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应收账款管理操作流程

在现代商业活动中，应收账款作为企业流动资产的重要组成部分，其管理效率直接关系到企业的现金流健康、资金周转速度乃至整体经营风险。一套科学、严谨且具备实操性的应收账款管理流程，是企业稳健运营的基石。本文旨在梳理应收账款管理的关键操作节点，为企业提供一套行之有效的管理框架，以期实现应收账款的良性循环。

一、事前预防：客户准入与信用政策的基石

应收账款管理的核心在于“预防为主”。在业务开展初期，对客户进行审慎评估并制定合理的信用政策，是从源头上控制风险的关键。

1.1客户信用评估与授信

在与新客户建立合作关系或对老客户增加赊销额度前，应对其进行全面的信用评估。这不仅包括对客户财务状况（如偿债能力、盈利能力、营运能力）的分析，也应涵盖其行业地位、市场声誉、经营稳定性及过往合作记录（若有）等非财务因素。评估信息可通过多种渠道获取，如客户提供的财务报表、第三方信用评级报告、行业口碑调查等。基于评估结果，结合企业自身的风险承受能力，为客户设定合理的信用额度和信用期限。这一过程需有明确的审批权限和流程，避免个人主观臆断。

1.2合同条款的审慎制定

合同是规范双方权利义务的法律文件，也是日后应收账款追讨的重要依据。在签订销售合同或服务协议时，务必对付款条件、付款期限、价格、数量、质量标准、违约责任（尤其是逾期付款的违约金条款）等核心内容进行清晰、明确的约定。对于付款方式，应优先选择对卖方有利的结算方式。如有必要，可加入担保条款或预付款、定金条款，以降低风险。合同文本最好由法务部门或专业律师审核，确保其合法合规、逻辑严谨，最大限度减少模糊地带和潜在争议。

二、事中控制：动态监控与过程管理

货物或服务交付后，应收账款的形成并不意味着管理的结束，恰恰是精细化管理的开始。这一阶段的重点在于对账款进行动态跟踪，确保其按约定回笼。

2.1发货与开票管理

严格按照合同约定的发货流程执行，确保货物或服务准确、及时交付。发货后，财务部门应尽快根据实际履约情况开具符合规定的发票，并及时送达客户。发票信息必须与合同、订单及实际发货情况一致，避免因信息不符导致客户拒付或延付。同时，需建立发票签收制度，确保客户已收到发票并确认。

2.2应收账款的日常监控

企业应建立健全应收账款台账，详细记录每笔应收账款的客户名称、发生日期、金额、信用期限、约定付款日、实际付款日等信息。财务部门应定期（如每周或每月）对应收账款进行账龄分析，将账款按逾期天数（如未逾期、逾期30天内、逾期30-60天、逾期60天以上等）进行分类管理。对于即将到期的应收账款，应提前通过友好方式提醒客户准备付款；对于已逾期的账款，需立即启动催收程序。同时，要密切关注大额或长期未收回的应收账款，将其列为重点监控对象。

2.3定期对账与差异处理

为确保双方账目清晰一致，避免因信息不对称引发纠纷，企业应定期（如每月或每季度）与客户进行应收账款对账。对账工作可由销售部门或财务部门牵头，通过发送对账单、邮件确认或面对面沟通等方式进行。如发现账目差异，应及时与客户沟通，查明原因，并进行相应的账务调整，确保双方账目核对无误。对账结果应有书面记录，并争取客户签字或盖章确认。

三、事后追讨与反馈：风险化解与经验积累

当应收账款出现逾期，企业需采取积极有效的措施进行追讨，以最大限度减少损失。同时，对追讨过程中的经验教训进行总结，持续优化应收账款管理体系。

3.1逾期账款的分级催收

根据逾期时间的长短、金额大小以及客户的信用状况和还款意愿，制定差异化的催收策略和流程。

*初期催收（轻微逾期）：可由销售人员或客服人员通过电话、邮件、微信等方式进行友好提醒，了解客户未付款原因，并协商付款计划。

*中期催收（中度逾期）：若友好提醒无效，可由财务部门发出正式的催收函，明确告知逾期金额、逾期天数、违约金计算方式，并要求客户限期答复和付款。必要时，可安排专人上门拜访，与客户负责人进行面对面沟通。

*后期催收（严重逾期）：对于长期恶意拖欠或濒临破产的客户，在内部催收无效后，可考虑寻求外部专业机构（如专业催收公司）的帮助，或通过法律途径（如发送律师函、提起诉讼、申请仲裁等）维护自身权益。采取法律手段前，需进行充分的利弊权衡和证据准备。

3.2坏账的确认与处理

尽管企业采取了各种措施，仍可能存在部分应收账款因客户破产、失踪或其他不可抗力因素而无法收回，形成坏账。企业应根据会计准则和内部管理制度，制定明确的坏账确认标准和审批流程。对于确认为坏账的应收账款，应按规定进行账务处理，并妥善保管相关证明材料。同时，并不意味着对坏账的完全放弃，仍可关注客户后续经营状况，一旦出现还款可能，应及时进行追讨。

3.3应收账款管理的评估与改进

定期对应收账款管理的整体效果进行评估，包括平均回款周期、逾期账款率、坏账率