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车辆档案管理制度

第一章总则

为规范公司车辆管理，确保车辆信息的完整、准确与安全，提高车辆运营效率，保障公司财产权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。本制度旨在为车辆的全生命周期管理提供依据，确保每一辆公司车辆都有清晰、可追溯的档案记录，为车辆的购置、使用、维护、处置等环节提供数据支持与决策参考。

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构所有在用、停用、待处置的各类机动车辆。任何与公司车辆相关的管理活动，均应遵循本制度的规定。车辆档案管理工作应遵循真实性、完整性、规范性、安全性和可追溯性原则，确保档案信息的客观有效。

第二章管理职责

公司行政部（或指定专门的车辆管理部门，以下统称“车辆管理部门”）是车辆档案管理的归口管理部门，负责本制度的组织实施、监督检查以及公司级车辆档案的集中保管与统筹管理。各用车部门协助车辆管理部门做好本部门车辆档案相关信息的提供与核实工作。

车辆管理部门应指定专人（以下简称“档案管理员”）负责车辆档案的具体管理工作。档案管理员需具备一定的档案管理知识和责任心，熟悉车辆相关业务，确保档案管理工作的专业性和连续性。其主要职责包括：负责档案的接收、登记、整理、保管、统计、鉴定和销毁工作；严格执行档案借阅制度，确保档案安全；定期对档案进行清点核对，发现问题及时报告并处理。

第三章档案内容与分类

车辆档案应全面反映车辆从购置到处置的整个生命周期的重要信息。根据车辆管理的实际需要，档案内容主要包括以下类别：

一、车辆基础信息档案

1.车辆基本信息：包括车辆型号、牌照号码、车辆识别代号、发动机号码、车身颜色、出厂日期、购置日期等。

2.技术参数信息：包括车辆的主要技术性能指标，如发动机功率、排量、轴距、最大载重量、燃油类型等。

3.车辆购置凭证：购车发票复印件、购置税完税证明复印件、保险单（交强险及商业险）复印件等。

4.权属证明文件：机动车登记证书复印件、行驶证复印件及其年度审验记录。

二、车辆技术与维护档案

1.车辆出厂时的技术资料，如使用说明书、保修手册等。

2.定期维护保养记录，包括保养时间、保养项目、保养单位、更换零部件情况等。

3.维修记录，包括故障描述、维修项目、维修单位、维修费用、更换零部件明细及相关凭证复印件。

4.车辆检测报告，如年度安全技术检验报告、环保检测报告等。

三、车辆使用与运营档案

1.车辆使用登记台账，记录车辆的领用、归还、行驶里程等信息。

2.燃油消耗记录，包括加油时间、加油量、行驶里程、平均油耗等。

3.路桥通行费、停车费等相关费用凭证的登记与复印件。

4.车辆肇事、事故处理记录及相关材料复印件（如有）。

四、车辆处置档案

1.车辆调拨、转让、报废等处置的申请、审批文件。

2.车辆处置过程中的相关合同、协议、评估报告、交易凭证等复印件。

3.车辆注销证明等相关文件复印件。

第四章档案的建立与归档

新车购置后，车辆管理部门应在规定期限内（一般为车辆正式投入使用后一个月内）完成车辆基础档案的建立工作，并对后续产生的各类信息资料及时收集、整理、归档。

各相关部门及车辆使用人员在车辆使用、维护、维修、处置等过程中形成的各类文件材料，应主动、及时提交给档案管理员。档案管理员对接收的材料要认真核对，确保其真实性、完整性和有效性。

档案材料的归档应遵循以下要求：

1.归档的文件材料应为原件或具有同等法律效力的复印件，复印件需注明原件保管处。

2.文件材料应字迹清晰、内容完整、手续齐全。

3.归档材料应按照档案内容分类进行整理、排序，并编写页码、卷内目录。

4.每辆车的档案应独立成册或使用专用档案盒存放，并在档案盒或封面注明车辆牌照号码及档案编号。

第五章档案的保管与利用

车辆档案应存放在专用的档案柜内，确保环境干燥、通风、避光、防虫、防火、防盗。档案管理员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案完好无损。

车辆档案的保管期限应自车辆处置完毕后，根据国家相关规定及公司实际情况确定。对于仍在使用的车辆，其档案应长期保管。

公司内部因工作需要查阅车辆档案时，须经所在部门负责人批准，并在档案管理员处办理借阅登记手续。查阅时应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。档案原则上不得带出档案保管场所，确因特殊情况需要借出的，须经车辆管理部门负责人批准，严格限定借阅期限，并由借阅人负责档案的安全和完整，按期归还。

外单位查阅公司车辆档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经公司车辆管理部门负责人及公司分管领导批准后方可查阅，且不得带出，查阅内容须限于与介绍信事由相关的部分。

档案管理员应对档案的借阅情况进行详细记录，包括借阅人、借阅日期、借阅档案名称/编号、借阅事由、归还日期等。

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