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机关单位档案管理规范及流程

档案作为机关单位各项工作的历史记录，是决策参考、工作查考、历史研究的重要依据，其管理水平直接反映了单位的规范化运作程度和工作效能。为确保档案的真实、完整、安全和有效利用，机关单位必须建立健全科学的档案管理规范与流程。

一、档案管理的总要求

机关单位档案管理工作应以国家相关法律法规为指导，坚持统一领导、分级负责的原则，将档案工作纳入单位整体发展规划和年度工作计划，明确档案管理部门或专职（兼职）档案管理人员的职责。档案管理人员应具备良好的政治素质和专业素养，熟悉档案业务知识，恪尽职守，严守纪律。

档案管理工作的基本原则是：维护档案的真实性、完整性和安全性，便于保管和利用。所有机关单位在公务活动中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属于归档范围，必须按照规定进行收集、整理、归档和管理。

二、文件材料的收集与归档

文件材料的收集与归档是档案管理的起点和基础，直接关系到档案的质量。

（一）归档范围的界定

各机关单位应根据自身职能和工作实际，明确本单位文件材料的归档范围。通常包括：本单位制定的各类政策性、规范性文件；上级机关下发的与本单位工作密切相关的重要文件；本单位在各项业务工作中形成的报告、请示、批复、计划、总结、会议纪要、统计报表、合同协议、调研材料等；以及其他具有保存价值的各种载体材料。

（二）归档要求

1.及时归档：各项工作完成后，承办人员应及时将办理完毕的文件材料收集整理，按照规定期限向本单位档案管理部门或档案管理人员移交归档。一般情况下，年度性文件材料应在次年上半年内完成归档，专项工作文件材料应在工作结束后三个月内完成归档。

2.齐全完整：归档的文件材料应齐全成套，每份文件的正件、附件、定稿、修改稿、重要的草稿及相关材料应一并归档，确保文件材料的有机联系和内容的完整性。

3.真实准确：归档的文件材料必须是办理完毕的正式材料，内容真实可靠，手续完备，符合形成规律。

4.规范整理：归档的文件材料应符合档案整理的基本要求，纸张规格统一，书写材料耐久，字迹清晰，图文清楚。对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制。

三、档案的整理

档案整理是将收集到的零散文件材料，按照一定的原则和方法进行系统化、条理化处理，使之便于保管和利用的过程。

（一）分类

档案分类应遵循文件材料的形成规律和内在联系，结合本单位的实际情况选择合适的分类方法。常用的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法，或几种方法结合使用。分类方案一旦确定，应保持相对稳定，以保证分类的一致性和连续性。

（二）编号与排列

在分类的基础上，应对档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，便于识别和检索。档案的排列应按照一定的顺序进行，通常在同一类别内，可按时间顺序或逻辑顺序排列。

（三）编目与装订

档案整理过程中，应逐件或逐卷编制档案目录，包括件号（或卷号）、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等基本要素。目录应清晰准确，便于查阅。对于需要装订的档案，应采用规范的装订方式，做到整齐牢固，便于翻阅。

四、档案的保管与保护

档案的保管与保护是为了延长档案的寿命，确保档案的安全。

（一）库房管理

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》的要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。库房内要保持适宜的温度和湿度，定期进行环境监测和调控。档案库房应专人负责，非档案管理人员未经许可不得入内。

（二）档案装具

应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具存放档案，不同载体的档案应分别存放。档案盒、档案夹等应统一规范，便于管理和识别。

（三）日常保护

定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色、霉变的档案要及时进行修复、复制或托裱。对于声像档案、电子档案等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保护措施，如定期备份、使用专用存储设备等。

（四）安全保密

严格遵守国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。涉密档案应单独存放，严格按照保密级别进行管理，确保不失泄密。

五、档案的利用与服务

档案的利用是档案工作的最终目的，也是体现档案价值的重要环节。

（一）利用制度

机关单位应建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、条件、手续和审批权限。借阅档案必须履行登记手续，注明借阅目的、借阅期限，并由相关负责人签字批准。

（二）利用方式

档案利用可采取查阅、复制、摘录、借阅等方式。档案管理部门应为利用者提供必要的便利条件，如设置查阅室、提供检索工具等。查阅档案时，一般应在指定的查阅室进行。

（三）利用纪律

利用者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、公布档案信息。涉密档案的利用，必须严格遵守保密规定。借阅的档案应按期归还，如需续借，应办理续借手续。

（四）服务