合同管理标准化流程与归档系统.docVIP

合同管理标准化流程与归档系统工具模板

一、系统适用范围与核心价值

本系统适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的合同全生命周期管理，覆盖合同起草、审批、签署、履行、变更、归档等环节。通过标准化流程与规范化归档，可实现合同管理的合规性提升（降低法律风险）、效率优化（减少跨部门沟通成本）、追溯增强（快速调取历史合同数据），尤其适用于涉及高频合同往来（如采购、销售、服务合作等）或对合规性要求较高的场景（如金融、医疗、工程建设等领域）。

二、标准化操作流程详解

流程总览：需求提出→合同起草→内部审批→签署用印→履行跟踪→变更/终止→归档管理

1.需求提出与合同启动

操作主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部）

关键动作：

业务部门根据业务需求（如采购物资、提供服务、合作开发等），填写《合同需求申请表》，明确合同相对方、核心标的（品名/服务内容、数量、质量标准）、预算金额、履行期限等关键要素。

需求表需经部门负责人签字确认，同步提交至法务部门（或指定合规岗）进行前置合规性审查（如对方主体资格、业务可行性等）。

输出物：《合同需求申请表》（含部门负责人审批意见）

2.合同起草与模板匹配

操作主体：业务部门（初稿）+法务部门（审核）

关键动作：

业务部门根据需求，优先使用单位标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），保证条款完整、风险可控；无模板时，可参考行业范本起草，但需经法务部门审核。

起稿内容需包含：合同双方基本信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）、标的描述、权利义务条款、付款方式/期限、违约责任、争议解决方式、生效条件等核心要素。

法务部门对合同条款进行合规性审查，重点核查：主体资格（对方是否为合法存续企业）、法律风险（如违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰）、条款冲突（如与单位制度或法律法规冲突处），形成《合同审核意见表》。

输出物：合同初稿、《合同审核意见表》（含法务审核意见及修订建议）

3.内部审批流程

操作主体：业务部门→法务部门→财务部门→分管领导→总经理（根据合同金额/重要性分级）

审批分级标准（示例）：

A类合同（金额≤10万元）：业务部门负责人→法务部门→分管领导审批；

B类合同（10万元＜金额≤50万元）：业务部门→法务→财务（审核付款条件、预算）→分管领导→总经理审批；

C类合同（金额＞50万元或重大战略合作）：在B类基础上增加总经理办公会审议。

关键动作：

各审批部门需在《合同审批表》中明确审批意见（“同意”“修改后同意”“不同意”并注明理由），审批时限一般不超过2个工作日（紧急合同可缩短至1个工作日，需标注“急件”）。

审批通过后，形成最终版合同文本；若需修改，由业务部门根据意见调整后重新提交审批。

输出物：《合同审批表》（含各环节审批意见）、最终版合同文本（PDF+Word版）

4.合同签署与用印管理

操作主体：行政部（用印岗）+业务部门（对接签署）

关键动作：

业务部门核对最终版合同文本与审批意见一致后，填写《合同用印申请表》，附《合同审批表》《合同审核意见表》等材料，提交至行政部。

行政部核验材料完整性（审批流程是否完结、关键条款是否与审批意见匹配），确认无误后，按单位《印章管理办法》加盖合同专用章或公章（严禁空白合同盖章）。

纸质合同签署需双方当面签字盖章，或通过合法电子签约平台（如e签宝、法大大）进行电子签署（电子签名与手写签名具有同等法律效力）。

签署完成后，行政部留存合同签署页（纸质+扫描件），业务部门领取合同正本。

输出物：《合同用印申请表》、签署完成合同文本（纸质+电子）、用印登记记录

5.合同履行与跟踪

操作主体：业务部门（履约责任人）+财务部门（付款跟踪）

关键动作：

业务部门指定专人作为履约责任人，建立《合同履行跟踪表》，实时记录合同履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点等）。

按合同约定履行义务（如交付货物、提供服务），并收集履约证据（验收单、验收报告、沟通函等），保证可追溯。

财务部门根据合同付款条款，跟踪款项支付情况，核对发票、收款凭证等材料，保证付款合规。

若出现履行异常（如对方违约、不可抗力导致无法履行），业务部门需在24小时内上报分管领导，并启动协商/变更/终止流程。

输出物：《合同履行跟踪表》、履约证据材料（验收单、沟通函等）、付款凭证

6.合同变更、终止与归档准备

操作主体：业务部门+法务部门

关键动作：

变更：需变更合同时由业务部门与对方协商一致，签订《合同变更协议》，参照原合同审批流程履行审批手续，更新《合同履行跟踪表》。

终止：合同到期或满足终止条件（如一方违约、协商解除）时，业务部门确认终止事宜，收集终止协议（或书面通知）、结算凭证等材料，书面通知法务部门及相关方。

归档准备：业务部门整理合同全生命