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公司规章流程评审及更新制度

一、制度适用情形

本制度适用于公司各类规章流程（包括但不限于管理规范、操作指引、制度文件等）的定期评审、动态更新及特殊情形下的修订管理。具体触发情形包括：

定期评审：每年第四季度由归口管理部门组织开展全面评审，保证制度与公司发展阶段匹配；

业务变化：因组织架构调整、业务模式创新、流程优化等需配套修订制度时；

外部环境变更：国家法律法规、行业标准监管要求更新，或行业最佳实践调整时；

问题触发：制度执行过程中发觉漏洞、操作冲突、效率低下，或收到多部门/员工反馈需优化时；

上级要求：因集团或监管单位统一部署需制度修订时。

二、规章流程评审与更新全流程

（一）需求发起与申请

发起主体：制度归口管理部门（如行政部、企管部）或业务部门负责人。

申请材料：填写《规章流程评审申请表》（详见第三部分表单），明确以下信息：

待评审/修订制度名称及编号；

评审类型（定期/专项）；

评审原因（如“因《采购管理规范》执行中存在审批流程冗余，需优化”）；

涉及范围（如“仅修订第3章审批条款，或全文修订”）；

预期完成时间（根据紧急程度确定，一般专项评审不超过30个工作日）。

审批：申请表提交至归口管理部门负责人审核，确认评审必要性后启动流程。

（二）组建评审小组

小组构成：

组长：归口管理部门负责人（负责统筹协调、决策争议）；

成员：业务部门代表（如涉及采购制度，需采购部、使用部门代表）、法务专员（合规性审核）、HR代表（人力相关条款）、相关领域专家（如财务、技术骨干，可邀请工、经理等参与）；

记录人：归口管理部门指定人员（负责全程记录、整理材料）。

职责分工：组长明确各成员任务（如业务部门负责提供执行反馈，法务负责审核合规性），保证分工清晰。

（三）现状分析与资料收集

资料收集：

现行制度文本（最新版本）、历史修订记录；

制度执行数据（如近1年审批时长、投诉记录、流程异常点）；

相关方反馈：通过问卷、访谈收集员工、部门对制度的意见（如“《费用报销制度》附件模板不清晰”）；

外部依据：最新法律法规、行业规范、对标企业制度（如参考《行业采购管理指引》）。

问题分析：对收集的信息进行梳理，输出《现状分析报告》，明确以下内容：

制度当前执行效果（如“审批效率达标，但员工对条款理解偏差”）；

存在的主要问题（如“条款模糊导致执行标准不一”“流程节点重复”）；

改进方向（如“增加示例说明、简化审批环节”）。

（四）修订草案编制

牵头修订：由业务部门或归口管理部门指定专人（如*专员）根据《现状分析报告》修订制度。

修订原则：

合法性：符合法律法规及监管要求；

适用性：贴合公司实际业务，避免“水土不服”；

可操作性：条款明确、流程清晰，减少歧义（如“3个工作日内完成审批”而非“尽快完成”）；

协调性：与现有制度冲突时同步调整（如修订《采购制度》需同步更新《合同管理规范》相关条款）。

输出成果：形成《规章流程修订草案（初稿）》，标注修订内容（如用下划线标出新增条款，用删除线标出废止条款）。

（五）意见征集与反馈

征求意见范围：

涉及部门负责人（如修订财务制度需财务部、各业务部门负责人）；

关键岗位员工（如执行制度的一线员工、流程审批人）；

外部顾问（如涉及专业领域，可邀请外部律师、行业专家）。

反馈方式：

书面反馈：各部门在收到草案后3个工作日内填写《意见征集与反馈表》（详见第三部分表单）；

座谈会：对争议较大的条款，组织相关部门召开专题讨论会（如“采购审批流程优化研讨会”）。

意见整理：记录人汇总反馈意见，分类整理（如“采纳”“部分采纳”“不采纳”），形成《意见汇总表》，说明未采纳理由（如“该建议与现行财务制度冲突”）。

（六）评审会议召开

会议准备：提前3个工作日向评审小组成员分发《修订草案（初稿）》《意见汇总表》《现状分析报告》，保证成员提前熟悉材料。

会议流程：

组长开场：明确评审目标、议程（逐条审议→争议讨论→形成结论）；

逐条审议：对草案条款逐一讨论，重点审核合规性、可行性、与业务匹配度；

争议处理：对存在分歧的条款（如“采购金额审批权限是否上调”），由组长组织投票或协商达成一致；

形成结论：明确“通过”“修改后通过”“不通过”意见，对“修改后通过”的条款明确修订责任人及时限。

会议记录：记录人填写《评审会议记录表》（详见第三部分表单），记录参会人员、讨论要点、决议事项及后续行动计划。

（七）修订完善与定稿

修订完善：根据评审会议结论，由修订责任人调整草案（如“采纳‘简化审批环节’建议，删除重复审批节点”），形成《规章流程修订稿（终稿）》。

合规审核：法务专员对终稿进行合规性审核，保证无法律风险（如“劳动合同条款是否符合《劳动合同法》最新规定”），审核通过后签字确认。

最终确认：归口管理部门负责人审核修订稿内容，确认无误后签字。