合同签订及管理流程模板.docVIP

通用合同签订及管理流程模板

一、适用范围与典型应用场景

采购类合同（原材料、设备、服务采购等）

销售类合同（产品销售、服务提供等）

合作类合同（项目合作、联合研发、代理合作等）

劳务类合同（临时用工、咨询服务等）

租赁类合同（场地、设备租赁等）

通过标准化流程，可降低合同风险、提高管理效率，保证合作双方权益。

二、合同签订及管理全流程操作指引

1.需求发起与审批

操作目标：明确合作需求，完成内部立项审批，保证合同签订的必要性与合规性。

操作内容：

需求部门：根据业务需求填写《合同立项申请表》，明确合作方基本信息、合作内容、预算金额、履行期限等核心要素，提交至部门负责人审核。

部门负责人：评估需求的合理性、必要性及与业务目标的匹配度，签署意见后报至法务部门（或指定合规部门）及分管领导审批。

法务部门：对合作主体的资质（如营业执照、相关行业许可证等）进行初步核查，确认需求是否符合法律法规及公司内部制度。

分管领导：结合预算及业务优先级，审批立项申请。

输出成果：《合同立项申请表》（含各级审批签字）、《合作方资质初步核查表》。

2.合同文本准备与审核

操作目标：起草合法、严谨的合同文本，明确双方权利义务，规避潜在法律风险。

操作内容：

起草部门：根据立项审批结果，选择对应的合同模板（如采购合同模板、销售合同模板等），填写合同核心条款，包括但不限于：

合同主体信息（名称、地址、法定代表人/授权代表等）；

合作标的（产品名称、规格、数量或服务内容、标准）；

履行期限、地点及方式；

价格及支付方式（单价、总价、支付节点、账户信息等）；

双方权利义务、违约责任、争议解决方式；

保密条款、不可抗力等补充约定。

法务部门：对合同文本进行合规性审核，重点检查：

主体资格是否合法有效（如合作方是否具备履约能力、是否涉及无权代理等）；

条款是否完整、无歧义，是否存在法律漏洞（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院等）；

是否违反法律法规或公司内部制度（如禁止性条款、审批权限等）。

修改与确认：起草部门根据法务审核意见修订合同，经双方沟通确认后形成《合同评审记录表》。

输出成果：合同草案、《合同评审记录表》。

3.合同谈判与修订

操作目标：与合作方就合同条款达成一致，保证双方权益平衡，为签署奠定基础。

操作内容：

谈判准备：起草部门整理谈判要点（如价格、履行期限、违约责任等核心条款），确定谈判代表（一般为需求部门负责人、法务人员及分管领导）。

谈判实施：与合作方就合同条款逐项沟通，明确分歧点并协商解决方案；谈判过程需形成《谈判纪要》，记录双方主要意见及共识。

文本修订：根据谈判结果，由起草部门修订合同文本，经法务部门复核后，与合作方最终确认定稿。

输出成果：《谈判纪要》、合同最终版文本。

4.合同签署与归档

操作目标：完成合同签署手续，保证合同法律效力，并规范存档管理。

操作内容：

签署授权：公司法定代表人或其授权代表（需提供《授权委托书》）负责签署合同；若为多页合同，需加盖骑缝章。

签署方式：根据合同重要性及合作方要求，可选择纸质签署（双方签字盖章）或电子签署（符合《电子签名法》要求的第三方平台签署）。

用章管理：合同签署需通过公司用章审批流程，由行政部门（或指定用章管理部门）核对合同文本与审批材料一致后，加盖公司公章或合同专用章。

归档管理：签署完成后，由起草部门将合同正本（纸质或电子版）移交至档案管理部门，登记《合同归档登记表》，内容包括合同编号、名称、签署日期、合作方、履行期限、归档人等。

输出成果：签署完成的合同正本、《授权委托书》（若有）、《合同归档登记表》。

5.合同履行跟踪与变更管理

操作目标：监督合同履行情况，及时发觉并处理履行过程中的问题，保证合同顺利执行。

操作内容：

履行跟踪：需求部门作为合同履行主责部门，定期（如按月/季度）跟踪合作方履约进度（如交付时间、质量、付款节点等），填写《合同履行跟踪表》，记录履行情况及存在问题。

问题处理：若发觉合作方未按约履行（如延迟交付、质量不合格等），需求部门应及时向合作方发出《履约催告函》，并同步法务部门，必要时启动违约责任追究程序。

变更管理：若因业务需要或不可抗力需变更合同（如履行期限、标的、金额等），应由双方协商一致并签订《合同变更协议》，变更协议需履行与原合同相同的审批、签署流程。

输出成果：《合同履行跟踪表》、《履约催告函》（若有）、《合同变更协议》（若有）。

6.合同终止与结算

操作目标：规范合同终止条件及后续结算工作，明确双方权利义务终止后的处理事项。

操作内容：

终止确认：合同因履行完毕、协商一致、法定或约定终止事由出现而终止时，需求部门需向法务部门及财务部门提交《合同终止确认书》，说明终止原因及后续处理要求。

结算处理：财务部门根据合同约定及终止协议，