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档案管理与文书整理实务指南

在组织运营的整个生命周期中，档案作为信息的原始记录，承载着不可替代的凭证价值与参考价值。文书整理作为档案管理的前端基础性工作，其规范与否直接决定了后续档案管理的质量与效率。本指南旨在结合实践经验，系统阐述文书整理的核心流程与档案管理的关键环节，为相关从业人员提供一套兼具专业性与操作性的实务参考。

一、文书整理实务：奠定档案管理的基石

文书整理并非简单的资料堆砌，而是一个去芜存菁、系统化、条理化的过程。其核心目标在于确保文书材料的完整、准确、系统，并为后续的归档与利用创造条件。

（一）文书的界定与范围

首先需明确，纳入整理范畴的文书通常指在各项职能活动中形成的，具有法定效力和规范体式的文字材料，以及相应的声像、电子等材料。这包括但不限于各类通知、报告、请示、批复、合同、会议纪要、调研材料等。实践中，应根据组织性质与业务特点，界定清晰的文书收集范围，避免遗漏关键材料或纳入无关冗余信息。

（二）文书整理的基本原则

1.真实性原则：确保所整理的文书材料真实反映各项活动的本来面貌，杜绝虚假、伪造材料。

2.规范性原则：严格遵循国家及行业关于文书处理的相关标准与规范，确保文书格式、流转、签署等环节符合要求。

3.系统性原则：文书材料的收集、分类、排列等应遵循其形成规律和内在联系，保持有机整体。

4.时效性原则：文书处理应及时，整理工作亦应定期进行，避免材料积压导致混乱。

5.安全性原则：在整理过程中，需注意文书材料的保密与安全，防止失泄密或损坏。

（三）文书整理的核心流程与方法

1.收集与积累：这是整理工作的起点。应建立常态化的文书收集机制，确保各部门、各环节形成的文书能及时、完整地汇集。对于电子文书，需明确存储路径与命名规则，便于检索。

2.鉴别与筛选：对收集到的文书材料进行甄别，判断其是否具有保存价值。剔除重复、过时、无效及与业务无关的材料。此环节考验整理人员对业务的理解和价值判断能力。

3.分类：根据文书的内容特征、形成年度、组织机构或业务职能等标准进行分类。常用的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，实践中往往结合使用。例如，可先按年度划分，再在年度下按组织机构或问题细分。分类体系应保持相对稳定，以便于后续操作的一致性。

4.排列：在同一类别内，按照文书形成的时间顺序或逻辑关系进行排列。通常，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

5.编号与编目：

*编号：对经过分类排列的文书，可根据需要进行编号，以固定其顺序，便于管理。编号方法应简洁明了。

*编目：为每份或每卷文书编制目录，记录其标题、编号、形成日期、责任者、页数等核心信息。目录是检索文书的重要工具，应力求准确、详尽。

6.修整与装订：对有破损、褶皱、参差不齐的文书材料进行必要的修补、托裱、折叠等处理。装订应牢固、整齐，便于翻阅。装订方式（如线装、胶装）可根据文书厚度与重要性选择，确保长期保存。

7.填写卷内文件目录与备考表：对于组成案卷的文书，需规范填写卷内文件目录，清晰反映卷内文件情况。备考表则用于记录案卷的形成、修改、补充、移出、销毁等情况，以及对案卷状况的说明。

二、档案管理实务：实现档案价值的全周期管理

档案管理是在文书整理基础上，对已归档的档案进行科学保管、系统开发和有效利用的过程，贯穿于档案的整个生命周期。

（一）档案的归档

归档是文书整理工作的自然延伸和归宿。应明确归档范围、归档时间和归档要求。通常，文书处理完毕后，应在规定时间内（如次年上半年）完成向档案管理部门的移交归档。归档时需办理严格的交接手续，双方核对无误后签字确认。

（二）档案的保管

档案保管的首要任务是维护档案的实体安全与信息安全，延长档案寿命。

1.库房管理：档案库房应具备适宜的温湿度条件，避免阳光直射、潮湿、高温、粉尘、鼠虫等危害。配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防高温设备。

2.装具选择：应使用符合标准的档案柜、档案盒（袋）等装具，材质应有利于档案的长期保存，如无酸纸档案盒。

3.排架管理：档案入库后，应按照一定的顺序（如年度、组织机构、档案号）进行排架，并编制存放地点索引，方便取放。

4.定期检查：建立档案定期检查制度，及时发现并处理档案霉变、虫蛀、破损等问题。

（三）档案的鉴定

档案鉴定主要涉及两个方面：一是归档前对文书材料保存价值的鉴定（已在文书整理阶段涉及）；二是对已归档档案的保管期限进行鉴定，以及到期档案的销毁鉴定。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门共同进行，严格按照鉴定标准和程序，提出销毁意见，报有权限的负责人审批后，方可执行销毁，并做好销毁记录。

（四）档案的利用

档案管理的最终目的是为了利用。应建立健全档案利用制度，明确利用范围、