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公司办公用品申领管理标准化工具

一、适用工作场景

本工具适用于公司各部门日常办公所需物品的申领管理，具体包括但不限于：新员工入职配置办公用品、部门常规耗材（如纸张、笔、文件夹等）补充、办公设备配件（如鼠标、键盘、U盘等）更换、临时性专项活动物资申领等场景。通过标准化流程，保证办公用品申领有序、高效，避免资源浪费和管理混乱。

二、标准化操作流程

第一步：申领需求发起

申请人根据部门实际办公需求，提前1-2个工作日梳理需申领的物品清单，明确物品名称、规格型号、单位、申领数量及用途。

登录公司OA系统（或使用纸质《办公用品申领单》），填写申领信息，保证内容真实、完整，避免漏填或错填。

提交申领申请至部门负责人审批。

第二步：部门负责人审核

部门负责人对照部门工作计划及现有库存情况，审核申领需求的必要性与合理性，重点关注：

是否为办公必需品，是否存在可替代的闲置物品；

申领数量是否符合实际工作需要，避免过量申领。

审核通过后，在OA系统（或纸质单据）中签署意见并提交至行政部；审核不通过的，需注明原因并退回申请人调整。

第三步：行政部复核与库存核对

行政部收到申领申请后，1个工作日内完成复核，重点检查：

申领物品是否符合公司办公用品管理范围（如非工作必需品、高价值物品等需额外说明）；

申领数量是否超过部门月度/季度申领限额（若有）。

登录办公用品管理系统，核对实际库存情况：

库存充足：直接进入发放流程；

库存不足：与申请人沟通确认是否可分批发放或调整申领数量，同步启动采购流程（若为常规耗材且库存低于安全库存量）。

第四步：物品发放与领用确认

行政部根据审批通过的申领单，准备好对应物品，通知申请人领取。

申请人到行政部指定地点（如前台、仓库）领取物品时，需出示有效证件号码明，核对物品名称、数量、规格无误后，在《办公用品发放登记表》上签字确认（或通过OA系统确认收货）。

行政部发放物品后，及时更新库存信息，保证系统数据与实际库存一致。

第五步：特殊情况处理

临时紧急需求（如重要会议突发物资短缺）：申请人可先通过电话/即时通讯工具向行政部说明情况，行政部协调优先发放，事后1个工作日内补全申领审批流程。

申领物品为定制类或高价值资产（如办公设备）：需额外提交《特殊物品申领说明》，经行政部负责人及分管领导审批后，方可进入采购/发放流程。

三、常用工具模板

表1：办公用品申领单（OA系统电子版/纸质版）

申领部门

申请人

申请日期

联系方式

申领物品清单

物品名称

规格型号

单位

部门审批意见

审批人签字

日期

行政部复核意见

复核人签字

日期

发放确认

领用人签字

发放人签字

发放日期

表2：办公用品发放登记表（行政部留存）

序号

领用部门

申领单号

物品名称

规格型号

单位

发放数量

领用人

发放人

发放日期

备注（如分批发放）

1

2

四、执行要点与提醒

提前规划，按需申领：各部门应结合工作进度提前预估办公用品需求，避免临时突击申领影响工作效率；申领时坚持“必需、适量”原则，杜绝浪费。

规范填写，信息准确：申领单中物品名称、规格型号等信息需与公司办公用品目录一致（如有疑问可咨询行政部），数量需为整数，用途说明需清晰。

流程闭环，责任到人：从申请到发放各环节需保证审批完整、记录清晰，申请人、审批人、发放人各司其职，避免责任不清。

定期盘点，动态管理：行政部每月末对办公用品库存进行盘点，核对系统数据与实际库存差异，分析消耗情况，优化采购计划；每季度向各部门反馈办公用品使用情况，提示节约使用。

禁止违规申领：严禁利用办公用品申领流程为私人申领物品，严禁虚报数量、冒领或多领，一经发觉将按公司相关规定处理。

反馈与改进：各部门在使用过程中如遇流程问题或优化建议，可及时向行政部反馈，行政部定期评估流程有效性并持续改进。