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养老院老人入住入住制度

引言：随着人口老龄化趋势的加剧，养老院作为重要的社会服务机构，其管理制度的完善直接关系到入住老人的生活质量和服务效率。本制度旨在明确养老院老人入住管理的组织架构、职责分工、工作流程、权限决策、绩效评估、风险防控等核心环节，确保服务标准化、规范化。制度适用范围涵盖所有入住老人，核心原则是以人为本、安全第一、流程清晰、责任明确。通过科学管理，提升养老院的综合服务能力，为老人营造安全、舒适、和谐的居住环境。制度制定基于行业最佳实践，结合养老院实际情况，力求操作性强、执行到位。所有条款均需严格遵守，确保老人权益得到充分保障。

一、部门职责与目标

（一）职能定位：本制度责任部门作为养老院的核心管理部门，直接向院长汇报，负责老人入住全流程的统筹协调。部门与医疗部、后勤部、人力资源部等部门保持紧密协作，确保服务无缝衔接。具体职责包括入住申请审核、合同签订、服务计划制定、日常管理监督等。与其他部门协作时，需建立定期沟通机制，如每月联合召开协调会，解决跨部门问题。责任部门需定期向院长汇报工作进展，确保管理决策与公司战略保持一致。

（二）核心目标：短期目标包括优化入住流程，提升申请审核效率，计划在未来六个月内将平均审核时间缩短至三天。长期目标是为老人提供个性化服务，五年内入住满意度达到95%以上。目标设定与公司战略紧密关联，如通过提升服务质量增强市场竞争力，支持养老院业务扩张。责任部门需制定年度工作计划，将目标分解到具体项目，如推出“一站式入住服务”提升客户体验。目标达成情况将纳入绩效考核，确保持续改进。

二、组织架构与岗位设置

（一）内部结构：部门内部设置三级架构，第一级为总监，直接负责部门整体运营；第二级为经理，分管各专项小组；第三级为专员，具体执行工作。总监向院长汇报，经理向总监汇报，形成清晰的管理链条。关键岗位包括入住顾问、合同专员、服务协调员等，职责边界明确。例如，入住顾问负责初步接待和需求评估，合同专员负责合同审核，服务协调员负责后续服务对接。部门层级结构图需定期更新，确保汇报关系畅通。

（二）人员配置：部门初期编制X人，包括总监1人、经理2人、专员X人。人员编制需根据业务量动态调整，每年通过人力评估决定增减。招聘需严格筛选，重点考察服务意识、沟通能力和行业经验。晋升机制基于绩效考核，优秀专员可晋升为经理。轮岗机制规定每两年轮换一次岗位，帮助员工全面了解业务。新员工需接受至少X周的岗前培训，内容涵盖服务规范、应急处理等。人员配置需与公司发展阶段匹配，确保服务能力满足入住需求。

三、工作流程与操作规范

（一）核心流程：入住申请需经过三级审批，流程为部门负责人→财务部→CEO签字。具体操作包括：第一步，申请人提交材料，专员进行初步审核；第二步，部门负责人复核，重点检查健康状况和服务需求匹配度；第三步，财务部审核费用，确保合同条款清晰；第四步，CEO最终签字确认。流程中需设置节点控制，如申请材料不齐全时，需在X日内通知申请人补充。关键节点需记录日志，便于追溯。项目启动会需每月召开，明确当期重点工作。中期评审由总监主持，评估流程执行情况。结项验收需形成书面报告，存档备查。

（二）文档管理：所有文件需统一命名，格式为“项目类型-日期-编号”，如合同文件命名为“入住合同-202X年X月X日-001”。文件存储需分类归档，电子文档存入加密服务器，纸质文档存放于档案柜。权限规定为合同存档仅总监可调阅，其他文件按需授权。会议纪要需使用标准模板，包括会议时间、参与人员、决议事项等，需在会后X小时内发布。报告模板涵盖入住数据、服务反馈等，按月度提交。提交时限为每月5日前，逾期需说明原因。文档管理需定期检查，确保完整性和安全性。

四、权限与决策机制

（一）授权范围：部门负责人拥有日常审批权限，金额低于X万元的费用可直接审批。金额超过X万元的需上报财务部。紧急决策流程规定，危机处理时可由临时小组直接执行，事后需补办审批手续。授权范围需明确标注，避免越权操作。部门负责人需定期复核授权清单，确保与岗位职责匹配。授权变更需书面记录，并存档备查。

（二）会议制度：周会每周一召开，参与人员包括总监、经理及专员，重点讨论当期工作计划。季度战略会每季度末召开，CEO及各部门负责人参加，明确发展方向。会议决议需形成会议纪要，指定专员跟进落实。决议执行追踪规定为24小时内分配责任人，并通过系统记录进度。会议需指定记录员，确保内容完整准确。对于未执行决议，需在下次会议重点说明原因。会议制度需严格执行，确保决策有效落地。

五、绩效评估与激励机制

（一）考核标准：部门KPI包括入住审核准时率、合同差错率、客户满意度等。入住审核准时率目标为98%，合同差错率低于0.5%。客户满意度通过问卷调查评估，目标分数不低于4.5分。评估周期为月度自评、季度上级评估。月度自