高校教学档案数字化管理办法.docxVIP

高校教学档案数字化管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为适应高等教育信息化发展趋势，规范我校教学档案管理工作，提升教学档案资源的开发利用水平，确保教学档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及国家关于教育信息化建设的相关规定，结合我校教学工作实际，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于学校各类教学档案的数字化采集、加工、存储、管理、利用与安全保障等工作。凡在学校教学活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，均属此列。

第三条基本原则

教学档案数字化管理工作遵循以下原则：

（一）真实性原则：确保数字化档案与原件内容一致，metadata（元数据）准确反映档案的原始特征和管理信息。

（二）完整性原则：保证数字化过程覆盖档案的全部要素，数字档案的内容、结构和背景信息完整无缺。

（三）规范性原则：按照国家及行业相关标准和学校统一规范进行数字化操作与管理，确保数据格式、著录规则、管理流程的统一。

（四）安全性原则：建立健全安全保密制度，采取技术和管理措施，保障数字档案的存储安全、使用安全和信息安全。

（五）可利用性原则：以服务教学、科研和管理为导向，优化数字档案的检索功能，提升利用效率与便捷性。

第二条适用范围

本办法适用于学校及各院（系、部）、相关职能部门在教学管理、教学实践、教学研究等活动中形成的，具有保存价值的各类教学档案的数字化管理工作。

第二章归档范围与要求

第四条归档范围

教学档案数字化的归档范围主要包括但不限于：

（一）招生与学籍管理类：招生计划、招生简章、录取名册、学生名册、学籍卡片、学籍异动材料、毕业生登记表等。

（二）教学计划与培养方案类：各专业人才培养方案、教学计划、课程教学大纲、教学进程表等。

（三）课程与教学类：课程教案、讲稿、课件、教学日历、教材及参考书选用记录、课程考核材料（试题、参考答案、评分标准、试卷分析报告）、实践教学（实验、实习、课程设计、毕业设计/论文）指导书、任务书、成果材料等。

（四）教学质量管理类：教学检查记录、教学评估材料、同行评议材料、学生评教材料、教学督导报告、教师教学质量考核材料等。

（五）师资队伍类：教师基本信息、教师资格认定、专业技术职务评聘、教学工作量、进修培训、奖惩等材料中与教学直接相关的部分。

（六）教学研究与改革类：教学研究项目立项与结题材料、教学成果奖申报与获奖材料、教学改革试点项目材料等。

（七）其他具有保存价值的教学管理与实践材料。

第五条归档要求

（一）各单位应指定专人负责本单位教学档案的收集、整理、鉴定和移交工作，确保归档材料的真实性、完整性和系统性。

（二）归档材料应符合档案整理规范，纸质材料应字迹清晰、签署完备、装订整齐。电子文件应确保来源可靠、程序规范、要素齐全。

（三）对于需进行数字化加工的纸质档案，在数字化前应进行详细清点、整理和著录，剔除重复、破损、无保存价值的材料。

第三章数字化加工与质量控制

第六条数字化加工流程

教学档案数字化加工一般包括以下环节：档案整理、著录标引、扫描（或转换）、图像处理、元数据著录、数据挂接、质量验收、数据备份与存储。

第七条数字化技术规范

（一）扫描分辨率：应根据档案内容、格式和后续利用需求合理设置，确保扫描图像清晰可读，符合相关行业标准。

（二）图像格式：优先采用符合长期保存要求的开放格式或通用格式，如TIFF、PDF/A等。对于特殊格式的文件，应进行格式转换或保留原始格式的同时生成通用格式副本。

（三）图像处理：对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像质量，但不得对档案原始内容进行修改。

（四）元数据著录：按照学校统一的元数据方案，对数字档案的核心元数据进行准确、规范著录，确保信息的可检索性。元数据应包含文件名称、形成时间、形成单位、责任人、主题、关键词、文件编号、密级、载体类型等基本要素。

第八条质量控制

（一）建立数字化加工各环节的质量检查制度。对扫描图像的清晰度、完整性、色彩一致性，元数据著录的准确性、完整性进行抽查和全面检查。

（二）数字化成果应进行验收，验收合格后方可移交档案管理部门。验收不合格的，应及时返工处理。

（三）数字化加工过程中形成的工作记录，如加工日志、质量检查表等，应一并归档保存。

第四章数字档案管理与利用

第九条数字档案存储与备份

（一）学校档案管理部门应建立安全、稳定、高效的数字档案管理系统，对接收的数字档案进行集中统一管理。

（二）数字档案应采用适宜的存储介质和存储方式，确保数据的长期可读。重要数字档案应进行多重备份，包括在线、近线和离线备份，并定期对备份数据进行校验和恢复测试。

（三）存储环境应符合国家有关规定，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高