采购合同审核与验收清单模板.docVIP

采购合同审核与验收清单模板

一、适用场景与范围

二、操作流程详解

（一）合同审核阶段

前置资料准备

采购部门需收集完整的采购申请单、供应商资质文件（营业执照、相关行业资质证书、过往合作业绩证明等）、报价单、技术规格书等资料，保证信息齐全后再启动审核。

资质与主体审核

核查供应商资质是否在有效期内，是否具备履行合同的能力（如生产许可、经营资质等）；

确认合同双方主体信息（公司名称、地址、统一社会信用代码）与采购申请、供应商资料一致，避免主体不适格风险。

核心条款审核

标的物信息：核对品名、规格型号、数量、技术参数是否与采购申请一致，避免模糊描述（如“优质材料”需明确具体标准）；

价格条款：确认单价、总价、币种、是否含税、付款方式（如预付款比例、到货付款节点）、发票类型等，与报价单一致；

交付条款：明确交付时间、地点、运输方式、风险转移节点（如“交付后风险转移至采购方”）；

质量标准：约定质量验收依据（国家标准、行业标准或双方确认的技术文件）、质保期限及质保期内服务责任；

违约责任：明确逾期交付、质量不达标、付款违约等情形的违约金计算方式及赔偿范围；

争议解决：约定争议解决方式（协商、仲裁或诉讼）及管辖法院/仲裁机构。

合规性审核

法务或合规部门需审核合同是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规要求，是否存在显失公平条款，保证合同法律效力。

审批流转

审核通过后，按公司审批权限逐级报批（如采购经理→财务总监→总经理），审批完成后加盖合同公章，正式生效。

（二）验收准备阶段

信息核对

验收前，仓库管理部/使用部门需对照合同信息（合同编号、标的物名称、数量、交付时间），提前确认供应商是否已提交《发货清单》《产品合格证》等随货文件。

验收资源准备

准备验收工具（如测量仪器、检测设备、称重工具等），保证工具在校准有效期内；

组建验收小组（至少2人以上，含使用部门代表、仓库管理员、质检员），明确分工（如数量清点、质量检测、文档核对）。

验收标准确认

组织验收小组重温合同约定的质量标准、技术参数及验收方法，必要时可邀请供应商技术人员参与验收，保证标准理解一致。

（三）现场验收阶段

数量与外观验收

按发货清单逐件清点数量，核对是否与合同一致，注意包装是否完好、有无破损或变形；

检查产品外观（如设备表面有无划痕、零部件是否齐全、标识是否清晰等），初步判断是否存在运输损坏。

质量与技术参数验收

按合同约定的技术标准进行检测（如设备运行参数、材料功能指标、服务功能实现等），必要时可委托第三方检测机构出具检测报告；

对于服务类采购（如IT运维、保洁服务），需对照服务范围、服务频次、响应时间等条款，现场抽查服务效果。

文档与凭证核对

核对供应商提交的《产品合格证》《检测报告》《使用说明书》《保修卡》等文件是否齐全，与合同约定一致后留存归档。

（四）验收后处理阶段

填写验收清单

验收小组根据验收结果，如实填写《采购合同验收清单》（见模板表格），明确验收结论（合格/不合格）、不合格项具体描述及整改要求。

问题反馈与整改

若验收不合格，需在24小时内书面通知供应商，明确整改期限及标准，要求供应商在规定期限内完成整改并复验；

整改完成后，重新组织验收，直至合格为止，相关整改记录需书面存档。

归档与付款

验收合格后，验收清单需由验收小组成员、使用部门负责人签字确认，连同合同、发货清单、合格证等资料统一归档；

财务部门凭验收合格单、发票等凭证办理付款手续，保证“款到货清、验收合格后付款”。

三、模板表格与填写说明

（一）采购合同审核表

审核项目

审核内容

审核标准

审核结果（合格/不合格/备注）

审核人

日期

供应商资质

营业执照、行业资质证书有效期

资证在有效期内，范围与采购标的匹配

*经理

2023–

合同主体信息

采购方、供应商名称、统一社会信用代码

与采购申请、供应商资料一致

*主管

2023–

标的物信息

品名、规格型号、数量、技术参数

与采购申请、报价单一致，无模糊描述

*专员

2023–

价格条款

单价、总价、付款方式、发票类型

与报价单一致，符合公司财务制度

*财务

2023–

交付条款

交付时间、地点、风险转移节点

明确具体，无歧义

*物流

2023–

质量标准

验收依据、质保期限、服务责任

符合行业标准或双方约定，可操作

*质检

2023–

违约责任

逾期交付、质量不达标等违约情形及赔偿方式

公平合理，覆盖主要风险

*法务

2023–

审批意见

按权限审批

审批人签字，意见明确（如“同意执行”“需修改后重审”）

*总监

2023–

（二）采购合同验收清单

验收项目

验收标准

验收结果（合格/不合格）

问题描述（不合格项需详细说明）

验收人

日期

数量核对

与合同/发货清单一致（误差≤0%）

*仓库

2023–

外观检查

包装完好，无破损、变形；