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企业行政公文归档及管理手册

第一章总则

一、编制目的

为规范企业行政公文归档流程，保证公文资料的完整性、安全性和可追溯性，提高行政管理效率，依据国家《档案管理规定》及企业内部管理制度，特制定本手册。

二、适用范围

本手册适用于企业各部门在日常行政管理中形成、处理和保存的各类行政公文，包括但不限于通知、报告、请示、函件、会议纪要、制度文件等纸质及电子公文。

三、管理原则

公文归档遵循“及时整理、规范分类、安全保管、高效利用”的原则，明确责任分工，保证档案管理标准化、流程化。

第二章公文归档范围与分类逻辑

一、归档范围界定

收文类：上级单位、部门、外部机构发来的需要办理或保存的公文（如通知、批复、函件等）。

发文类：企业以正式名义发出的公文（如红头文件、请示、报告、制度等），含定稿、正本及电子版。

内部管理类：部门间工作往来函件、会议纪要、工作计划与总结、请示报告（不含涉密内容）。

专项工作类：项目文件（立项、审批、验收等）、审计报告、合同档案（非财务类合同）、活动方案及总结。

其他应归档文件：具有保存价值的领导讲话稿、调研材料、大事记等。

二、分类标准与方法

按年度分类：以公文形成年度为第一分类层级（如“2024年”）。

按部门分类：以公文形成或承办部门为第二分类层级（如“行政部”“人力资源部”）。

按文种分类：以公文文种为第三分类层级（如“通知”“报告”“会议纪要”）。

按保管期限分类：分为“永久”“长期（10年以上）”“短期（3-10年）”三类，具体依据《企业档案保管期限表》确定。

第三章从收文到存档的标准化操作步骤

一、收文处理阶段

签收登记

办公室文员收到外部公文后，核对公文数量、密封情况，确认无误后在《公文收文登记表》（详见第四章）中登记，内容包括：收文日期、来文单位、文号、标题、份数、签收人。

涉密公文需单独登记，注明密级，由专人签收。

拟办批办

文员将公文呈报办公室主任或分管领导，根据公文内容提出拟办意见（如“呈总经理阅示”“转人力资源部办理”）。

领导批示后，文员将公文及批示意见转交承办部门，并记录承办时限。

承办跟踪

承办部门收到公文后，指定专人负责办理，在规定时限内完成并反馈结果。

办理完毕后，承办部门将公文（含领导批示、办理结果）退回办公室文员，同时在《公文收文登记表》中标记“已办结”。

二、发文处理阶段

草稿审核

部门拟稿人按《公文格式规范》起草公文，经部门负责人审核内容准确性后，提交办公室审核格式（文号、标题、主送/抄送单位、落款等）。

签印发文

办公室审核通过后，按权限报请领导签发（一般性文件由办公室主任签发，重要文件由总经理签发）。

签发后，文员按编号规则编发文号，打印正式文件（含领导签字页），加盖企业公章。

分发归档

文员根据主送/抄送范围分发文件，留存1-2份原件（含定稿），同时在《公文发文登记表》（详见第四章）中记录发文日期、文号、标题、分发单位、份数。

电子版公文需同步至企业档案管理系统，标注与纸质文件对应的文号。

三、整理归档阶段

定期收集

每月最后一个工作日，办公室文员向各部门收集已办结的公文（含收文、发文、内部文件），核对《公文收文/发文登记表》，保证无遗漏。

分类整理

对收集的公文按“年度-部门-文种-保管期限”分类，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，破损文件需修补。

同一类文件按形成时间顺序排列，跨年度文件按归属年度归档（如2024年形成的2023年年度总结归入2023年）。

编目装订

每类文件编制《归档文件目录》（详见第四章），内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。

采用左侧装订法，每份文件单独装订（会议纪要等多页文件需编页码），厚度不超过2cm。

移交入库

整理完毕后，文员填写《档案移交清单》（详见第四章），与档案管理员共同核对文件数量、分类及目录，双方签字确认后移交档案室。

电子档案同步导入档案管理系统，录入元数据（如关键词、摘要），保证可检索。

四、借阅与利用阶段

借阅申请

员工因工作需要借阅档案时，需填写《公文借阅申请表》（详见第四章），注明借阅文件名称、文号、用途、借阅期限（原则上不超过3个工作日），经所在部门负责人及办公室主任签字审批。

借阅登记

档案管理员核对审批手续后，取出档案，在《档案借阅登记簿》中记录借阅人、借阅日期、文件信息、归还期限。

涉密档案需经分管总经理审批，借阅时由档案管理员全程陪同，借阅后立即归还。

归还与检查

借阅人需在规定期限内归还档案，档案管理员检查文件完整性（有无涂改、损毁、缺页），确认无误后注销借阅记录。

若需延长借阅期限，需提前1天重新申请，续期不超过2个工作日。

五、鉴定与销毁阶段

到期鉴定

档案保管期限届满前3个月，由档案管理员会同办公室、法务部门组成鉴定小组，对到期档案进行价值鉴定，区分“继续保存”和“销毁”两