费用报销管理制度.docxVIP

费用报销管理制度

一、总则

为规范公司费用报销行为，加强财务管理，控制成本费用，提高资金使用效益，确保报销流程的合规性、及时性与准确性，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工在日常经营管理活动中所发生的各类费用报销事宜。全体员工均须严格遵守本制度规定，财务部门负责制度的解释、执行与监督。

二、报销范围与原则

（一）报销范围

本制度所指费用报销范围包括但不限于：

1.差旅费：员工因公务出差所发生的交通费用、住宿费用、伙食补贴及市内交通费用等。

2.业务招待费：因业务需要招待客户、合作伙伴所发生的餐饮、礼品、娱乐等相关费用。

3.办公费：公司日常办公所需的办公用品、印刷品、邮寄费、水电费、通讯费等。

4.交通费：员工因公务发生的市内交通费用（不含已享受交通补贴的情况）。

5.差旅费补贴：员工出差期间按规定标准享受的伙食、交通等补贴（如有）。

6.培训费：员工因业务发展需要参加的外部培训、内部培训所发生的费用。

7.其他费用：经公司批准的、与经营管理活动相关的其他合理费用。

（二）报销原则

1.真实性原则：报销的费用必须真实发生，相关原始凭证必须真实、合法、有效。严禁虚构、变造费用事项或提供虚假凭证。

2.合法性原则：费用报销必须符合国家法律法规、公司财务制度及相关政策规定。

3.相关性原则：报销费用必须与公司经营管理活动直接相关，个人消费及与公司业务无关的费用不得报销。

4.及时性原则：费用发生后，员工应在规定期限内及时办理报销手续，跨年度费用原则上不予报销（特殊情况除外）。

5.勤俭节约原则：各项费用支出应遵循必要、合理、节约的原则，反对铺张浪费。

三、报销标准与依据

（一）差旅费报销标准

1.交通费用：

*出差人员应根据出差任务的紧急程度及经济性原则选择合适的交通工具。乘坐飞机、高铁一等座、动车商务座等需提前获得部门负责人批准。

*交通费用凭有效票据实报实销，票据应注明出发地、目的地、日期及事由。

2.住宿费用：

*出差人员应选择经济实惠的住宿场所，住宿费用标准根据不同地区、不同级别人员设定（具体标准另行规定）。

*住宿费发票须为合规的增值税发票，注明住宿天数、单价及金额。

3.伙食及市内交通补贴：

*出差期间的伙食补贴及市内交通补贴按实际出差天数计算，具体标准参照公司相关规定执行，不再另行报销相关票据（特殊情况除外）。

（二）业务招待费报销标准

1.业务招待费的发生应遵循必要、合理、节约的原则，事先需经部门负责人批准。

2.报销时需注明招待对象、人数、事由、时间及地点。单次招待费用较高的，需提供事前申请审批依据。

3.原则上应使用合规发票进行报销，且发票内容与实际招待情况相符。

（三）其他费用报销标准

办公费、交通费等其他费用的报销，应以实际发生的、符合公司规定的合规票据为依据，确保费用支出的合理性与必要性。

四、报销流程

（一）报销申请

员工发生费用后，应及时整理原始凭证，填写《费用报销单》。报销单需如实填写费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息，并由报销人签字确认。

（二）凭证粘贴与初审

1.报销人应将原始凭证（如发票、行程单、付款凭证等）按类别整齐粘贴，并确保凭证的完整性与清晰性。

2.部门负责人对本部门员工的报销申请进行初审，审核费用发生的真实性、合理性及合规性，确认无误后签字。

（三）财务审核

1.财务部门收到报销单据后，对单据的完整性、合规性、金额的准确性以及是否符合公司报销标准进行审核。

2.对不符合要求的报销单据，财务部门应及时退回报销人，并说明退回原因，要求其补充或更正。

（四）审批付款

1.经财务审核通过的报销单据，按公司审批权限逐级上报审批。

2.审批完成后，财务部门根据审批结果办理付款手续。付款方式一般为银行转账，特殊情况需支付现金的，需注明原因并经相关领导批准。

3.财务部门应在规定时间内完成付款，确保报销款项及时到账。

五、凭证要求

（一）原始凭证基本要求

1.原始凭证必须是国家税务部门认可的合法、合规票据，发票抬头须为公司全称，内容真实、项目齐全、字迹清晰，加盖开票单位有效印章。

2.电子发票应提供打印件，并确保可查验。

3.如因特殊情况无法取得正式发票，需提供相关证明材料，并经部门负责人及财务负责人批准。

（二）凭证附件要求

根据费用性质，可能需要提供的附件包括但不限于：出差申请单、会议通知、培训协议、采购申请、付款凭证等，以佐证费用发生的真实性与必要性。

六、责任与监督

（一）报销人责任

报销人对所报销费用的真实性、合法性及凭证的完整性负责。如发现虚报、冒领、伪造凭证等行为，公司将追回相关款项，并视情节轻重对相关责任人进行处理。

（二）审批人责任

各