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会议参与人员选拔与邀请制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》等相关国家法律法规，结合行业通用管理准则及集团母公司关于企业内部风险防控的指导要求，并针对公司日常运营中会议参与人员选拔与邀请的特殊管理需求制定。为进一步规范会议参与人员选拔流程，提升会议效率与决策质量，防范选人偏差、邀请不当等潜在风险，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工。凡涉及公司战略决策、业务研讨、专项评审等会议，其参与人员的选拔与邀请均须遵循本制度执行。会议类型包括但不限于部门例会、跨部门协调会、项目启动会、客户接待会等。

第三条本制度中下列术语含义如下：

（一）“会议参与人员选拔管理”指根据会议性质、议题要求及公司相关规定，明确参与人员资格条件、选拔标准及选拔程序的规范化管理活动。

（二）“XX风险”指因参与人员选拔或邀请不当可能引发的管理失序、资源浪费、决策失误或合规瑕疵等潜在风险。

（三）“XX合规”指会议参与人员的选拔与邀请行为需符合公司内部制度、外部法律法规及行业规范，确保过程透明、标准统一、责任明确。

第四条会议参与人员选拔与邀请管理应遵循以下原则：

（一）全面覆盖原则，确保会议决策所需的专业知识、业务视角及监督制衡需求得到充分满足；

（二）责任到人原则，明确各级管理主体在选拔与邀请环节的职责分工及监督机制；

（三）风险导向原则，重点防控选人偏差、利益冲突、资源滥用等风险点；

（四）持续改进原则，定期评估选拔与邀请机制的有效性，优化管理流程。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为公司会议参与人员选拔与邀请管理的第一责任人，对选拔与邀请工作的总体合规性负总责；分管相关业务的领导为直接责任人，负责统筹具体实施及监督考核。

第六条公司设立专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导及相关部门负责人组成。领导小组主要履行以下职能：

（一）统筹协调会议参与人员选拔与邀请的顶层设计，制定或修订相关管理制度；

（二）审批重大或特殊类型会议的参与人员选拔方案；

（三）监督各部门执行情况，定期组织专项检查及评估。

第七条设立专项管理办公室（由人力资源部或综合管理部牵头），负责日常管理事务，具体职能包括：

（一）组织制定并更新选拔标准及邀请流程；

（二）建立参与人员信息库，动态管理专业能力、履职经历等数据；

（三）提供政策解读及培训支持，确保基层执行到位。

第八条明确三类主体的职责分工：

（一）牵头部门（人力资源部/综合管理部）：

1.统筹专项管理制度建设，定期组织风险识别与评估；

2.监督考核各部门执行情况，对违规行为提出处理建议；

3.负责培训宣贯，提升全员合规意识。

（二）专责部门（如业务部门、风控部门）：

1.负责相关领域参与人员的业务合规审核；

2.优化选拔流程，提出流程改进建议；

3.参与重大风险事件的处置。

（三）业务部门/下属单位：

1.落实本领域会议参与人员选拔要求，确保符合标准；

2.开展日常风险防控，及时上报异常情况；

3.组织内部培训，确保员工熟悉操作规范。

第九条基层执行岗员工应履行以下合规操作责任：

（一）严格遵守选拔标准，不得擅自扩大或缩小参与范围；

（二）如实申报个人履职信息，不得隐瞒或提供虚假材料；

（三）发现选人邀请中的不合规行为，应及时向直属上级或专项管理办公室报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第十条会议参与人员资格条件管理：

会议组织者应根据会议性质明确参与人员资格，包括但不限于专业背景、履职年限、权限级别等。资格条件需经牵头部门审核，确保与会议议题匹配。

第十一条选拔程序规范：

（一）一般会议参与人员由业务部门推荐，组织者复核；

（二）重大会议或跨部门会议需经专项管理办公室备案；

（三）特殊领域（如财务、法务）的参与人员须通过专业能力认证。

第十二条邀请流程管控：

（一）组织者需提前制定邀请名单，明确参与人员角色与职责；

（二）邀请函应注明会议主题、时间、地点及议题，避免信息遗漏；

（三）不得强制或变相强制人员参会，尊重个人意愿。

第十三条禁止性行为规范：

（一）严禁以人情关系、利益输送为标准选拔参与人员；

（二）禁止未经审核擅自邀请外部人员参会；

（三）不得将参与人员安排与个人绩效挂钩，避免过度激励。

第十四条利益冲突防范：

（一）涉及决策性议题的会议，需排除与议题有直接利害关系的参与人员；

（二）组织者应提前公示参与人员名单，接受监督；

（三）利益冲突无