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采购流程与成本控制手册

本手册旨在规范企业采购活动全流程，通过标准化操作与成本管控措施，实现采购效率提升、成本合理控制及合规风险降低。手册适用于企业各类采购场景，涵盖需求提出、供应商管理、订单执行、成本分析等关键环节，为企业采购部门及相关协作人员提供操作指引。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册适用于企业所有采购类型的活动，包括但不限于：原材料采购、办公用品采购、设备采购、服务采购（如咨询、运维）等。涉及部门包括需求部门、采购部门、财务部门、仓储部门及法务部门。

（二）典型应用场景

常规采购场景：如生产部门每月定期采购原材料、行政部门采购日常办公耗材，需求明确、采购周期固定。

项目采购场景：如新产品研发项目采购专用设备、市场活动采购推广物料，需求具有一次性、目标导向特点。

紧急采购场景：如生产设备突发故障需紧急替换配件、疫情期间急需防疫物资，需缩短流程保障时效。

战略采购场景：如年度框架协议采购（与核心供应商签订年度供货协议）、大宗原材料集中采购，侧重长期成本优化与供应链稳定性。

二、标准化操作流程详解

采购流程分为需求提出与审批、供应商选择与管理、订单执行与跟踪、验收与付款、成本分析与复盘五个阶段，各阶段需明确责任主体、关键动作及输出成果。

（一）需求提出与审批

目标：保证采购需求真实、必要且符合预算，从源头控制无效采购。

1.需求发起

责任主体：需求部门（如生产部、行政部）

关键动作：

填写《采购申请单》，注明物料/服务名称、规格型号、需求数量、用途、期望交付日期、预算金额（需附成本测算依据，如历史采购价、市场询价记录）。

对需求必要性进行内部审核（如生产部需确认库存数量，避免过量采购）。

2.需求审批

责任主体：需求部门负责人→采购部门→财务部门→分管领导（根据采购金额分级授权）

审批权限示例：

金额≤5000元：需求部门负责人+采购专员审批

5000元＜金额≤50000元：需求部门负责人+采购经理+财务经理审批

金额＞50000元：需分管副总及以上领导审批

关键输出：《采购申请单》（审批完成版）

（二）供应商选择与管理

目标：通过科学筛选与动态管理，选择优质供应商，保障供应稳定性与成本优势。

1.供应商寻源

责任主体：采购部门

关键动作：

常规采购：从《合格供应商名录》中筛选3家及以上候选供应商；

新供应商/特殊采购：通过行业展会、公开招标、推荐等方式拓展供应商，收集其资质文件（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）。

2.供应商评估与比价

责任主体：采购部门（牵头）、需求部门（技术参数评估）、财务部门（成本合理性评估）

评估维度：

资质能力：营业执照、生产许可、行业认证（如ISO9001）等；

供货能力：产能、交期历史记录、库存水平；

价格水平：对比3家及以上供应商报价（需明确报价包含运费、税费等全成本）；

服务质量：售后响应速度、不良品处理机制、客户评价。

关键输出：《供应商评估表》（含评分）、《采购询比价记录表》

3.供应商确定与合同签订

责任主体：采购部门、法务部门

关键动作：

根据评估结果选择最优供应商，签订《采购合同》，明确标的、数量、价格、交付方式、验收标准、付款条件、违约责任等条款；

合同金额超10万元或涉及关键物料时，需法务部门审核条款合规性。

关键输出：《采购合同》（审批完成版）

（三）订单执行与跟踪

目标：保证供应商按合同约定履约，实时掌握订单进度，降低交付风险。

1.订单下达

责任主体：采购部门

关键动作：根据《采购合同》《采购订单》，发送至供应商，并抄送需求部门、仓储部门。

2.进度跟踪

责任主体：采购专员

关键动作：

定期（如每周）与供应商确认生产/备货进度，对可能延期的情况提前预警；

需求部门如有交期变更，需提前3个工作日书面通知采购部门，协调供应商调整。

关键输出：《采购订单跟踪表》

（四）验收与付款

目标：保证到货物料/服务符合质量与数量要求，按合同约定及时结算，避免超付或纠纷。

1.到货验收

责任主体：需求部门（质量验收）、仓储部门（数量验收）

关键动作：

数量验收：核对送货单与《采购订单》数量是否一致，点收无误后入库；

质量验收：需求部门按技术标准检验（如检测报告、试用效果），不合格物料当场拒收并填写《不合格品处理单》，要求供应商限期退换；

验收完成后，双方在《到货验收单》签字确认，同步反馈采购部门。

关键输出：《到货验收单》（需含验收人员签字、验收结论）

2.付款申请

责任主体：采购部门、财务部门

关键动作：

采购部门收集《采购合同》《到货验收单》《供应商发票》（或结算凭证），核对无误后填写《付款申请单》；

财务部门审核金额、发票合规性及付款条件（如是否达到账期），按审批流程付款。

关键输出：《付款申请单》（附合同、验收单、发票等凭证）

（五