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合同管理标准化模板与规范

一、业务适用范围

本规范适用于各类企业（含制造业、服务业、商贸企业等）在业务运营中涉及的各类合同管理场景，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作开发合同、租赁合同等。通过标准化模板与流程管理，可统一合同格式、明确权责划分、降低法律风险，同时提升合同起草、审核、履行及归档的全流程效率，保障企业业务合规有序开展。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同起草与准备

需求明确：业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》，明确合同标的、数量、质量标准、履行期限、预算金额等核心要素，部门负责人*审批通过后启动起草。

信息收集：收集合作方主体信息（营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等），确认合作方经营范围、资质许可（如特殊行业需提供相关许可证）及履约能力（历史合作记录、信用报告等）。

模板选择：根据合同类型（如采购、服务），从企业标准合同模板库中选择对应模板，不得擅自使用非标模板（特殊情况需经法务负责人*书面审批）。

内容填写：按模板要求填写合同条款，重点标注双方权利义务、价款及支付方式、违约责任、争议解决方式等核心内容，保证信息准确无误（如合同编号、签订日期、金额大小写一致）。

（二）合同审核与修订

初审：起草部门负责人*审核合同内容与业务需求的一致性，重点核对标的、数量、金额等关键信息是否与需求申请表匹配，签署审核意见后提交法务部门。

法务审核：法务专员*重点审查以下内容：

合同主体是否合法有效，是否超越经营范围；

条款是否符合法律法规（如《民法典》《合同法》），是否存在无效或可撤销情形；

权利义务是否对等，违约责任是否明确、可执行；

争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖约定是否合规。

法务审核需在2个工作日内完成，出具《合同审核意见书》，明确修改意见及风险提示。

财务审核：财务部门*审核合同金额与预算的一致性，支付方式、节点、税费承担等财务条款是否符合公司财务制度，重点防范资金风险。

修订与确认：起草部门根据法务、财务审核意见修订合同，重大条款变更需重新提交对应部门审核；修订完成后，形成《合同审批会签表》，由起草部门、法务部门、财务部门、分管领导*依次签署确认。

（三）合同签署与生效

签署准备：审批通过后的合同文本打印一式三份（或按合作方要求份数），由起草部门核对版本无误后，加盖合同骑缝章（多页合同）。

签署流程：

甲方签署：由法定代表人或其授权代表签字并加盖公司公章（或合同专用章），授权代表需提供《授权委托书》；

乙方签署：与合作方当面签署，确认签字人身份（核对证件号码件），乙方加盖公章（或合同专用章），保证公章清晰、完整。

生效确认：双方签署盖章后，合同即生效；生效日期以最后一方签署盖章日期为准。起草部门在1个工作日内将合同扫描件发送至法务部门、财务部门备案，并填写《合同台账登记表》。

（四）合同履行与跟踪

履行计划：业务部门根据合同约定制定《合同履行计划表》，明确各环节责任人、时间节点、交付标准（如采购合同的到货时间、质量验收标准）。

进度监控：业务专员定期跟踪合同履行情况，按节点收集履行证据（如送货签收单、验收报告、付款凭证等），填写《合同履行跟踪表》，记录实际进度与计划的差异。

异常处理：出现履行障碍（如对方逾期交货、质量不符）时，业务部门应在24小时内书面通知对方，发送《履约催告函》，并同步法务部门；涉及违约的，按合同约定启动索赔或争议解决程序，留存沟通过程证据（邮件、函件等）。

（五）合同归档与复盘

资料整理：合同履行完毕或终止后，业务部门整理合同正本、附件（审批文件、履行记录、结算凭证等），装订成册并标注“合同编号-名称-年度”（如“ZY2024-CG001-采购合同”）。

归档管理：

纸质合同：移交至档案管理部门，存入专用档案柜，按合同编号顺序排列，保管期限按《档案管理办法》执行（一般合同保管不少于10年，重要合同不少于20年）；

电子合同：至企业档案管理系统，加密存储，备份至异地服务器，保证数据安全。

效果复盘：每季度末，法务部门牵头组织业务、财务部门对当期合同履行情况进行分析，梳理常见问题（如条款漏洞、履约延迟等），更新标准模板库，优化管理流程。

三、合同管理常用模板表格

（一）合同基本信息表

合同编号

合同名称

甲方信息（名称、地址、联系人、电话）

乙方信息（名称、地址、联系人、电话）

合同类型

合同金额（大写/小写）

签订日期

履行期限

主要条款摘要（标的、质量标准、付款方式、违约责任）

备注

例：ZY2024-CG001

材料采购合同

科技有限公司，，

商贸有限公司，，1395678

采购合同

伍万元整（￥50,000.00）

2024-03-01

2024-03-31前交货

标的：材料；质量：符合国标GB/TX；付款：货到验收合格后30日内付清

含附件3份