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企事业单位档案整理归档规范

一、档案整理归档的重要性与基本原则

档案作为企事业单位各项活动的原始记录，是维护单位历史真实面貌、保障各项工作有序开展的重要依据。规范的档案整理归档工作，不仅能够提升档案管理的科学化、规范化水平，更能为单位决策、业务追溯、权益维护等提供有力支撑。其基本原则应包括：

1.真实性原则：归档的文件材料必须是办理完毕的原始资料，真实反映单位各项活动的历史过程，严禁伪造、篡改。

2.完整性原则：确保归档文件材料的齐全完整，手续完备，避免残缺、遗漏，以保证档案的系统性和可利用性。

3.规范性原则：遵循统一的整理标准和操作流程，使档案的分类、排列、编号、装订等符合规范要求，便于管理和检索。

4.安全性原则：在档案收集、整理、保管过程中，须采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止失泄密和损坏。

5.实用性原则：整理归档工作应立足实际，便于档案的日常管理、查询利用和后续开发，服务于单位的中心工作。

二、归档范围与保管期限的确定

（一）归档范围的界定

企事业单位应根据自身性质、职能和工作实际，明确档案的归档范围。通常包括：

1.行政管理类：单位章程、各项管理制度、工作计划总结、会议纪要、请示批复、人事任免、奖惩、财务预决算、审计报告等。

2.业务工作类：各项业务活动中形成的具有凭证、查考价值的文件、合同协议、调研报告、项目材料、技术文档、客户资料等。

3.党群工作类：党组织、工会、共青团等群众组织的活动记录、会议材料、学习资料等。

4.其他具有保存价值的材料：如重要的声像档案、实物档案、电子档案等。

界定归档范围时，应注意区分文件材料的保存价值，剔除重复、冗余、无查考价值的临时性文件。

（二）保管期限的划分

根据档案的价值和利用需求，参照国家及行业相关规定，将归档文件材料划分为永久、定期（如长期、短期）等不同保管期限。

1.永久保管：反映单位主要历史面貌、重大事件、核心业务，具有长远查考利用价值的档案。

2.定期保管：在一定时期内具有查考利用价值的档案，定期保管期限的划分应结合单位实际确定。

保管期限的确定应准确、统一，并在档案整理过程中明确标注。

三、档案分类体系的构建

科学的分类是档案整理归档的核心环节，旨在将杂乱的文件材料系统化、条理化。企事业单位应根据自身规模、业务特点和档案数量，选择适宜的分类方法，常见的有年度分类法、机构（问题）分类法、保管期限分类法等，可采用复合分类法，如“年度-机构-保管期限”或“年度-问题-保管期限”等。

（一）分类原则

1.统一性：分类体系一旦确定，应保持相对稳定，避免频繁变动。

2.逻辑性：分类层次清晰，类目之间界限明确，从属关系合理。

3.实用性：便于档案的整理、检索和利用，符合单位实际管理需求。

（二）类目设置

根据分类方法，逐级设置类目。一级类目可按年度、机构或问题设置；二级类目在一级类目基础上细分，以此类推。类目名称应简明扼要，准确反映类内档案的内容特征。

四、文件材料的整理

（一）件的构成

以“件”为基本整理单位。一般以每份文件为一件，正文与附件、正本与定稿、转发文与被转发文、请示与批复等，通常应作为一件。

（二）文件材料的排序

同一事由的相关文件材料，应按照一定顺序排列。通常是：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；重要法规性文件的历次修改稿，应按修改时间顺序排列。

（三）页码编写

对于需要装订的文件材料，应在有文字和图表的页面编写页码，页码位置应统一（如右下角或左下角），确保不遗漏、不重复。

（四）盖章与签署

检查文件材料的成文日期、印章、签署是否齐全规范，对不完整的应及时补充或说明。

五、档号编制规则

档号是档案的唯一标识，应具有唯一性、系统性和稳定性。档号的编制应遵循相关国家标准，结合单位的分类体系进行。通常由全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代号、件号（或卷号）等要素构成。编制方法应简单明了，便于计算机识别和管理。

六、档案的装订与装盒

（一）装订

为保护档案实体，便于保管和利用，应对整理好的文件材料进行装订。装订方式应牢固、整齐、美观，避免损坏文件。常用的装订材料有线装、胶装等，应选用符合档案保护要求的材料，禁用易锈蚀、易老化的金属制品。

（二）装盒

装订好的档案应装入符合标准的档案盒。档案盒应选用质地优良、耐久性好的材料。盒内备考表应填写清楚，注明盒内档案的情况。档案盒封面、脊背应按规定项目填写，字迹工整、清晰。

七、归档与保管要求

（一）归档手续

文件材料形成部门应按照规定期限，将整理完毕的档案向单位档案管理部门移交归档。交接双方应认真核对，并履行签字手续，填写《档案交接文据》。

（二）库房保管

档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防