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财务报销流程及单据填写规范操作指南

一、引言

为进一步规范公司财务管理，明确报销流程，提高工作效率，确保各项费用支出的合规性、真实性和准确性，特制定本操作指南。本指南适用于公司全体员工，旨在为大家提供清晰、便捷的报销指引，减少因流程不清、填写不规范导致的延误和返工。请各部门员工认真学习并严格遵照执行。

二、财务报销基本流程

财务报销一般遵循“经办人发起→部门审核→财务复核→领导审批→财务付款”的基本路径。具体步骤如下：

（一）原始凭证收集与整理

经办人在日常经济活动中，应及时索取并妥善保管合法、有效的原始凭证。原始凭证主要包括但不限于：增值税专用发票、增值税普通发票、行程单、车票、船票、机票、住宿费发票、合规的收款收据（特定情况下）等。

*要点：确保凭证内容真实、项目完整（包括开票日期、开票单位、品名/服务内容、规格、数量、单价、金额、税额、开票人、复核人、收款人等）、字迹清晰、印章齐全（发票专用章）。

*整理：将同类性质的票据归类整理，如差旅费、业务招待费、办公费等应分开整理，便于后续填写报销单和财务审核。

（二）填写报销单

经办人根据整理好的原始凭证，准确、完整地填写公司统一格式的《费用报销单》或相应的专项报销单（如差旅费报销单）。具体填写规范详见本指南第三部分。

（三）部门负责人审批

经办人将填写完毕的报销单及附件提交给部门负责人。部门负责人应对报销业务的真实性、必要性、合规性进行审核，确认无误后签字批准。

（四）财务部门审核

经部门负责人审批后的报销单据，提交至财务部门进行专业审核。财务审核内容主要包括：

*原始凭证的合法性、合规性、完整性、真实性；

*报销金额计算的准确性；

*报销单填写的规范性；

*费用标准是否符合公司相关规定；

*审批流程是否完整。

财务审核通过后，由财务负责人或指定审核人员签字。对不符合要求的单据，财务部门将退回经办人并说明原因，由经办人补充完善。

（五）分管领导/总经理审批

根据公司授权审批权限规定，需由分管领导或总经理审批的报销单据，在完成财务审核后，提交至相应领导进行最终审批。

（六）财务付款

经上述所有审批流程完毕后，财务部门根据审批通过的报销单，按照公司规定的付款方式（如银行转账、公务卡结算等）办理付款手续。

（七）凭证归档

付款完成后，财务部门将相关报销凭证整理归档，作为会计核算的依据。

三、报销单据填写规范

（一）填写基本要求

1.使用工具：原则上应使用黑色或蓝色水笔、签字笔填写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔或易褪色的笔。

2.内容完整：报销单各项目应逐项填写，不得遗漏。如项目无内容，可填写“无”或划斜线。

3.不得涂改：报销单填写错误需更正时，应重新填写，不得在原单上涂改或挖补。

4.数据准确：大小写金额必须一致，计算准确无误。

（二）《费用报销单》主要栏目填写说明

1.报销部门：填写经办人所在的具体部门。

2.报销日期：填写提交报销单的当天日期。

3.经办人：填写经办人本人姓名。

4.事由/用途：简明扼要地填写报销费用的具体事由或用途，如“购买办公用品”、“招待客户”、“市内交通费”等。如为差旅费，应注明出差地点、出差事由及出差时间。

5.附件张数：填写所附原始凭证的总张数（包括粘贴单上粘贴的所有票据）。

6.报销金额：

*小写金额：在“￥”符号后填写阿拉伯数字，精确到分。无角分的，可在角分位写“00”。

*大写金额：在“人民币（大写）”之后填写，金额数字应使用中文大写正楷或行书填写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）等字样。大写金额应顶格填写，不得留有空白。

7.费用承担部门：如费用需由其他部门承担，应注明具体承担部门；否则填写本部门。

8.预算项目：根据公司预算管理要求，填写对应的预算项目代码或名称。

（三）原始凭证粘贴要求

1.粘贴单：应使用公司统一格式的《原始凭证粘贴单》。

2.粘贴方法：将原始凭证分类、整齐地粘贴在粘贴单上，从右至左、从小到大、呈鱼鳞状依次粘贴，确保每张票据都粘贴牢固，避免脱落。

3.粘贴范围：票据粘贴应在粘贴单的虚线框内，不得超出。票据过大时，可按粘贴单大小折叠整齐。

4.胶水使用：使用适量胶水粘贴，避免使用订书机装订（特殊厚硬票据除外）。

5.金额方向：票据的金额数字应朝上或朝左，便于查看和核对。

6.同类归集：相同类型的费用票据应粘贴在一起，并在粘贴单上简要注明该类费用的合计金额。

（四）常见问题及注意事项

1.发票抬头：必须为公司全称，不得为个人或其他名称。

2.开票信息：增值税专用发票需完整填写公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号。

3.连号票据：