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企业日常差旅费报销规范流程

一、适用情形与范围

本流程适用于企业员工因公出差（包括客户拜访、项目会议、培训学习等）过程中产生的交通费用、住宿费用、市内交通费用、伙食补助等费用的报销管理。涉及人员包括出差员工、部门负责人、财务部门及相关审批人员，旨在规范费用支出，保证合规高效。

二、规范操作流程详解

（一）出差前：行程申请与预算确认

提交出差申请

员工因公出差需提前填写《出差申请单》，注明出差人姓名（某某）、所属部门、出差事由、出发/返回时间、目的地、交通工具（如高铁、飞机、自驾等，需注明选择理由）、预计住宿天数及标准、预计费用总额等信息。

若为多人出差，需注明所有参与人员及分工；

如涉及客户接待或外部会议，需附相关会议通知或邀请函作为附件。

审批与备案

《出差申请单》经部门负责人审核签字（确认出差必要性及费用合理性），根据企业权限规定报分管领导或总经理审批（单次出差费用超过[具体金额，如5000元]需额外提交分管领导审批）。审批通过后，将《出差申请单》复印件提交财务部门备案，作为后续报销审核依据。

（二）出差中：费用发生与凭证管理

交通费用控制

交通工具优先选择企业规定标准内的经济型方式（如高铁二等座、飞机经济舱、普通列车硬座/硬卧等）；

若因特殊情况需升级交通工具（如夜间长途需乘坐软卧），需在出差申请单中注明原因，并经提前审批；

自驾出差的，需注明行驶里程，按企业标准发放交通补贴（如[具体金额，如0.5元/公里]），不再报销过路费、燃油费以外的其他费用。

住宿费用规范

住宿需选择合规酒店（具备正规经营资质），单人住宿标准不超过[具体金额，如500元/晚]（一线城市可上浮20%，需提前在申请单中说明）；

住宿费用需以实际发生金额为准，不得虚报、多报，且住宿日期需与出差行程完全匹配。

伙食与市内交通补助

伙食补助按出差天数发放，标准为[具体金额，如200元/人/天]（含早中晚餐），无需提供餐费票据；

市内交通补助按[具体金额，如100元/人/天]发放，用于市内公共交通、打车等费用，无需提供票据；

若出差期间已发生客户招待费用，需在《出差申请单》中单独列明，并按企业招待费流程审批，不得重复申领伙食补助。

票据获取与整理

所有费用需取得合规原始凭证（如酒店水单、交通票据等），凭证需抬头为企业全称，内容完整（日期、项目、金额、付款单位等），加盖收款单位公章；

每日记录费用明细，避免票据遗漏或混淆，出差结束后及时整理归类。

（三）出差后：报销提交与审核

填写报销单据

员工在出差结束后10个工作日内，登录企业财务系统或填写《差旅费报销单》，注明报销人信息（某某）、出差日期、目的地、费用明细（分项列出交通、住宿、伙食补助、市内交通补助等金额）、报销总额，并附《出差申请单》审批件、所有原始凭证（按费用类型分类粘贴）。

部门初审

部门负责人对报销单据进行初审，重点核对：

出差行程与申请是否一致；

费用明细是否合理（如住宿是否超标、交通是否符合规定）；

票据是否齐全、合规。

初审通过后，在《差旅费报销单》上签字确认，提交财务部门。

财务复核

财务部门对报销单据进行全面复核，包括：

《出差申请单》与报销单据的匹配性（如出差天数、地点是否一致）；

费用计算准确性（如伙食补助、市内交通补助天数与出差天数是否匹配）；

票据合规性（如抬头、印章、金额是否无误）；

超标费用是否有提前审批说明。

复核中发觉问题，退回报销人修改或补充材料。

终审与支付

复核通过后，按企业权限报分管领导或总经理终审（终审权限同出差申请审批权限）。审批通过后，财务部门于5个工作日内通过银行转账将报销款项支付至员工工资账户，并在财务系统中登记报销信息。

资料归档

报销单据（含《出差申请单》、原始凭证、《差旅费报销单》、审批记录等）由财务部门统一整理归档，电子版备份保存，纸质版保存期限不少于[具体年限，如3年]。

三、常用工具表单模板

（一）出差申请单

项目

内容

出差人

某某

所属部门

[如：销售部]

出差事由

[如：拜访客户，洽谈合作项目]

出发时间

[年/月/日时/分]

返回时间

[年/月/日时/分]

出差地点

[如：北京市区]

交通工具

[如：高铁二等座，车次G123]

预计住宿天数

[X]天

住宿标准

[≤500元/晚]

预计费用总额

[元]（含交通、住宿、伙食补助等）

附件

[如：会议通知、客户邀请函]

部门负责人审批

签字：_________日期：_______

分管领导审批

签字：_________日期：_______

总经理审批

签字：_________日期：_______

（二）差旅费报销单

报销人

某某

所属部门

[如：销售部]

出差期间

[年/月/日至年/月/日]

出差地点

[如：北京市区]

费用明细

金额（元）

备注

交通费用

[]

[如：高铁票