会议管理会议策划及执行检查清单.docVIP

会议管理策划及执行全流程工具清单

一、适用场景与价值

本清单适用于各类企业内部会议，包括但不限于：常规部门例会、项目启动会/推进会、跨部门协调会、年度/季度总结会、专题研讨会等。通过系统化梳理会议策划与执行全流程，可帮助会议组织者（如行政人员、项目负责人、部门负责人等）避免遗漏关键环节，保证会议目标明确、流程高效、成果落地，同时提升参会者体验与会议整体价值。

二、全流程操作步骤

（一）会前筹备：奠定会议基础

明确会议核心目标

与会议发起人（如总监、经理）沟通，确认会议需解决的核心问题（如决策事项、信息同步、方案研讨等），保证目标具体、可衡量（符合SMART原则）。

示例：项目启动会目标需明确“确定项目核心团队、关键里程碑及初步分工”；例会目标需明确“同步上周工作进展、明确本周重点任务”。

制定会议基础信息

确定会议名称（简洁明了，如“2024年Q3销售目标研讨会”）、时间（避开参会者忙碌时段，优先选工作日上午9:00-11:00或下午14:00-16:00）、地点（线下会议室需提前预订，线上会议需确认平台如腾讯会议/钉钉）。

预估会议时长（根据议程复杂度设定，例会建议60-90分钟，专题会建议2-3小时），并提前告知参会者。

筛选参会人员并发出通知

根据会议目标确定“必须参加人员”（如决策层、执行负责人）和“可列席人员”（如支持部门、观察员），避免无关人员参会。

提前3-5个工作日发出会议通知，包含：会议目标、时间、地点/、议程概要、需提前准备的材料（如项目PPT、数据报表）。

示例通知模板：“【会议通知】关于项目启动会的安排——时间：X月X日14:00，地点：3楼会议室，请经理、主管及核心成员携带项目初步方案参会。”

准备会议材料与设备

材料准备：整理议程表（细化到每个议题的时间节点、主讲人）、背景资料（如项目文档、数据报告）、签到表（线下）/线上会议测试。

设备检查：线下会议需提前测试投影仪、麦克风、空调、网络；线上会议需提前测试麦克风、摄像头、屏幕共享功能，并准备备用设备（如备用麦克风、充电宝）。

预设会议应急方案

针对可能突发情况制定预案，如：参会人员临时请假（提前安排替补人员或调整议程）、设备故障（准备备用会议室或切换为线上会议）、议题超时（设定每个议题的“提醒机制”，如倒计时10分钟提示）。

（二）会中执行：保证会议高效

会议开场（5-10分钟）

主持人开场：确认参会人员到齐情况（核对签到表），重申会议目标与议程，明确会议规则（如发言时间限制、手机静音）。

破冰（可选）：若为跨部门会议或新团队，可安排简短自我介绍或互动环节，快速聚焦注意力。

按议程推进会议

严格控制时间：每个议题分配固定时长，安排专人（如*助理）负责计时，超时前2分钟提醒主讲人。

引导有效讨论：主持人需避免跑题，对争议问题及时引导（如“我们聚焦当前问题，先解决，其他细节会后再讨论”），鼓励全员发言（点名沉默者：“*同事，关于这个议题你有什么补充？”）。

关键信息记录：指定记录人实时记录决策事项、待办任务（明确“做什么+谁负责+何时完成”），避免遗漏。

处理突发情况

若出现争论或分歧，主持人需暂停讨论，引导各方基于事实和数据表达观点，必要时投票或暂缓议题，会后小范围沟通。

若设备故障，立即切换备用方案（如临时更换会议室、启用线上备用），并安抚参会者情绪。

会议总结（5-10分钟）

主持人总结：回顾会议核心成果（达成的共识、明确的决策），重申待办任务（逐项确认负责人与完成时限）。

确认后续行动：明确会议纪要的发出时间（会后24小时内），以及下次会议时间（如有）。

（三）会后跟进：保障成果落地

整理并分发会议纪要

记录人需在会后24小时内完成纪要整理，内容包括：会议基本信息、各议题讨论要点、决策结果、待办任务清单（含负责人、时限）。

纪要需经主持人审核无误后，通过邮件或企业通讯工具发给所有参会人员，并抄送相关领导。

跟踪待办任务进度

建立任务台账（可使用Excel或项目管理工具如飞书项目、Teambition），每周更新任务完成情况，对逾期未完成的任务及时提醒负责人（如*同事，任务原定X月X日完成，当前进度如何？）。

重要任务需在下次会议中同步进度，保证闭环管理。

收集反馈与复盘

会议结束后2-3天内，通过问卷或一对一沟通收集参会者反馈（如“会议目标是否清晰？”“议程时间分配是否合理？”“哪些环节可优化？”）。

根据反馈调整后续会议流程，持续提升会议效率。

三、核心工具模板

模板1：会议基本信息表

项目

内容示例

会议名称

2024年Q3产品迭代规划会

会议时间

2024年X月X日14:00-16:00

会议地点

公司5楼会议室A/钉钉会议：X

会议目标

明确Q3产品迭代核心功能模块、排期及资源分配

主持人

*总监（产品部）

记录人

*助理（行政部