要求和时间节点，保证各部门协同推进。

工作情况通报：如月度/季度工作总结、会议纪要、问题整改通知等，用于向上级汇报进展、向下级反馈情况，强化过程管控。

资源调配通知：如人员任免、岗位调整、物资分配、经费使用说明等，需保证信息传达无歧义，避免执行偏差。

（二）对外沟通场景

业务往来函件：如与合作单位的商洽函、询价函、复函等，需体现专业性和规范性，维护组织形象。

跨部门协调：如向相关单位征求意见、请求协助办理事项等，需明确事由、依据和期望回复时限，提升协作效率。

（三）向上汇报场景

请示与报告：如需上级审批的事项（如项目立项、经费申请）、年度/专项工作总结等，需严格区分“请示”（要求批复）与“报告”（仅汇报），避免行文混淆。

（四）应急处置场景

突发情况通报：如疫情防控、安全生产、自然灾害等应急通知，需快速传达指令、明确责任分工，保证响应及时。

二、行政公文标准化写作的完整流程与操作步骤

行政公文写作需遵循“准备—起草—审核—定稿”的标准化流程，每个环节需严格把控关键要素，保证公文质量。具体操作步骤

（一）准备阶段：明确目标与依据

确定发文事由与核心目标

明确“为什么发文”（如部署工作、请求指示、通报情况）、“解决什么问题”（如明确责任、统一标准、传达要求），避免内容发散。

示例：若为“开展年度安全检查”，需明确检查范围、重点内容、时间安排及整改要求等核心目标。

收集政策依据与背景资料

收集与发文事由相关的法律法规、上级文件、单位制度、历史数据等，保证公文内容有据可依、符合规范。

示例：制定《员工考勤管理办法》时，需参考《劳动法》及单位现有人事制度，避免条款冲突。

确定公文类型与行文关系

根据发文目的选择公文类型：如“部署工作”用“通知”、“请求指示”用“请示”、“汇报情况”用“报告”、“商洽工作”用“函”。

明确行文关系：上行文（如请示、报告）需主送机关，下行文（如通知、批复）需明确主送/抄送范围，平行文（如函）需避免使用命令性语言。

（二）起草阶段：构建框架与撰写内容

拟定公文标题

标题格式统一为“发文机关+事由+文种”，简洁明确，不超过50字。

示例：“公司关于开展2024年度安全生产检查的通知”（发文机关：公司；事由：开展2024年度安全生产检查；文种：通知）。

规范主送机关与抄送机关

主送机关：顶格书写，指公文的主要受理机关，上行文一般只写一个主送机关，下行文可涉及多个。

抄送机关：在文末注明，需抄送但不需主送的单位，如相关协作部门。

撰写（核心环节）

开头：简明扼要说明发文依据、目的或背景，常用“根据……”“为……现就……通知如下”等句式。

示例：“为贯彻落实《市安全生产条例》，切实消除安全隐患，现就开展2024年度安全生产检查有关事项通知”

主体：内容分条列项，逻辑清晰，每条只说一件事，用“一、”“（一）”“1.”“（1）”等序号标注层次。语言需庄重、准确，避免口语化、歧义表述。

示例：“一、检查范围：公司各部门、分支机构及全体员工；二、检查重点：（一）消防设施是否完好有效；（二）用电安全是否符合规范……”

结尾：根据公文类型明确执行要求，如通知常用“请各单位认真贯彻执行”，请示常用“妥否，请批示”，报告常用“特此报告”。

规范附件标注

如有附件，在下方注明“附件：1.X清单；2.X表”，附件标题需与一致，避免遗漏。

（三）审核阶段：校对内容与合规性

自查自纠

起草人需先检查：标题是否准确、主送机关是否明确、逻辑是否清晰、格式是否规范（如字体、字号、行距）、有无错别字或标点错误。

部门会签

涉及多部门职责的公文，需送相关部门会签，保证内容无争议、职责无交叉。例如：“员工考勤管理办法”需经人力资源部、法务部、财务部会签。

领导审签

根据公文重要性及单位权限，逐级报送部门负责人、分管领导、主要领导审签，保证内容符合单位战略和政策要求。

（四）定稿阶段：格式校对与印发归档

格式最终校对

严格按照《政机关公文格式》（GB/T9704-2012）调整字体（标题用二号小标宋简体，用三号仿宋）、页码（页码位于页脚居中）、行距（一般28磅-30磅）等细节，保证版式规范。

编发文号与印发

单位统一编号（如“公司办〔2024〕5号”），通过正式渠道印发（如红头文件、内部办公系统），并留存纸质版与电子版。

归档留存

公文印