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招投标档案管理制度

一、总则

本制度是为规范企业招投标活动中的档案管理工作，维护企业正常经营秩序，遵守国家法律法规，加强企业档案管理工作，确保企业招投标活动的公正、透明等原则而制定的。本制度适用于各项招投标文件的管理。

二、职责

1.招标人

制定招投标文件，明确档案管理的要求和制度。

指派专人负责招投标档案管理，并负责对招投标文件的保存、归档等管理工作。

负责建立档案管理制度和工作流程，并加强对档案管理制度执行情况的监督和检查。

对企业招投标文件中保密的信息，严格按照国家规定进行保护。

2.招标代理机构

负责招标文件的整理、复制、印制和发放工作，对招标文件的级别和内容进行认真的审核。

负责收集并更新招标文件的变更及问题解答，确保招标人对招标文件的知情权。

对投标人提交的资格、投标文件进行管理，并在招标结果公告后，将投标文件进行归档。

严格遵守标书保密制度，保护企业招标文件中的机密信息和商业秘密不被泄露、乱用。

3.投标人

对投标文件自行保存备份，并在投标文件提交前进行内部核对和校审，确保投标文件中的所有信息的真实性和完整性。

严格履行标书保密义务，不得将其透露给任何其他人以及进行复制、转让和披露等行为。

在招标代理机构指定的时间和地点按规定提交投标文件，并对文件进行签字、盖章等操作。

在招标结束后，将未中标的投标文件自行保存备份，并按照招标代理机构的要求予以报销或收回。

三、管理

1.招投标文件档案管理

按照国家规定和企业要求建立招投标文件档案管理制度，包括文件保存期限、档案分类、归档标准等工作。

招标人应负责建立档案号码和目录，由招投标档案管理员对招标文件进行编号、归档和管理。

每个投标项目应有一个相应的档案袋，标明项目名称、投标文件编号、归档日期等信息，按时间、类别、项目分别归档。

招投标档案管理员要定期对招投标文件档案进行整理和排列，确保档案管理的规范和系统性。

2.电子档案管理

建立电子档案管理制度，按照国家规定对招投标电子文件进行备份和保存，保留期限与纸质档案保留期限一致。

招投标档案管理员负责建立电子档案库，对每个招投标档案进行电子化处理和备份，确保文件完整性和保密性。

进行电子档案管理时，应采取适当的措施，防范非法入侵和盗窃，保证电子档案的安全性和可靠性。

四、监督

对招标文件及招投标过程中发现的违纪行为和泄密事件，应及时报告上级，依法处理，并按规定安排相关档案。

配合监督部门进行对招投标档案管理工作的检查和评估，做好相关记录和汇报工作。

对招投标档案管理工作进行定期评估和检查，及时纠正工作中的不足和问题，不断完善和改进招投标档案管理工作。

五、附则

本制度的解释权和修订权归企业管理部门所有。

本制度自发布之日起正式施行。

本制度于20XX年XX月XX日制定并经XX部门审议通过。