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企业采购申请与审批操作流程模板

一、适用范围与业务场景

二、操作流程详解

（一）采购申请发起

需求提出：申请人根据部门工作需要，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间等基本信息，填写《采购申请表》（模板见第三部分）。

材料准备：附上相关支撑材料，如市场询价至少3家的报价单（紧急采购可提供1-2家并注明原因）、技术参数说明（针对设备类采购）、历史采购记录（用于参考价格）等，保证材料真实、完整。

提交申请：通过企业OA系统或纸质流程，将《采购申请表》及附件提交至部门负责人处进行初审，注明“采购申请”及紧急程度（一般/紧急）。

（二）部门初审

必要性审核：部门负责人重点审核采购需求是否符合部门年度工作计划、是否为重复采购、是否存在可替代方案（如内部调配、租赁等），保证采购需求合理。

预算核对：对照部门预算额度，检查采购金额是否超预算，若超预算需申请人补充说明理由（如新增项目、紧急支出等）。

初审意见：审核通过后，在《采购申请表》“部门负责人意见”栏签字确认，并提交至下一环节（如采购部或财务部）；若不通过，需注明原因并退回申请人调整。

（三）跨部门会签（如需）

采购部审核：采购部收到申请后，重点审核：

采购物品/服务的规格型号是否明确，避免模糊描述（如“一批办公用品”需细化到“A4纸500张，70g，白色”）；

市场询价是否符合企业采购政策（如是否需通过指定供应商、是否需公开招标）；

库存情况（如为常规物资，检查库存是否充足，避免重复采购）。

财务部审核：财务部审核采购预算的合规性、资金来源（如是否纳入年度预算、是否需专项审批）及付款方式（如预付款比例、结算周期），保证资金使用合理。

其他部门会签：若采购涉及技术参数（如生产设备）、安全标准（如劳保用品）或法务风险（如服务合同），需技术部、安全部、法务部等部门会签，出具专业意见。

（四）分级审批

根据采购金额及类型，确定最终审批人，审批权限如下（示例，企业可根据自身规模调整）：

小额采购（≤5000元）：部门负责人审批即可，无需提交至更高层级。

中等金额采购（5000元-5万元）：需分管副总审批，确认采购必要性及预算合理性。

大额采购（＞5万元）：需总经理审批，必要时提交总经理办公会集体决策。

特殊采购（如战略物资、独家代理产品）：需增加董事长或董事会审批环节。

审批人在收到申请后，需在1-3个工作日内完成审核（紧急采购需4小时内反馈），明确签署“同意”“不同意”或“补充说明”意见，并反馈至申请人或采购部。

（五）审批结果反馈与执行

结果通知：采购部汇总各部门审批意见，将最终结果（通过/驳回）通知申请人。

若通过：申请人根据审批意见，配合采购部完成供应商选择、合同签订等后续工作；

若驳回：采购部需向申请人说明驳回原因（如“超预算未说明理由”“规格不明确”），申请人可补充材料后重新发起申请。

紧急采购处理：若遇突发紧急情况（如设备故障需立即维修），可先电话请示分管副总同意后启动采购，但需在24小时内补全审批流程，并在《采购申请表》中注明“紧急采购”及事由。

（六）采购执行与验收

供应商选择：采购部根据审批通过的采购需求，通过比价、招标或单一来源采购等方式确定供应商，保证性价比最优。

合同签订：采购金额≥1万元的，需签订书面合同，明确双方权利义务（如交付时间、质量标准、违约责任），由采购部负责人及法定代表人签字盖章。

物品/服务交付：供应商按合同约定交付采购物品或提供服务，申请人或使用部门需核对数量、规格、质量等是否符合要求，并在《送货单》或《服务确认单》上签字确认。

验收合格：对于设备类或需专业验收的物品，可邀请技术部、使用部门共同验收，出具《验收报告》，保证采购物品满足使用需求。

（七）费用报销与归档

报销申请：验收合格后，申请人凭《采购申请表》《验收报告》《发票》《合同》（金额≥1万元）等材料，向财务部申请报销。

财务审核：财务部核对发票与实际采购内容、审批流程是否一致，确认无误后安排付款。

资料归档：采购部将《采购申请表》、审批意见、合同、报价单、验收报告、发票等资料整理成册，按年度分类归档，保存期限不少于3年，便于后续审计与查询。

三、采购申请表模板

申请编号

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

采购类别

□办公物资□生产设备□服务类□其他

紧急程度

□一般□紧急

期望交付日期

采购明细

序号

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

单价（元）

1

2

预算金额（合计）

￥

附件清单

□报价单□技术参数□需求说明□其他：

审批意见

部门负责人签字：

日期：

分管副总签字：

日期：

总经理签字：

日期：

采购部意见：

□同意，按流程执行□需补充材料□不同意，原因：

负责人签字：

日期：

财务部意见：

□预算合规□超预算，需说明：

负责人签字