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财务报销申请单审批规范模板

一、适用范围与场景概述

本模板适用于公司内部所有因公支出费用的报销审批管理，涵盖以下核心场景：

日常费用报销：包括办公用品采购、业务招待、通讯费、交通费（市内交通、燃油费、停车费等）、快递费等常规支出。

差旅费报销：员工因公出差产生的交通费（飞机、高铁、汽车等）、住宿费、伙食补贴、市内交通补助等。

专项费用报销：如会议费、培训费、固定资产采购（单笔金额未达到固定资产标准的低值易耗品）、市场推广费等专项支出。

其他合规支出：经公司批准的其他因公费用，需提前与财务部门确认报销范围及凭证要求。

二、报销申请全流程操作指南

（一）第一步：填写报销申请单（申请人操作）

操作要点：保证信息真实、完整，费用明细清晰，附件齐全。

基础信息填写

申请人姓名、所属部门、员工工号、联系电话（内部办公号）；

报销日期（填写实际提交申请单的日期）、费用归属期间（费用实际发生的起止日期，如“2024年X月X日-2024年X月X日”）；

报销事由（简要说明费用用途，如“项目客户招待费”“地区差旅交通费”，避免笼统填写“办公费”）。

费用明细录入

按费用类型分项填写，每笔费用需注明“费用名称”“金额”“发生日期”“具体说明”（如“招待费”需注明招待对象、人数、事由；“交通费”需注明出行事由、路线）；

涉多笔同类费用时，可汇总填写金额，但需附明细清单（如“市内交通费：10笔，合计X元，明细见附件”）；

金额大小写需一致，大写金额前加“人民币”字样，数字间无间隙（如“人民币壹仟贰佰元整”，不得写为“人民币1200元整”）。

附件整理

发票要求：增值税发票（或合规收据）需为“合规发票”，抬头为公司全称（与营业执照一致），税号、纳税人识别号完整，发票专用章清晰，与实际业务内容一致（如“办公用品”发票不得开为“服务费”）；

其他附件：差旅报销需附出差审批单、机票/车票行程单、酒店入住登记单；招待费需附招待事由说明（含参与人、职务）；会议费需附会议通知、会议议程、参会人员签到表等；

附件需按“发票→审批单→其他证明材料”顺序整理，左上角装订，与报销单一并提交。

（二）第二步：部门初审（部门负责人操作）

操作要点：确认费用真实性、合理性及部门预算符合性。

审核内容

费用是否属于部门预算范围内，超预算费用需提前提交《预算外费用申请表》并经分管领导审批；

报销事由与实际业务是否一致，费用金额是否合理（如招待费是否符合公司招待标准，差旅住宿是否符合职级对应标准）；

附件是否齐全、发票是否合规，基础信息（申请人、部门、日期）是否完整。

处理结果

审核通过：在“部门负责人审批”栏签字，并注明“同意报销”；

审核不通过：注明退回原因（如“发票抬头错误”“附件缺失”“超预算未审批”），退回申请人修改后重新提交。

（三）第三步：财务复核（财务部门操作）

操作要点：聚焦合规性、准确性及会计核算要求。

审核内容

发票合规性：发票真伪（通过“国家税务总局全国增值税发票查验平台”查验）、抬头税号是否正确、发票内容是否与报销事由匹配、是否有涂改、是否在有效报销期内（一般为费用发生后30天内，特殊事项需提前说明）；

金额准确性：报销单总金额与附件金额合计是否一致，大小写是否匹配，计算是否无误（如报销单中“小计”“合计”栏是否正确）；

制度符合性：费用是否符合《公司财务管理制度》报销标准（如高管差旅住宿标准、市内交通报销上限等），是否有重复报销情况；

审批流程完整性：部门负责人是否已签字，附件是否齐全（如差旅报销是否附出差审批单）。

处理结果

复核通过：在“财务审核”栏签字，并注明“审核通过”，转交下一审批人；

复核不通过：注明具体问题（如“发票代码错误”“金额计算有误”“未附出差审批单”），退回申请人补充或更正。

（四）第四步：领导审批（按权限分级审批）

操作要点：根据费用金额及类型，由对应权限领导审批，保证分级管控。

审批权限划分（示例，可根据公司实际调整）

部门负责人：审批本部门5000元（含）以下的日常费用；

分管领导：审批本部门5000-20000元（含）的费用，或跨部门协作费用；

总经理：审批20000元以上费用，或专项费用（如固定资产采购、大额市场推广费）；

财务总监：审批涉及成本核算、预算调整的重大费用（需与总经理共同审批）。

审批要求

审批人需重点关注费用的必要性、合理性及是否符合公司战略目标；

审批时在“领导审批”栏签字，并注明“同意”或“不同意”，不同意需简要说明理由；

严禁越级审批，若审批人外出，可指定授权代理人审批（需提前向财务部门报备）。

（五）第五步：报销付款（财务部门操作）

操作要点：审批完成后及时安排付款，保证资金到账准确。

付款流程

财务部门将审批完成的报销单交至出纳，出纳核对审批签字是否完整、金额是否准确；

通过银行转账方式支付至申请人