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企业员工信息资料管理规范

引言

在现代企业管理中，员工信息资料是企业重要的核心数据资产，不仅关乎员工个人权益，更直接影响企业人力资源决策的科学性、合规性与运营效率。为规范企业员工信息资料的收集、存储、使用、保管及销毁等全生命周期管理流程，确保信息的真实性、准确性、完整性、保密性和安全性，保护员工个人隐私，防范信息泄露风险，特制定本规范。本规范旨在为企业员工信息资料管理提供系统性的指导框架，适用于企业内部所有涉及员工信息处理的相关部门与人员。

一、总则

1.1目的与依据

本规范依据国家相关法律法规（如《中华人民共和国个人信息保护法》、《中华人民共和国劳动合同法》等）及企业内部管理制度制定，旨在规范员工信息资料管理行为，保障企业与员工双方的合法权益。

1.2适用范围

本规范适用于企业所有在职员工、离职员工、试用期员工及其他为企业提供劳动或服务的人员（以下统称“员工”）的信息资料管理。企业各部门及所有接触、处理员工信息资料的人员均须遵守本规范。

1.3管理原则

员工信息资料管理应遵循以下原则：

*合法性原则：信息的收集、使用等活动必须符合法律法规要求。

*准确性原则：确保员工信息资料真实、准确，与实际情况一致。

*保密性原则：严格保护员工个人隐私，防止信息未经授权泄露。

*最小够用原则：仅收集与企业管理和运营必需的员工信息。

*安全可控原则：采取必要措施保障员工信息资料在存储和使用过程中的安全。

二、管理职责

2.1人力资源部门

人力资源部门是员工信息资料管理的归口管理部门，主要职责包括：

*负责本规范的制定、修订、解释与监督执行；

*负责员工信息资料的统一收集、录入、更新、维护和保管；

*建立并维护员工信息管理系统，确保系统安全稳定运行；

*审批员工信息资料的查阅、复制、对外提供等请求；

*组织开展员工信息保密培训，提高相关人员的保密意识。

2.2信息技术部门

信息技术部门负责为员工信息管理系统提供技术支持与保障，主要职责包括：

*负责员工信息管理系统的技术架构搭建、日常运维及安全防护；

*定期进行数据备份与恢复测试，确保数据安全；

*协助人力资源部门进行系统权限管理，防止未授权访问。

2.3各业务部门

各业务部门负责人是本部门员工信息资料管理的第一责任人，主要职责包括：

*配合人力资源部门收集、核实本部门员工的相关信息；

*规范本部门员工信息的使用行为，确保在授权范围内合理使用；

*发现本部门员工信息泄露或异常情况时，立即向人力资源部门和信息安全部门报告。

2.4员工本人

员工对其向企业提供的个人信息的真实性负责，并有权查阅、更正本人信息。

三、员工信息资料的内容与分类

3.1基础身份信息

包括但不限于：姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码、户籍地址、现住址、联系电话、紧急联系人及联系方式、学历、学位、专业、毕业院校、政治面貌、婚姻状况等。

3.2任职与工作信息

包括但不限于：员工编号、入职日期、试用期限、转正日期、部门、岗位、职级、工作地点、劳动关系类型、职务任免记录、工作调动记录等。

3.3合同与协议信息

包括但不限于：劳动合同、保密协议、竞业限制协议、培训协议及其他专项协议的签订、变更、续订、解除、终止等相关文件。

3.4薪酬福利信息

包括但不限于：工资卡号、银行信息、薪酬等级、工资构成、发放记录、社会保险及住房公积金缴纳信息、福利待遇享受记录等。

3.5培训与发展信息

包括但不限于：培训记录、培训考核结果、技能证书、职业资格认证、职称评定、内部讲师信息、职业发展规划等。

3.6绩效与奖惩信息

包括但不限于：绩效考核结果、奖惩记录、评优评先材料等。

3.7其他信息

法律法规规定或企业经营管理所需的其他相关信息。

四、员工信息资料的收集与录入

4.1收集原则

*告知同意：在收集员工个人信息前，应明确告知员工信息收集的目的、范围、使用方式及保存期限，并获得员工的明示同意（法律法规另有规定的除外）。

*合法渠道：信息收集应通过合法、正当的渠道进行，不得采用窃取、欺诈等非法手段。

*直接收集：原则上应直接向员工本人收集信息，确需从第三方获取的，应确保来源合法并已获得员工授权。

4.2收集要求

*真实性：确保收集的信息真实可靠，员工入职时应提交相关证明材料的原件供核验，并留存复印件或扫描件。

*准确性：信息内容应准确无误，避免错别字、歧义或错误信息。

*完整性：按照企业规定的信息项完整收集，避免关键信息缺失。

*及时性：在员工入职或信息发生变更后，及时收集更新。

4.3录入规范

*员工信息资料应及时录入企业指定的员工信息管理系统。

*录入信息时应严格