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文件审批全流程管理规范

一、总则

（一）目的与依据

为进一步规范公司内部文件审批行为，明确各环节职责，提高审批效率，确保文件流转的规范性、严肃性和可追溯性，保障公司各项工作有序开展，依据公司相关管理制度，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于公司及各部门所有以书面形式或电子形式产生的，需经过审批程序方可生效、发布、执行或归档的各类文件。包括但不限于管理制度、业务方案、报告、合同协议、通知通告等。公司全体员工在参与文件审批过程中均须遵守本规范。

（三）基本原则

1.统一规范原则：文件审批流程、格式、要求等应遵循本规范及公司相关文件管理规定，确保标准统一。

2.权责明确原则：各审批环节的责任人应清晰了解自身职责，确保审批行为的准确性和严肃性。

3.高效便捷原则：在保证审批质量的前提下，优化审批流程，减少不必要的环节，推广电子化审批，提高审批效率。

4.安全保密原则：严格遵守公司保密规定，确保审批文件内容不泄露，审批过程信息安全。

5.痕迹可溯原则：审批过程中的各环节操作、意见、时间等信息应予以记录，确保整个流程可查询、可追溯。

二、审批流程管理

（一）拟稿与发起

1.文件拟稿：文件起草人（或部门）应根据文件性质和内容要求，按照公司规定的文件格式模板进行拟稿。拟稿内容应真实、准确、完整、表述清晰、逻辑严谨，并对文件内容的真实性和合规性负责。

2.格式审核：拟稿完成后，起草人所在部门应对文件的格式、文字表述、内容完整性等进行初步审核。

3.发起审批：拟稿人通过公司指定的审批系统（或书面形式）发起审批流程，准确填写文件标题、类型、主送单位、抄送单位、紧急程度、拟稿部门、拟稿人及联系方式等必要信息，并附上完整的文件稿件。

（二）审核

1.部门审核：文件发起后，首先提交至拟稿部门负责人（或其授权人）进行审核。部门负责人应对文件的必要性、内容的准确性、与部门职责的符合性、以及是否符合公司整体利益等进行审核，并签署明确的审核意见。

2.专业审核（如需）：对于涉及专业技术、法律、财务、人力资源等专业领域的文件，应根据文件性质和重要程度，提交至相关专业部门或岗位进行审核。专业审核人员应从专业角度对文件内容进行把关，提出专业意见。

（三）会签

1.会签范围：文件内容涉及其他部门职责或可能对其他部门产生影响的，应进行会签。会签部门由拟稿部门根据文件内容确定。

2.会签要求：会签部门收到会签文件后，应及时组织相关人员对文件内容进行审阅，在规定时限内反馈明确的会签意见。如有不同意见，应与拟稿部门充分沟通协调；协调不一致的，应在会签意见中注明，并由上一级领导协调处理。

（四）审批

1.审批层级：根据文件的性质、重要程度、涉及金额（如适用）及公司授权体系，确定相应的审批层级和审批人。一般文件由部门负责人审批；重要文件需分管领导审批；重大事项或全局性文件需总经理（或其授权人）审批。

2.审批要求：审批人应认真审阅文件内容，结合相关政策、制度及公司实际情况，在规定时限内签署明确的审批意见。审批意见应包括“同意”、“不同意”、“修改后同意”或其他具体指示。如不同意，应说明理由。

3.审批流转：文件应按照既定的审批路径逐级流转，不得随意跳级或漏批。特殊情况下需加急处理的文件，应事先与相关审批人沟通，并在审批发起时注明“加急”及原因。

（五）签发/发布

1.签发：经最终审批人批准同意的文件，由指定人员（通常为拟稿部门负责人或综合管理部门）进行签发。签发应包含签发人、签发日期，并加盖相应印章（如适用）。

2.编号：正式文件应按照公司文件编号规则进行统一编号，确保文件的唯一性和可识别性。

3.发布：签发后的文件，应按照审批意见和规定的范围进行发布。发布方式可包括内部公告、邮件通知、OA系统发布、纸质文件分发等。发布时应确保接收对象准确无误。

（六）归档

1.文件发布后，拟稿部门应负责将最终版文件（包括电子版和纸质版，如适用）及时移交公司档案管理部门（或指定的档案管理员）进行归档。

2.归档文件应符合公司档案管理规定的要求，包括文件材料的完整性、规范性等。档案管理部门应建立健全文件归档登记制度，确保文件可查、可阅、可追溯。

三、审批权限与责任

（一）审批权限设定

公司应根据组织架构和管理需要，制定清晰的文件审批权限表，明确不同类型、不同层级文件的审批路径和审批责任人。审批权限表应根据公司发展和管理调整适时更新。

（二）各角色责任

1.拟稿人：对文件内容的真实性、准确性、完整性负责；确保文件格式规范，按规定发起审批流程。

2.审核人：对文件的专业性、合规性、可行性及与相关工作的协调性进行审核，对审核意见负责。

3.会签人：对文件中涉及本部门职责的内容进行审核并提出意见，对会签意见负