行政公文撰写及格式统一模板.docVIP

行政公文撰写及日常格式统一模板类内容

一、适用范围与典型应用场景

内部事务通知：如部署工作、传达制度、安排会议等，例如《关于2024年年度工作总结提交的通知》《办公区域安全管理规定》。

工作报告与请示：向上级或领导汇报工作进展、请求指示或批准，例如《部门2024年第三季度工作汇报》《关于采购办公设备的请示》。

外部沟通函件：与平级单位或合作方商洽事宜、复函询问，例如《关于联合举办行业交流活动的函》《关于项目合作事宜的复函》。

会议纪要：记录各类工作会议的主要内容及议定事项，例如《公司2024年第一次总经理办公会议纪要》。

总结与计划类文书：对阶段性工作梳理总结或规划未来工作，例如《2023年度行政工作总结》《2024年年度工作计划》。

二、公文撰写标准化操作流程

（一）明确公文类型与核心目的

根据发文需求确定公文类型（通知、报告、请示、函、会议纪要等），明确核心目的（告知、汇报、请求、商洽等）。例如需部署工作则选择“通知”，请求上级批准则选择“请示”。

（二）收集与整理基础材料

围绕公文主题收集相关数据、政策依据、背景资料等，保证信息准确、内容完整。例如撰写《关于调整考勤制度的通知》需收集原考勤制度、员工反馈意见、新制度合规性依据等材料。

（三）确定公文结构与格式框架

根据公文类型选择对应的模板结构（详见第三部分“常用公文格式模板结构表”），明确标题、主送机关、附件、发文机关、成文日期等构成要素的排列顺序。

（四）规范撰写内容

开头：简明扼要说明发文依据或目的，如“根据会议精神”“为规范管理，现就有关事项通知如下”。

主体：条理清晰阐述具体内容，使用“一、二、三”或“（一）（二）（三）”等序号分点表述，重点内容可适当加粗突出。

结尾：根据公文类型提出要求或总结，如通知类常用“特此通知”，请示类常用“妥否，请批示”。

（五）格式排版与细节校对

字体与字号：标题一般用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312。

行距与页边距：行距固定为28磅，页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。

校对内容：检查错别字、标点符号使用是否规范，数字（如日期、金额）表述是否准确，附件名称与是否一致。

（六）审核流程与定稿印发

初稿撰写：由具体经办人完成内容撰写与初步排版。

部门审核：部门负责人审核内容准确性、合规性及格式规范性。

领导签发：按单位权限报请相关领导（如分管领导、主要负责人）签发，签发人需手写签名或标注“同意印发”。

正式印发：经审核无误后，按需打印、盖章、分发，并做好归档记录。

三、常用公文格式模板结构表

（一）通知类模板结构表

构成要素

格式要求

示例说明

标题

发文机关+事由+文种，二号小标宋简体，居中

《公司关于2024年春节放假安排的通知》

主送机关

三号仿宋GB2312，顶格编排，后加冒号

各部门、各单位：

三号仿宋GB2312，首行缩进2字符，行距28磅，分点表述逻辑清晰

一、放假时间：2024年2月9日至2月17日，2月18日（星期日）正常上班。二、注意事项：各部门需提前做好工作交接，关闭办公区域电源。

附件（如有）

下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，附件名称不加书名号

附件：2024年春节值班安排表

发文机关署名

成文日期之上，居中排布，发文机关全称或规范化简称

公司行政部

成文日期

阿拉伯数字将年、月、日标全，右空四字编排

2024年1月20日

（二）请示类模板结构表

构成要素

格式要求

示例说明

标题

事由+文种，二号小标宋简体，居中（可发文机关）

《关于采购办公电脑的请示》

主送机关

三号仿宋GB2312，顶格编排，后加冒号（仅送一个上级机关）尊敬的总经理：

开头说明请示缘由，主体阐述请示事项，结尾提出请求，三号仿宋GB2312，首行缩进2字符

因市场部现有电脑使用年限超过5年，频繁出现故障，影响工作效率，拟采购新电脑5台，预算合计2.5万元。妥否，请批示。

附件（如有）

下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称

附件：办公电脑采购清单及报价单

发文机关署名

成文日期之上，居中排布

市场部

成文日期

阿拉伯数字将年、月、日标全，右空四字编排

2024年3月5日

（三）会议纪要模板结构表

构成要素

格式要求

示例说明

标题

会议名称+“纪要”，二号小标宋简体，居中

《公司2024年第一次总经理办公会议纪要》

会议基本信息

三号仿宋GB2312，左空二字编排，包括会议时间、地点、主持人、参会人员、记录人

会议时间：2024年3月10日14:00-16:00会议地点：公司301会议室主持人：总经理参会人员：副总经理、各部门负责人记录人：*秘书

分“会议议题”“会议内容”“议定事项”三部分，三号仿宋GB2312