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企业人力资源管理SOP：员工入职管理标准化流程

一、适用情境与目标

本流程适用于企业新员工入职全环节管理，涵盖从录用通知发放至试用期结束的标准化操作。通过明确各部门职责与操作步骤，保证入职流程高效、规范，帮助新员工快速融入团队，降低沟通成本，同时保障企业用工合规性。

二、操作流程与职责分工

步骤1：入职准备（录用通知至入职前3日）

责任人：HR专员、用人部门负责人

操作说明：

录用确认：HR专员根据面试结果，向拟录用员工发送《录用通知书》（邮件/书面），明确入职时间、岗位、薪资、需携带材料（证件号码、学历证明、离职证明、银行卡等）及报到地点。

背景调查（可选）：对关键岗位候选人开展背景核实（工作经历、离职原因等），结果反馈用人部门确认。

入职材料准备：

HR专员准备《劳动合同》《员工手册》《保密协议》等文件，填写合同中的基本信息（姓名、岗位、薪资等），预留签字页。

用人部门确定新员工导师，提前沟通岗位职责、入职后首周工作计划及导师职责。

后勤安排：HR协调行政部门准备工位（电脑、工牌、办公用品）、开通系统权限（企业OA、邮箱等），并通知IT部门支持设备调试。

输出物：《录用通知书》《入职材料清单》《导师安排表》

步骤2：入职办理（入职当日）

责任人：HR专员、行政部门、IT支持、用人部门负责人

操作说明：

报到接待：HR专员在指定地点接待新员工，核对证件号码原件与复印件，引导填写《新员工入职信息登记表》（含个人基本信息、紧急联系人、银行卡号等）。

材料审核与归档：

收集并审核离职证明、学历证明等材料，保证原件与复印件一致；缺失材料需当日提醒员工补交，最迟不超过入职后3个工作日。

员工签署《劳动合同》《员工手册签收确认单》《保密协议》，HR留存原件并扫描归档电子版。

后勤与权限开通：

行政部门发放工牌、办公用品，引导员工熟悉办公区域（茶水间、卫生间、会议室等）；IT支持协助登录电脑、设置系统账号，保证权限开通无误。

部门对接：HR专员带领新员工至用人部门，介绍部门负责人、团队成员及导师，召开简短欢迎会（5-10分钟）。

入职引导：导师向新员工讲解岗位职责、工作流程、常用工具（如项目管理软件、内部沟通平台）及首周任务清单，明确每日汇报机制。

输出物：《新员工入职信息登记表》（签字版）、《劳动合同签收记录》《入职材料审核表》

步骤3：入职跟进（入职后1-30日）

责任人：HR专员、用人部门负责人、导师

操作说明：

首周反馈：入职第3日，HR专员与新员工进行1对1沟通，知晓入职适应情况（如办公环境、工作内容、团队氛围），记录问题并协调解决（如流程疑问、设备故障）。

月度跟进：入职后每月末，导师与用人部门负责人共同评估新员工工作进展（任务完成度、技能掌握情况），填写《新员工月度评估表》，反馈至HR。

培训安排：HR根据岗位需求，组织新员工参加企业培训（如企业文化、规章制度、安全培训等），培训后收集签到表与反馈问卷。

试用期目标确认：入职满1个月，用人部门与新员工共同制定《试用期工作目标》（KPI/OKR），明确考核标准与时间节点，双方签字确认后交HR备案。

输出物：《新员工入职跟进记录表》《新员工月度评估表》《试用期工作目标》

步骤4：试用期转正（试用期结束前15日）

责任人：HR专员、用人部门负责人、新员工

操作说明：

转正申请：试用期结束前15日，新员工填写《试用期转正申请表》，提交工作总结（含任务完成情况、成果、不足改进计划）至用人部门。

部门评估：用人部门负责人结合导师反馈及日常工作表现，对员工转正资格进行评估，填写《转正评估意见表》，明确“同意转正”“延长试用期”或“不予转正”结论，并说明理由。

HR审核：HR专员审核转正材料（申请表、评估表、工作总结），检查试用期目标完成情况，确认合同签订、社保缴纳等合规性，报上级审批。

结果通知与手续办理：

同意转正：HR发送《转正通知》，更新员工系统信息（薪资、职级等），办理社保公积金基数调整；用人部门安排转正谈话，明确后续发展计划。

延长试用期/不予转正：HR与员工沟通结果，延长试用期需签订《试用期延长协议》（最长不超过法定上限），不予转正则办理离职手续。

输出物：《试用期转正申请表》《转正评估意见表》《转正通知》（或《解除劳动合同协议》）

三、配套工具表单

表1：新员工入职信息登记表

序号

项目

填写内容

附件要求

1

姓名

明

证件号码复印件

2

联系方式

5678

—

3

紧急联系人

（父亲）

证件号码复印件

4

银行卡号

6222

开户行复印件

5

现居住地址

市区路号

—

6

学历

本科

毕业证复印件

7previousemployer

科技有限公司

离职证明原件

表2：新员工月度评估表

评估维度

评分（1-5分）

具体事例说明

改进建议

岗位技能掌握

4

已熟练操作系统