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企业资源采购询价和评估系统工具使用指南

一、适用场景与业务触发点

本工具适用于企业各类资源采购前的询价与供应商评估环节，旨在通过标准化流程保证采购性价比、合规性与供应商质量。具体触发场景包括：

新项目启动采购：如新产品研发所需的原材料、设备采购，需通过询价对比供应商方案；

常规物资补充采购：如办公耗材、生产辅料等周期性采购，需评估现有供应商报价或引入新供应商；

现有供应商合作期满评估：当与供应商的年度/季度合作协议到期前，需结合历史报价与服务表现进行综合评估，决定续约或重新招标；

紧急采购需求：如设备故障导致的应急备件采购，需快速筛选合格供应商并完成报价评估，保证不影响生产运营。

二、系统工具操作流程与步骤详解

步骤1：采购需求确认与标准化

操作目标：明确采购需求细节，避免后续询价与评估出现偏差。

操作内容：

由需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求明细表》，详细列明物资名称、规格型号、技术参数、质量标准、数量、期望交付时间、预算上限等关键信息；

采购部门对需求表进行审核，重点核查技术参数的明确性、预算的合理性及交付时间的可行性，必要时与技术部门协同确认；

审核通过后，将标准化需求文档作为询价依据，同步录入系统“询价项目编号”（格式：CG-年份-序号，如CG-2024-001）。

步骤2：供应商筛选与询价邀请

操作目标：筛选符合资质的供应商，保证询价对象具备履约能力。

操作内容：

采购部门通过企业供应商库、行业平台或公开招标信息，筛选满足以下基本条件的供应商：①具备相关经营范围与生产资质；②过往合作无重大质量或交付问题（如有历史合作记录）；③财务状况正常（可通过信用报告初步核查）；

向筛选出的供应商发出《询价邀请函》（模板见下文），明确询价截止时间、报价要求（需含单价、总价、增值税税率、交付周期、质保条款等）及需求文档附件；

对于金额较大或关键物资采购，可组织供应商现场踏勘或技术交流，保证报价方案与需求匹配。

步骤3：报价收集与初步审核

操作目标：规范收集供应商报价，剔除无效或明显偏离需求的方案。

操作内容：

供应商在截止时间前通过系统或指定邮箱提交报价单，采购部门核对报价单完整性（是否含盖章、签字、明细清单等），逾期或未按要求提交的报价视为无效；

对有效报价进行初步筛选，剔除明显低于成本价（可能影响质量）或远高于预算的报价，保留3-5家供应商进入评估环节；

将初步审核通过的报价录入《报价汇总评估表》，统一格式以便后续对比分析。

步骤4：多维度供应商评估

操作目标：通过量化指标综合评估供应商，选出最优合作方。

操作内容：

成立评估小组（由采购、技术、财务、需求部门代表组成，组长由*采购经理担任），依据《供应商综合评估表》逐项打分；

评估维度与权重参考：

价格竞争力（30%）：对比各供应商报价与预算偏差率，取最低价基准分，其他按比例折算；

技术参数匹配度（25%）：核对报价物资是否满足需求表中的技术标准，关键参数不符者直接扣分；

交付与履约能力（20%）：参考历史交付准时率、应急响应能力，新供应商需提供产能证明；

服务与质保（15%）：质保期长度、售后响应时间、培训服务等条款；

企业资质与信誉（10%）：营业执照、行业认证、过往合作评价等；

汇总各供应商得分，形成《评估报告》，明确推荐供应商及备选方案。

步骤5：结果确认与采购执行

操作目标：完成审批并启动采购流程，保证后续履约有据可依。

操作内容：

评估小组将《评估报告》提交至*部门总监审批，审批通过后向中标供应商发出《成交通知书》；

与供应商签订采购合同，明确价格、交付、质量、违约责任等条款，同步将合同扫描件录入系统存档；

采购部门向需求部门同步采购进度，供应商交付后由需求部门验收，验收合格后进入付款流程。

三、核心工具表单模板与填写说明

模板1：采购需求明细表

序号

物资名称

规格型号

技术参数（关键指标）

数量

单位

期望交付时间

预算金额（元）

需求部门

审核人

1

工业轴承

6205-2RS/C3

内径25mm，深沟球型，防尘盖

100

个

2024-08-15

5,000

生产部

*主管

2

办公打印机

HPLaserJetPro

打印速度≥30页/分钟，支持网络打印

2

台

2024-08-20

8,000

行政部

*经理

填写说明：技术参数需具体可量化（如“内径25mm”而非“小型轴承”）；预算金额需含税，明确是否包含运费、安装费等。

模板2：供应商综合评估表

供应商名称

评估维度

权重

得分（0-100）

加权得分

备注（如技术参数不符项）

A科技有限公司

价格竞争力

30%

90

27

报价含运费，符合预算

技术参数匹配度

25%

85

21.25

部分参数需书面确认

交付与履约能力

20%

95

19

历史交付准时率100%

服务与质保

15