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企业文件存档分类及编号规范表

一、适用范围与应用目标

本规范表适用于各类企业（涵盖初创期、成长期、成熟期企业）的文件存档管理，尤其适用于行政部、人力资源部、财务部、法务部、项目管理部等核心业务部门。其核心目标是通过统一文件分类逻辑与编号规则，实现文件系统化、标准化管理，提升文件检索效率，保证文件完整性、可追溯性，同时满足企业内部审计、合规检查及长期存档需求。

二、规范制定与执行步骤

1.前期调研：梳理文件类型与业务需求

调研对象：各部门文件管理员、业务骨干（如行政部主管、财务部经理等），覆盖各部门日常运营、项目管理、合同管理、人事管理等高频文件场景。

调研内容：

梳理各部门现有文件类型（如合同、报告、制度、会议纪要、员工档案等）；

分析文件使用频率、保管期限、密级（如公开、内部、秘密）；

明确文件检索痛点（如重复编号、跨部门查找困难等）。

输出成果：《企业文件类型清单》（含文件名称、产生部门、保管建议、密级初步划分）。

2.设计分类体系：明确文件分类维度

基于调研结果，采用“一级分类+二级分类”逻辑，保证分类无重叠、全覆盖：

一级分类：按部门或业务领域划分（如行政类、人力资源类、财务类、业务类、法务类、综合类等）；

二级分类：按文件性质或用途划分（如行政类下设“制度文件”“会议文件”“资产文件”；人力资源类下设“招聘文件”“员工档案”“培训文件”等）。

分类原则：优先按业务属性划分，保证同一部门文件归口一致，跨部门文件由主责部门主导分类。

3.制定编号规则：构建唯一标识体系

编号需满足“唯一性、可扩展性、易识别”原则，结构建议为：[一级分类代码]-[二级分类代码]-[年份]-[流水号]，具体规则

一级分类代码：采用2位大写字母（如行政类“XZ”、人力资源类“RL”、财务类“CW”等，需提前统一编码）；

二级分类代码：采用2位数字（如行政类下“制度文件”01、“会议文件”02等）；

年份：文件产生年份的后2位（如2024年记为“24”）；

流水号：3位阿拉伯数字（按文件产生顺序从001开始编号，每年重新计数）。

示例：XZ-01-24-001（2024年行政类制度文件第1号）、RL-03-24-015（2024年人力资源类员工档案第15号）。

4.编制分类编号表：形成标准化模板

将分类体系与编号规则整合为《企业文件分类编号规范表》（详见第三部分），明确各分类对应的代码、编号示例、保管期限及备注，保证各部门执行时有据可依。

5.培训宣贯：保证全员理解与执行

培训对象：各部门负责人、文件管理员、全体员工（重点培训文件编号规则、分类逻辑、存档要求）；

培训形式：线下专题培训（由行政部*经理主讲）+线上操作手册（含案例演示）；

考核方式：通过模拟文件分类编号测试，保证关键岗位人员掌握规范。

6.执行与监督：落地实施与动态优化

执行要求：新产生的文件需在归档前完成分类编号，旧文件在3个月内完成梳理与重新编号；

监督机制：行政部每月抽查各部门文件归档情况，每季度通报问题并督促整改；

优化流程：每年结合业务发展情况，评审分类编号规范的适用性，必要时调整分类维度或编号规则（如新增业务部门时补充一级分类代码）。

三、分类编号规范表模板

一级分类（代码）

二级分类（代码）

文件类型示例

编号规则示例

保管期限

备注（特殊说明）

行政类（XZ）

制度文件（01）

公司管理制度、办公流程规范

XZ-01-24-001

长期

含修订版本需标注版号（如V1.2）

行政类（XZ）

会议文件（02）

董事会会议纪要、行政例会纪要

XZ-02-24-005

10年

需附参会人员签到表及会议材料

人力资源类（RL）

员工档案（03）

入职登记表、劳动合同、异动记录

RL-03-24-015

员工离职后10年

按员工工号顺序关联编号

财务类（CW）

合同文件（04）

采购合同、服务协议、借款合同

CW-04-24-003

合同终止后5年

需同步扫描电子版存档

业务类（YW）

项目文件（05）

项目立项书、验收报告、客户资料

YW-05-24-008

项目结束后15年

按项目编号（如P2024001）关联管理

法务类（FW）

证照文件（06）

营业执照、资质证书、法律文书

FW-06-24-002

长期

证照更新后需归存最新版本

四、执行过程中的关键要点

1.保证编号唯一性

严格按“一文件一编号”原则执行，杜绝重复编号；跨部门协作文件由主责部门负责编号，协办部门不再单独编号。

2.动态维护分类体系

当企业新增业务部门、调整组织架构或新增文件类型时，需由行政部牵头更新《分类编号规范表》，并通过邮件、公告形式同步全公司。

3.权限与安全管理

不同密级文件需设置查阅权限（如秘密文件仅部门负责人及总经理可查阅），电子文件通过OA系统加密存储，纸质文件存入带锁