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采购物资申请与审批清单管理高效操作指南

一、适用场景与业务价值

本指南适用于各类企业、事业单位及团队的采购物资管理场景，涵盖日常办公物资采购（如文具、耗材）、项目专项物资采购（如设备、材料）、零星紧急物资采购（如故障维修配件）等类型。通过标准化申请与审批流程，可明确各环节职责、缩短审批周期、避免重复采购、控制成本支出，同时保证采购过程合规透明，为后续物资管理、财务审计提供规范依据。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与申请表填写

明确需求：申请人根据部门工作计划或实际使用需求，确定所需物资的名称、规格型号、数量、用途及预估单价，保证需求描述具体、无歧义（如“A4打印纸”需注明“70g白色，500张/包”）。

填写申请表：参照“通用采购申请表模板”（详见第三部分）逐项填写信息，重点注明“预算科目”（如“办公经费-2024年Q3”）、“采购类型”（日常/项目/紧急），并相关附件（如技术参数要求、项目立项批复、紧急采购说明等）。

内部初审：申请人将填写完整的申请表提交至部门负责人*，确认需求与部门工作计划的匹配性及预算合理性。

（二）部门审批与跨部门会签

部门负责人审核：部门负责人*重点审核“需求必要性”“预算是否在部门年度预算内”“数量是否合理”，审核通过后签字确认；若需求不满足要求，需注明修改意见并退回申请人调整。

跨部门会签（如需）：

涉及固定资产（如电脑、打印机）的采购，需由资产管理部门*审核是否符合资产配置标准，避免重复购置；

涉及技术参数（如专业设备、实验器材）的采购，需由技术部门*审核规格型号的适用性；

涉及大额预算（如超过部门月度预算限额）的采购，需由财务部门*审核资金来源及预算合规性。

（三）分级审批与结果确认

根据采购金额或物资类型，实行分级审批制度（具体标准以企业制度为准，示例）：

低值采购（金额≤5000元）：由部门负责人及分管副总审批即可；

中值采购（5000元＜金额≤20000元）：需经部门负责人、分管副总及总经理*审批；

高值采购（金额＞20000元）：需提交总经理办公会集体审议，通过后由总经理*签字确认。

审批完成后，审批结果由行政部门*统一通知申请人：通过则进入采购执行环节；未通过则注明原因并退回。

（四）采购执行与进度跟踪

采购任务分配：审批通过后，申请人将申请表提交至采购部门*，采购部门根据物资类型选择采购方式（如电商平台比价、供应商询价、定点采购等），保证性价比最优。

进度反馈：采购部门*需在1个工作日内与申请人确认采购细节（如交货期、收货地址），并在采购过程中定期向申请人反馈进度（如“已下单，预计3个工作日到货”）。

（五）物资验收与入库

到货验收：物资送达后，申请人需与仓管员*共同到场验收，核对物资名称、规格型号、数量是否与申请表一致，检查外观是否完好、功能是否正常（如电子设备需通电测试），并填写“物资验收单”，双方签字确认。

异常处理：若发觉物资不符或质量问题，需在验收单上注明详情，采购部门*需在2个工作日内联系供应商退换货，同步更新采购进度。

入库登记：验收合格后，仓管员在系统中办理入库手续，物资编号，并将入库信息反馈至申请人及财务部门。

（六）资料归档与闭环管理

资料整理：申请人负责收集“采购申请表”“审批记录”“物资验收单”“采购合同（如需）”等资料，保证信息完整、签字齐全。

归档保存：每月5日前，申请人将上月采购资料提交至行政部门*，行政部门按“年度-部门-月份”分类归档（纸质版+电子版），保存期限不少于3年，以备后续查阅或审计。

三、通用采购申请表模板及填写说明

（一）采购申请表模板

申请单号

申请部门

申请人

申请日期

使用部门

联系方式

项目名称（如涉及）

预算科目

采购类型□日常采购□项目采购□紧急采购

紧急原因（选填）

物资明细

序号

物资名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

1

2

预算总额（元）

大写

审批流程

部门负责人审核意见：

分管副总审批意见：

签字：__________日期：______

签字：__________日期：______

总经理审批意见（如需）：

资产/技术/财务部门会签意见（如需）：

签字：__________日期：______

签字：__________日期：______

采购执行记录

采购部门：__________采购方式：__________供应商名称：__________

实际采购金额（元）：__________采购日期：______到货日期：______

验收结果

验收人签字：__________日期：______仓管员签字：__________日期：______

（二）填写说明

申请单号：由行政部门*按“年份-部门-流水号”规则自动（如“2024-采办-001”），申请人无需填写。

规格型号：