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采购申请审批流程表规范采购管理版

一、适用范围与场景

本流程规范适用于企业内部各类采购活动的申请与审批管理，涵盖生产物料、办公设备、服务外包、工程维修等采购类型。具体场景包括：日常运营所需物资补充、新项目启动采购、固定资产购置、应急采购（需额外标注紧急原因）等。通过标准化审批流程，保证采购需求合理、预算可控、流程合规，降低采购风险，提升采购效率。

二、流程操作详解

第一步：采购申请发起

责任人：需求部门申请人（如部门专员、项目负责人*）

操作说明：

申请人根据实际需求，填写《采购申请审批表》（详见第三部分模板），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途说明、期望交付日期等核心信息；

附件材料需准备齐全，包括但不限于：需求部门书面申请说明、市场询价至少3家的报价单（或框架协议价格）、技术参数要求（如为专业设备）、过往采购记录（如有）等；

在OA系统或采购管理系统中创建采购申请单，附件并提交至部门负责人审核。

第二步：部门负责人审核

责任人：需求部门负责人（如部门经理*）

审核要点：

核查采购需求的必要性：是否符合部门年度工作计划、是否为重复采购、是否有替代方案；

审批预算合理性：预估总价是否在部门年度预算额度内，超预算需注明原因并附预算调整申请；

确认需求规格的准确性：与技术部门（如涉及）沟通，保证技术参数无遗漏或错误；

审核通过后，流转至采购部；若不通过，需注明退回原因并反馈给申请人。

第三步：采购部合规性与可行性审核

责任人：采购部专员/经理（如采购经理*）

审核要点：

合规性审核：采购事项是否符合《采购管理制度》《供应商管理办法》等规定，是否属于公司集中采购目录范围；

市场调研：对比申请人提供的报价单，核查市场价格合理性，必要时补充询价或确认框架协议价格；

供应商匹配：根据采购类型（如物料、服务），筛选合格供应商库内的合作方，或启动新供应商准入流程；

交付周期评估：确认供应商能否满足期望交付日期，若无法满足，需与需求部门协商调整；

审核通过后，流转至财务部；若需调整采购方式（如变更供应商、调整数量），需与申请人沟通确认后修改。

第四步：财务部预算与资金审核

责任人：财务部专员/经理（如财务经理*）

审核要点：

预算匹配性：核对采购申请金额与年度预算、季度预算是否一致，超预算部分是否履行预算调整审批程序；

资金安排：确认当前资金状况是否支持该笔采购，涉及大额资金需评估对现金流的影响；

成本合理性：从财务角度分析采购单价是否偏离市场价格，是否存在优化空间；

审核通过后，根据采购金额分级流转至审批领导（详见第五步）；若涉及资金问题，需反馈至采购部或需求部门调整方案。

第五步：分级审批决策

责任人：分管领导/总经理（如分管副总、总经理）

审批权限划分（示例）：

金额≤5000元：分管副总审批；

5000元＜金额≤20000元：分管副总审核+总经理审批；

金额＞20000元：总经理办公会集体审批；

特殊采购（如战略物资、独家供应商采购）：需增加法务部合规性审核，并提交总经理最终审批。

审批要点：

综合评估采购事项的战略价值、成本效益、风险等级；

确认审批流程完整性（前序环节审核意见是否齐全）；

审批通过后，流转至采购部执行；审批不通过，需注明原因并退回至发起环节。

第六步：采购执行与反馈

责任人：采购部执行专员（如采购专员*）

操作说明：

根据审批通过的采购申请，制定采购订单（PO），明确供应商信息、交付条款、质量标准、付款方式等；

与供应商确认订单细节，签订采购合同（如金额超过规定标准）；

跟踪订单履约进度，及时向需求部门反馈交付时间，协调解决履约过程中的问题（如延迟、质量异议）；

物资/服务验收合格后，收集验收单、发票等凭证，提交财务部办理付款。

第七步：资料归档

责任人：采购部档案管理员（如档案专员*）

归档内容：采购申请审批表、报价单、采购合同、验收单、发票复印件、付款凭证等全套资料；

归档要求：按采购单号分类整理，电子档备份至服务器，纸质档装订成册保存，保存期限不少于5年。

三、采购申请审批表模板

采购申请审批表

申请单号

[系统自动]

申请部门

申请日期

申请人

*

联系方式

采购类别□物料□服务□工程□其他

资金来源

□预算内□预算外（需附预算调整单）

采购明细

序号

物品/服务名称

规格型号

1

2

用途说明

（需详细说明采购原因、使用场景、与项目/工作的关联性）

附件清单

□需求说明□询价单□技术参数□合同草案□其他：_________

审批流程

审核意见

签字/日期

需求部门负责人

采购部

财务部

分管领导（≤5000元）

总经理（＞5000元）

备注

四、执行要点与常见问题规避

材料完整性：发起申请时必须与采购事项相关的证明材料（如询价单、技术参数），避免因材料缺失导