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文档资料归档标准化模板

一、适用范围

二、标准化操作流程

（一）文档收集与整理

明确收集范围：根据部门职责或项目需求，制定《文档收集清单》，明确需归档的文档类型（如“项目立项阶段批复文件”“月度部门工作总结”）、形成周期（如“实时归档”“月度汇总归档”）及责任人。

文档初筛：由文档形成人（如项目负责人、部门助理）对文档进行初步筛选，保证文档内容完整、字迹清晰（电子文档需确认格式兼容性，避免使用加密或特殊格式）、无重复冗余。对于破损或不清晰的纸质文档，需提前修复或复印；对于电子文档，需检查病毒并转换为通用格式（如PDF、Word）。

集中汇总：定期（如每周/每月）将初筛后的文档按部门或项目分类汇总，交由指定归档管理员（如综合管理部文档专员）统一核对。

（二）文档分类与编号

分类维度：根据组织架构或业务属性，采用“一级分类+二级分类”结构：

一级分类：按部门/项目划分（如“行政部”“市场部”“项目组”）；

二级分类：按文档类型划分（如“制度文件”“会议资料”“合同协议”）。

示例：“行政部-制度文件”“项目组-技术资料”。

编号规则：采用“分类代码-年份-流水号”格式，保证编号唯一性：

分类代码：用一级分类和二级分类的首字拼音首字母组合（如“行政部制度文件”为“XZZD”）；

年份：文档形成年份（如“2024”）；

流水号：当该分类下文档数量，按“001-999”顺序编号。

示例：“XZZD-2024-001”表示“行政部制度文件2024年第1号归档文档”。

标签粘贴：纸质文档在首页右上角粘贴归档标签，标注编号、名称、形成日期；电子文档在文件名中加入编号（如“[XZZD-2024-001]公司考勤管理制度.docx”），并在属性中填写编号信息。

（三）归档信息登记

填写登记表：根据《文档归档标准登记表》（见第三部分），逐项填写文档信息，包括文档名称、编号、所属分类、密级（如“公开”“内部秘密”“机密”，根据组织规定划分）、形成日期、页数（纸质）/文件大小（电子）、存储位置（如“档案室A柜3层”“服务器-行政部文件夹”）、责任人（文档形成人）、归档日期、备注（如“原件”“复印件”“电子备份路径”）。

信息核对：归档管理员与文档形成人共同核对登记信息，保证编号准确、分类无误、无遗漏项，双方签字确认。

（四）存储与保管

存储介质选择：

纸质文档：使用统一规格档案盒（如A4纸尺寸），按编号顺序垂直存放，档案盒外粘贴标签（标注分类名称及编号范围），避免挤压；

电子文档：存储于指定服务器或云盘，建立分类文件夹（与一级、二级分类对应），定期（每月）进行本地+云端双重备份，备份文件需加密并记录备份时间及负责人。

存储环境管理：

纸质档案室：需保持干燥（湿度40%-60%）、通风、避光，配备防火、防虫、防盗设施，温度控制在14-24℃；

电子存储介质：服务器需定期维护，防止硬件故障；云盘需设置访问权限，仅归档管理员及相关负责人可读写。

（五）借阅与查阅

借阅申请：借阅人需填写《文档借阅申请表》，注明文档编号、名称、借阅事由、借阅期限（一般不超过3个工作日）、借阅人签字，部门负责人审批（涉密文档需额外经分管领导审批）。

借阅登记：归档管理员核对申请表无误后，办理借阅手续：纸质文档需登记借阅时间、归还时间，借阅人签字确认；电子文档需通过权限临时开放，记录查阅日志（包括查阅人、时间、操作内容）。

归还与检查：借阅期满后，借阅人需及时归还文档，归档管理员检查文档完整性（纸质无涂改、撕毁；电子无复制、修改），确认无误后注销借阅记录。

（六）定期清理与销毁

清理周期：每年度末对归档文档进行梳理，区分“继续保存”与“到期销毁”两类。

销毁判定：根据《文档保管期限表》（如“会议纪要保存5年”“合同协议保存10年”），到期且无保存价值的文档，由归档管理员编制《销毁文档清单》，经部门负责人及分管领导审批后，方可销毁。

销毁执行：

纸质文档：采用碎纸机销毁，由2人以上共同监督，销毁后记录销毁时间、监督人签字；

电子文档：彻底删除并清空回收站，低级格式化存储介质，保证无法恢复。

三、文档归档标准登记表

序号

文档编号

文档名称

所属分类（一级-二级）

密级

形成日期

页数/文件大小

存储位置（物理/电子）

责任人

归档日期

备注（原件/复印件等）

1

XZ-2024-001

公司考勤管理制度

行政部-制度文件

内部

2024-01-15

12页

档案室A柜3层-001盒

*

2024-01-20

原件

2

SCXM-2024-005

项目需求说明书

市场部-项目组

公开

2024-02-03

25页/5.2MB

服务器-市场部-项目

*

2024-02-05

电子备份：D:\2024

3

HT-2024-012

供应商合作协议

采购部-合同协议

机密

2024-03-10