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制造行业设备档案管理标准

一、总则

1.1目的与依据

为规范制造企业设备档案管理工作，确保设备全生命周期信息的完整、准确与可追溯，保障设备安全稳定运行，提高设备管理水平与利用效率，依据国家相关法律法规及行业管理要求，结合制造行业特点，特制定本标准。

1.2适用范围

本标准适用于制造企业各类生产设备、辅助设备、试验检测设备及其他重要设备的档案管理。企业内各相关部门在设备管理活动中形成的，具有保存价值的各类文件材料，均应遵照本标准执行。

1.3基本原则

设备档案管理应遵循以下原则：

真实性原则：档案内容必须真实反映设备的实际情况和管理过程。

完整性原则：确保设备全生命周期各阶段形成的档案材料齐全完整。

系统性原则：档案材料应按一定规律进行分类、整理、编目，形成有机整体。

安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全与信息安全，防止失泄密和损坏。

可利用性原则：档案管理应便于查询、借阅和利用，服务于设备管理、维护、改造及决策。

二、术语与定义

2.1设备

指企业在生产经营过程中所使用的各类机械、电气、仪表、自动化控制装置、特种设备等有形固定资产。

2.2设备档案

指企业在设备规划、选型、采购、安装、调试、验收、使用、维护、保养、维修、改造、升级、封存、启封、调拨、报废等全生命周期管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

2.3全生命周期管理

指对设备从规划设计到最终报废处置的整个过程进行系统性的管理与控制。

2.4归档

指将办理完毕且具有保存价值的设备文件材料，按照规定的要求整理后，移交给档案管理部门或指定人员保存的过程。

三、设备档案的构成与分类

3.1档案构成

设备档案应包含但不限于以下内容：

设备前期管理文件：包括设备需求申请、可行性研究报告、技术规格书、招投标文件、采购合同及附件、技术协议、供应商资质材料等。

设备开箱验收与安装调试文件：包括设备装箱单、开箱验收记录、随机技术文件（含说明书、图纸、合格证、检验报告等）、安装调试方案、安装记录、调试记录、试运行报告、最终验收报告等。

设备技术文件：包括设备总图、部件图、零件图、电气原理图、接线图、液压气动原理图、控制程序、备件清单、易损件清单等。

设备运行管理文件：包括设备台账、设备卡片、操作规程、维护保养规程、运行记录、点检记录、状态监测数据等。

设备维护保养与维修文件：包括维护保养计划、维护保养记录、润滑记录、故障记录、维修工单、维修记录、大修方案与总结报告、备件更换记录等。

设备改造与升级文件：包括改造申请、可行性分析、改造方案、设计图纸、审批文件、施工记录、验收报告、技术参数变更记录等。

设备资产管理文件：包括设备台账更新记录、调拨单、借用登记、封存与启封记录、折旧记录、报废申请、鉴定报告、报废处置记录等。

其他相关文件：包括设备相关的培训记录、技术交流资料、事故报告、特种设备的定期检验报告及相关证件等。

3.2档案分类

设备档案可根据管理需要进行分类：

按设备类别：如机械加工设备、自动化生产线、动力设备、起重运输设备、检测试验设备等。

按档案形成阶段：如前期档案、购置安装档案、运行维护档案、改造报废档案等。

按文件载体形式：如纸质档案、电子档案、声像档案（照片、视频）等。

企业应根据自身设备特点和管理需求，制定详细的档案分类目录，并保持相对稳定。

四、设备档案的管理流程

4.1档案的收集与整理

收集：设备管理部门及相关使用部门应指定专人负责设备档案材料的及时收集。确保在设备管理各阶段产生的文件材料不遗漏、不丢失，并在规定时间内移交档案管理责任人。

整理：收集到的档案材料应进行系统整理。包括对文件材料的鉴别、分类、排序、编号、编目、装订等。做到条理清晰，便于查阅。文件材料应字迹清楚、图样清晰、签字手续完备。

4.2档案的归档

设备档案应在设备正式投入运行后规定期限内完成首次归档。

设备运行、维护、维修、改造等后续管理过程中形成的文件材料，应定期（如每月或每季度）整理归档。

归档时应填写《设备档案归档登记表》，办理交接手续。档案管理部门或责任人应对归档材料的完整性、规范性进行审核。

4.3档案的保管

库房要求：纸质档案应存放在专用档案柜中，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。

存放管理：档案应按照分类编号有序存放，易于查找。不同状态的设备档案（在用、封存、报废）应分区管理。

电子档案：应有专门的存储介质和管理系统，定期进行备份，防止数据丢失或损坏。同时，注意电子文件格式的兼容性和长期可读性。

保密管理：对于涉及企业技术秘密或商业秘密的设备档案，应明确保密级别，严格遵守保密规定。

4.4档案的利用

企业内部单位或人员因工作需要查阅、借阅设备档案，应履行审批手续，填写《档案查阅/借阅登记