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企事业单位档案管理规程

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本单位档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案信息资源，为单位各项工作服务，根据国家有关档案法律法规及相关行业标准，结合本单位实际，制定本规程。

第二条定义与范围

本规程所称档案，是指本单位在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。档案管理是指对这些记录从形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用到销毁的全过程管理。

本规程适用于本单位各部门及所属机构的档案管理工作。

第三条管理原则

档案管理工作遵循统一领导、分级负责、完整准确、安全保密、便于利用的原则。确保档案的真实、完整、可用和安全。

第四条工作地位

档案工作是单位重要的基础性工作，是维护单位历史真实面貌的重要事业。各部门应高度重视，加强领导，将档案管理纳入本部门工作规划和相关人员的岗位职责。

第二章档案管理机构与人员

第五条管理机构

单位应明确档案工作的分管领导，设立或指定专门的档案管理部门（或档案工作委员会），负责统筹、协调、指导和监督本单位及所属机构的档案工作。各部门应指定专人（档案员）负责本部门档案的收集、整理、预归档和向档案管理部门移交工作。

第六条档案人员

档案工作人员应具备良好的政治素质和专业素养，忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。档案管理部门应组织档案人员参加专业培训，不断提高其业务能力和管理水平。档案人员工作调动时，必须办理严格的档案交接手续。

第三章档案的收集与整理

第七条收集范围

各部门在工作中形成的具有查考利用价值的各种文件材料，包括但不限于：

（一）单位设立、变更、合并、分立、撤销等方面的文件材料；

（二）单位发展规划、年度计划、总结、报告、请示、批复等；

（三）各项管理工作中形成的规章制度、会议纪要、决议、记录等；

（四）业务工作中形成的各类合同、协议、项目资料、技术文件、成果材料等；

（五）财务、人事、劳资、审计等专项管理文件材料；

（六）对外交往活动中形成的文件材料；

（七）获得的荣誉、奖励及重要声像、实物等材料；

（八）其他具有保存价值的文件材料。

第八条归档要求

（一）归档文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。

（二）凡需归档的文件材料，应在办理完毕后及时收集整理。

（三）归档文件材料应为原件，如无原件，复制件须注明原件保管处及复制原因，并由相关负责人签字确认。

（四）声像材料、电子文件等特殊载体档案，应同时收集其文字说明和相应的技术环境资料。

第九条整理方法

（一）归档文件材料应按照其自然形成规律和内在联系，进行科学分类、编号、排列和编目。

（二）整理过程中，应剔除重复、过时、无价值的材料。

（三）纸质文件材料应符合装订要求，字迹清晰，耐久保存。

（四）电子文件的整理应符合国家关于电子文件归档与管理的相关规范，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

第四章档案的鉴定与保管

第十条档案鉴定

档案管理部门应定期组织对已归档档案的价值进行鉴定。

（一）鉴定工作应由单位分管领导、相关业务部门负责人、档案人员及有关专家组成鉴定小组进行。

（二）根据档案的价值确定其保管期限（永久、定期）。定期保管档案的期限划分应符合国家规定。

（三）对已到保管期限的档案，应再次进行鉴定，确无继续保存价值的，按规定程序报批后予以销毁。

第十一条档案保管

（一）档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。

（二）档案库房应保持适宜的温度和湿度，配备必要的温湿度调控设备和消防器材。

（三）档案装具应符合国家标准，做到规范统一。档案应按保管期限、年度、类别等有序排列存放。

（四）建立档案库房管理制度，严格执行库房出入登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。

（五）对声像档案、电子档案、实物档案等特殊载体档案，应采取专门的保管措施和技术手段进行保护。

（六）定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。

第五章档案的利用与开发

第十二条利用原则

档案利用工作应遵循为单位各项工作服务的宗旨，在确保档案安全和保密的前提下，积极提供利用。

第十三条利用范围与手续

（一）单位内部人员因工作需要查阅档案，须凭有效工作证件，经本部门负责人同意（或档案管理部门负责人同意，视档案密级而定）后，方可查阅。

（二）外单位人员查阅本单位档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经档案管理部门负责人批准。查阅涉密档案，须经单位分管领导批准。

（三）查阅档案时，应遵守档案管理部门的规定，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。

（四）档案一般不得带出阅档室。确因特殊情况需要借出的，须经档案管理部门负责人（或单位分管领导）批准