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外贸企业进出口合同管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本企业进出口合同管理，明确各部门及相关人员在合同管理中的职责，防范和控制合同风险，保障企业合法权益，提高经济效益，依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国对外贸易法》及其他相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于本企业所有进出口货物贸易合同的订立、履行、变更、解除、纠纷处理及档案管理等活动。技术进出口合同及其他特殊贸易合同，可参照本办法另行制定专项管理细则。

第三条基本原则

进出口合同管理应遵循以下原则：

（一）合法性原则：合同的订立、履行等全过程必须遵守国家法律法规及相关国际条约、惯例。

（二）审慎性原则：在合同签订前对交易对手进行充分调查，对合同条款进行仔细审核，防范潜在风险。

（三）效益性原则：在确保安全的前提下，追求合同利益最大化，降低交易成本。

（四）权责明确原则：明确各部门及岗位在合同管理中的职责权限，确保责任到人。

（五）全程管理原则：对合同从谈判、签订、履行到终止的整个生命周期进行有效跟踪和管理。

第二章合同签订前管理

第四条市场调研与客户选择

业务部门在开展进出口业务前，应进行充分的市场调研，了解目标市场状况、产品供需情况及价格趋势。在选择交易对手（客户或供应商）时，应优先选择信誉良好、实力较强、履约记录佳的合作伙伴。

第五条客户资信调查

（一）对于新客户，业务部门应通过多种渠道（如银行、信用评级机构、行业协会、商会、实地考察等）对其进行资信调查，包括但不限于企业背景、注册资本、经营状况、财务状况、商业信誉、履约能力及有无不良记录等。

（二）对于老客户，应定期进行资信复核，关注其经营状况变化。

（三）资信调查结果应形成书面报告，作为是否与其开展业务及确定合作方式、信用额度的重要依据。对资信不佳或风险较高的客户，应审慎合作或采取相应的风险控制措施。

第六条合同前期评审

在正式谈判前，业务部门应组织相关部门（如财务、法务、物流等）对项目的可行性、预期收益、潜在风险等进行初步评审，明确交易的基本条件和核心诉求。

第三章合同谈判与起草

第七条谈判准备

谈判前，业务部门应明确谈判目标、策略和底线，准备好相关的资料和文件，了解相关产品的市场行情、技术标准、贸易惯例及相关国家的法律法规。

第八条合同起草

（一）进出口合同应尽量采用本企业制定的标准合同文本。如对方坚持使用其文本或需另行起草，业务部门应根据谈判结果和双方约定的条款，准确、完整地拟定合同草案。

（二）合同文本应采用中文或中文与外文对照形式，两种文本具有同等法律效力。如遇条款理解不一致，应以中文文本为准（除非双方另有明确约定）。

第九条合同基本条款

进出口合同一般应包含以下主要条款：

（一）合同当事人的名称、地址、联系方式及法定代表人或授权代表人信息；

（二）商品名称、规格型号、数量、包装、单价、总价及货币种类；

（三）贸易术语（应明确所适用的版本）；

（四）装运期限、装运港（地）、目的港（地）、运输方式及运输责任；

（五）付款方式、付款期限及票据要求；

（六）商品检验标准、检验机构、检验时间和地点；

（七）保险条款（如适用）；

（八）违约责任；

（九）不可抗力条款；

（十）争议解决方式（协商、仲裁或诉讼，如选择仲裁，应明确仲裁机构、地点和仲裁规则；如选择诉讼，应明确管辖法院）；

（十一）合同生效条件、有效期及终止条款；

（十二）合同的变更、解除及补充协议的订立方式；

（十三）通知与送达条款；

（十四）其他双方认为必要的特殊条款（如知识产权、保密条款等）。

第十条核心条款的约定

（一）价格条款：应明确单价、总价、货币单位，并与贸易术语相衔接，注明价格是否包含佣金、折扣等。

（二）支付条款：应明确支付方式（如信用证、托收、汇付等）、支付时间、支付金额及所需单据。如采用信用证，应对信用证的主要条款（如开证时间、有效期、议付地点、单据要求等）作出明确约定。

（三）交付条款：应明确交货时间、地点、运输方式、运输责任及费用承担，并与贸易术语的规定一致。

（四）质量与数量条款：应明确商品的质量标准（如国际标准、国家标准、行业标准或双方约定的标准）、数量单位、溢短装条款（如适用）。

（五）争议解决条款：应优先选择在中国境内仲裁或诉讼，如选择境外仲裁或诉讼，应充分评估其风险和成本。

第四章合同审核与审批

第十一条内部审核

合同草案拟定后，业务部门应将合同草案及相关背景资料提交至企业内部相关部门进行审核。审核部门及职责如下：

（一）业务部门：对合同的商务条款（如品名、规格、数量、价格、交货期、付款方式等）的真实性、准确性和可行性负责。

（二）财务部门：对合同的付款方式、收汇/付汇风险、汇率风险、税务影响、成本核算等进行审核。

（三）法务部门（或法律