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企业合同管理制度

一、总则

在现代企业经营活动中，合同是维系商业关系、规范交易行为、保障各方权益的基本法律文件，其重要性不言而喻。为规范企业合同行为，防范合同风险，保障企业合法权益，提升经营管理水平，依据国家相关法律法规，并结合本企业实际情况，特制定本制度。

本制度旨在通过建立一套科学、系统、规范的合同管理流程，确保企业在合同的订立、履行、变更、解除、终止等各个环节均能得到有效控制，最大限度降低合同风险，提高合同履约率，促进企业持续健康发展。

适用范围：本制度适用于企业及所属各部门、分支机构在经营管理活动中与其他法人、非法人组织或自然人之间订立的各类合同、协议、意向书及其他具有法律约束力的文件。但日常办公用品采购等零星、小额、即时结清且风险较低的交易，可在另行规定的简化流程下操作，具体范围由企业根据实际情况界定。

基本原则：

1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规、行业规范及企业内部规章制度，确保合同内容及形式合法有效。

2.平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，应当遵循自愿、公平、诚实信用的原则，维护交易双方的正当权益。

3.风险控制优先原则：合同管理应以风险防范为核心，对合同签订前的调研、谈判，签订中的条款审核，履行中的动态跟踪以及纠纷处理等环节进行全程风险管控。

4.效益最大化原则：在合法合规和风险可控的前提下，力求通过合同条款的优化设计，实现企业经济效益与社会效益的平衡与最大化。

5.权责明晰、全程管理原则：明确各部门及相关人员在合同管理中的职责与权限，实现合同从发起、审批、签订、履行到归档的全生命周期管理。

二、合同管理的基本流程与职责

合同管理是一项系统性工作，需要各相关部门密切配合，协同运作。其基本流程应涵盖合同的发起与策划、相对方资信调查、合同文本拟定与审核、审批与签署、履行与监控、变更与解除、纠纷处理以及归档管理等关键环节。

合同的发起与策划：业务部门根据经营需要，提出合同订立需求。在发起阶段，应明确合同的标的、数量、质量、履行期限、价款或报酬等核心要素，并进行初步的可行性分析与风险评估。对于重大或复杂合同，建议成立专项工作小组负责前期策划与谈判。

合同相对方资信调查：在正式签订合同前，应对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况等进行必要的调查与核实。调查方式可包括查阅工商登记信息、财务报表、信用报告，实地考察，以及通过行业口碑、过往合作经历等多渠道了解。对于重要的合作伙伴，应要求其提供相应的资质证明文件，并对其真实性、有效性进行审查。未经资信调查或调查不合格的相对方，原则上不得与其签订合同。

合同文本的拟定与审核：合同文本的拟定应优先采用国家或行业标准文本；无标准文本的，由业务部门或法务部门根据交易特点和企业需求起草。合同条款应力求内容完整、表述清晰、逻辑严谨、权责对等。合同文本拟定完成后，须经过严格的内部审核程序。审核环节通常包括业务部门初审（对业务条款的真实性、可行性负责）、财务部门审核（对价款支付、税务处理等财务相关条款负责）、法务部门审核（对合同的合法性、合规性、条款完整性及风险点进行专业审查）。根据合同的重要性和复杂程度，可增加其他相关职能部门的会签。审核过程中，各审核部门应提出明确的书面审核意见，起草部门应根据审核意见进行修改完善。

合同的审批与签署：合同文本经审核通过后，应按照企业规定的审批权限逐级报批。审批人应根据其职责、权限和企业利益，对合同进行审慎审查并签署审批意见。未经审批或审批未通过的合同，不得签订。合同的签署应坚持“先审批后签署”的原则，由法定代表人或其授权委托人在授权范围内签署。签署时，应核对对方签约人的授权委托书及身份信息，确保签约行为的合法性和有效性。合同文本应使用企业指定的规范用纸，一式多份，确保各份文本内容一致。

合同的履行与监控：合同签订后，业务部门是合同履行的主要责任部门，应严格按照合同约定全面、及时履行己方义务，并密切关注对方的履约情况。建立合同履行跟踪机制，对合同履行过程中的关键点进行记录和监控，如发货、验收、付款、发票开具等环节。如发现对方可能或已经发生违约行为，应及时采取应对措施，并向相关领导及法务部门报告。财务部门应根据合同约定和履行情况办理款项收付，并对合同款项的支付进行审核把关。

合同的变更、解除与终止：在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，应与对方协商一致，并签订书面的变更或解除协议，履行与原合同同等的审核和审批程序。合同的终止应符合法定或约定条件，终止后应做好善后处理工作，如结算、资料交接等。

合同纠纷处理：合同履行过程中发生争议或纠纷的，业务部门应首先尝试与对方友好协商解决。协商不成的，应及时收集、整理相关证据材料，向法务部门或企业指定的纠纷