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企业文件归档与存储管理指南

一、适用范围与应用场景

本指南适用于各类企业内部的文件归档与存储管理工作，覆盖行政、项目、财务、人力资源、研发等核心业务领域。典型应用场景包括：

日常行政文件管理：如会议纪要、通知公告、内部制度等需长期保存的行政类文件；

项目全周期文件管控：从项目立项、执行、验收至复盘的全流程文档，包括合同、方案、报告、验收单等；

合规审计资料归档：涉及法律法规要求保存的文件，如审计报告、合规检查记录、资质证书等；

人力资源档案存储：员工入职资料、劳动合同、培训记录、异动文件等需按员工生命周期管理的档案；

研发技术文档管理：研发过程中的技术方案、实验数据、专利申请材料、成果报告等核心知识产权文件。

二、文件归档与存储标准化操作流程

（一）前期准备：制定分类规则与编码体系

明确文件分类维度

按部门划分：行政部、财务部、人力资源部、项目部、研发部等；

按文件类型划分：制度类、合同类、报告类、记录类、图纸类、资料类等；

按密级划分：公开（内部全员可查阅）、内部（部门内或指定人员可查阅）、秘密（需审批后查阅）、绝密（仅高层管理人员可查阅）。

建立文件编码规则

编码需唯一且可追溯，格式建议为：部门缩写-文件类型-年份-流水号，示例：XZ-ZD-2024-001（行政部-制度-2024年-第1号）。

（二）文件与初步整理

文件规范

电子文件需使用统一模板（如Word、Excel、PDF等格式，避免使用兼容性差的格式）；

纸质文件需用A4纸打印，字迹清晰，无涂改（若需修改需加盖修改人印章）；

文件内容需完整，包含标题、编号、生效日期、编制部门、审批人等信息。

初步筛选与排序

剔除重复、无效或过期文件（如草稿、临时通知等）；

按时间顺序或逻辑关系对文件排序，保证归档文件的连贯性。

（三）归档审核与登记

归档审核

由文件编制部门负责人*对文件内容完整性、合规性进行审核；

涉密文件需由保密专员*进行密级复核，保证密级划分准确。

填写归档登记表

按本指南“文件归档登记表模板”填写信息，包括文件编号、名称、密级、存储位置、责任人等；

电子文件需同时登记存储路径（如服务器路径、云盘文件夹）及备份信息。

（四）存储管理

电子文件存储

存储路径：按“部门-年份-文件类型”分层级存储，示例：服务器/行政部/2024/制度类/；

存储介质：优先使用企业内部加密服务器或云存储平台，禁止存储在个人电脑或非加密U盘；

备份要求：重要文件需进行“本地+异地”双重备份，本地备份每日增量备份，异地备份每周全量备份。

纸质文件存储

档案盒：使用统一规格的无酸档案盒，标注“部门-文件类型-年份-流水号”（如“行政部-制度类-2024-001”）；

存放环境：档案室需配备防潮、防火、防虫、防盗设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

排列规则：按档案盒编码顺序排列，同一类文件按时间顺序从左至右、从上至下存放。

（五）权限管理与查阅流程

权限设置

公开文件：企业内部全员可通过OA系统或共享文件夹查阅；

内部/秘密文件：由部门负责人或保密专员设置查阅权限，仅允许指定人员访问；

绝密文件：需经总经理审批后，在档案管理员陪同下查阅，查阅后需记录查阅时间、人员、用途。

查阅流程

员工提交《文件查阅申请表》（需注明文件名称、用途、查阅期限）；

部门负责人审批（秘密及以上文件需保密专员会签）；

档案管理员*按权限提供文件，电子文件需在查阅终端开启“防复制”模式，纸质文件需登记查阅记录。

（六）定期维护与处置

定期检查

每月由档案管理员*检查电子文件存储状态，保证无损坏、无丢失；

每季度检查纸质档案存放环境，记录温湿度，检查档案盒是否受潮、虫蛀；

每年对归档文件进行清点，保证账实一致。

到期处置

根据文件保管期限（如永久、30年、10年、3年等），到期前1个月由档案管理员*编制《文件销毁清单》；

经行政部、法务部（若涉及法律效力）联合审核后，由档案管理员*监督销毁；

销毁纸质文件需使用碎纸机，销毁电子文件需彻底删除并覆盖存储介质，销毁后填写《文件销毁记录表》存档。

三、文件归档登记表模板

文件归档登记表（电子/纸质通用）

文件编号

文件名称

所属部门

文件类型

密级

日期

归档日期

存储位置（电子路径/纸质柜号）

保管期限

责任人

备注

XZ-ZD-2024-001

行政管理制度汇编

行政部

制度类

内部

2024-01-15

2024-01-20

服务器/行政部/2024/制度类/

永久

张*

含2024年修订版

CW-HT-2024-005

采购合同（供应商）

财务部

合同类

秘密

2024-02-10

2024-02-15

服务器/财务部/2024/合同类/

30年

李*

合同金额50万元

RL-ZP-2023-120

员工培训记录（2023年度）

人力资源部