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行政文书档案归类管理模板

适用范围与典型应用场景

标准化操作流程

一、前期准备：明确管理基础

组建管理小组

由行政部牵头，联合各业务部门指定1-2名档案联络员（如市场部主管、财务部专员），明确职责分工：行政部负责统筹制度制定与最终归档，联络员负责本部门档案收集与初步整理。

召开启动会议，传达档案管理要求，统一标准（如分类规则、编号方式）。

制定分类标准

按“年度-部门-文种”三级逻辑划分：

一级分类（年度）：以自然年为单位，如“2024年度”；

二级分类（部门）：按组织架构设置，如“行政部”“人力资源部”“财务部”；

三级分类（文种）：按文件性质细分，如“行政部”下设“通知类”“会议纪要类”“制度文件类”“合同协议类”等。

特殊档案（如审计报告、重大项目文件）可增设“专项档案”一级分类，独立管理。

准备工具与设备

纸质档案：统一规格档案盒（尺寸建议为31cm×22cm×5cm）、标签纸、防虫防潮剂、档案登记台账；

电子档案：建立专用档案管理文件夹（如“公司-行政档案-2024年”），设置访问权限（仅管理员及联络员可编辑），定期备份至企业服务器。

二、档案收集：保证来源全面

明确收集范围

纳入管理的档案需满足“三性”：真实性（内容与实际业务一致）、完整性（无缺页、关键信息缺失）、规范性（格式统一，如文件标题、日期、部门齐全）。

重点收集：年度工作计划与总结、部门请示报告、重要会议记录、对外签订合同（含附件）、内部管理制度、员工入职离职材料、资质证书复印件等。

收集流程

定期收集：每月25日-30日，各部门联络员整理本部门当月形成的文书档案，填写《档案交接清单》（含档案编号、题名、份数、形成日期），提交至行政部；

专项收集：遇重大项目结束、重要会议召开或审计需求时，由行政部提前3个工作日通知相关部门专项报送，保证档案及时归档。

三、分类整理：实现有序归集

分类与组卷

按前期制定的“年度-部门-文种”标准，将档案放入对应分类层级；

同一文种内按“时间顺序”排列，如“2024年行政部通知类”按发文日期先后排序；

组卷时遵循“一事一卷”原则：同一主题文件（如“2024年春节放假通知”及配套通知）装为一卷，厚度超过5cm的拆分为多卷。

编页与装订

纸质档案每页编写页码（正面右下角、背面左下角，用铅笔标注，避免损坏文件）；

左侧装订，使用不锈钢夹或装订机装订，避免使用金属钉（易氧化锈蚀）；重要文件（如合同）可加装档案封皮，注明卷名、卷内文件目录、归档部门及日期。

四、编号与编目：建立检索体系

档案编号规则

采用“年度代码（4位）-部门代码（2位）-文种代码（2位）-流水号（3位）”格式：

年度代码：如“2024”；

部门代码：行政部“01”、人力资源部“02”、财务部“03”；

文种代码：通知类“01”、会议纪要类“02”、制度文件类“03”；

流水号：同部门同文种按收集顺序从“001”开始编号。

示例：“20240101001”表示“2024年行政部通知类第1号档案”。

编制档案目录

纸质档案：每卷档案附《卷内文件目录》（模板见下文“核心模板表格”），包含序号、文件题名、文号、页码、形成日期、备注；

电子档案：在专用文件夹中建立《档案总目录.xlsx》，按编号、题名、部门、形成日期、密级、存放位置（如“档案室A-3-1”）等字段录入，支持关键词检索。

五、入库管理：保障存储规范

存放要求

纸质档案：存入档案柜，按编号顺序排列，柜体标注“年度-部门”（如“2024-行政部”）；避免阳光直射、潮湿环境，定期（每季度）检查温湿度（温度14-24℃，湿度45-60%）；

电子档案：分类存储于指定服务器文件夹，定期（每月）双备份（本地+云端），备份文件标注备份日期及责任人（如“2024-06-30备份-行政部*主管”）。

密级管理

档案密级分为“公开”“内部”“秘密”三级：

公开：如公司简介、活动通知，可随意查阅；

内部：如部门工作计划、会议纪要，仅限相关部门人员查阅；

秘密：如未公开合同、涉密人事信息，需经部门负责人签字审批后查阅，查阅时由行政部人员全程陪同。

六、定期维护：保证档案动态有效

日常检查：每月检查档案存放环境，查看是否有虫蛀、受潮、字迹褪色等问题，发觉问题及时处理；

更新与移交：每年12月开展年度档案清查，核对目录与实物一致性；保管期限届满的档案（如短期保存的3年通知类文件），由行政部提出销毁申请，经分管领导*审批后，双人监销并记录销毁清单；

培训与监督：每半年组织一次档案管理培训，重点讲解分类标准、借阅流程；定期（每季度）抽查各部门档案整理情况，纳入部门绩效考核。

核心模板表格示例

表1：档案交接清单

档案编号

档案题名

文号

份数

形成日期

移交部门

移交人

接收人

接收日期

备注

20240101001

2024年春节放假通知