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会议纪要及行动计划制定标准化流程模板

一、适用范围与常见场景

二、标准化操作流程

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标与议程

会议组织者需提前1-2个工作日明确会议核心目标（如“确定项目Q3执行方案”“解决XX部门协作卡点”），并制定详细议程，包括各议题讨论时间、负责人。

议需提前发送给所有参会人员，保证大家提前准备相关材料（如数据报表、方案草案），避免会议中临时讨论无关内容。

确认参会人员与分工

根据议程内容确定必要参会人（决策层、执行层、相关支持部门），避免无关人员参会导致效率低下。

指定会议记录人（建议由非核心讨论人员担任），提前告知其需重点记录：讨论要点、不同意见、最终决议、待办事项（含负责人、时间节点）。

（二）会中记录：保证信息完整准确

聚焦核心内容，避免“跑题”

会议记录人需严格按议程推进，对偏离主题的讨论及时提醒（如“此问题与本次目标关联度不高，建议会后单独沟通”），保证会议聚焦核心议题。

关键讨论环节需记录多角度意见（如“部门建议采用A方案，理由是成本较低；部门认为B方案更稳妥，理由是风险可控”），而非仅记录结论。

明确决议与待办事项

每个议题讨论结束后，由主持人总结决议内容，保证参会人无异议（如“最终确定采用A方案，由*部门负责细化执行计划，本周五前提交”）。

待办事项需符合“SMART原则”（具体、可衡量、可达成、相关性、时间限制），明确：任务内容、负责人、截止时间、交付成果标准（如“任务：完成客户调研报告；负责人：*；截止时间：X月X日；交付成果：包含3个核心痛点的分析报告，字数不少于3129字”）。

（三）会后整理：形成标准化纪要

24小时内完成纪要初稿

会议记录人根据会中记录，整理会议纪要，结构需包含：

会议基本信息：主题、时间、地点（线上会议需注明平台及）、参会人、缺席人（需注明原因）、记录人。

会议议程与讨论过程：按议程顺序简述各议题讨论要点（避免逐字记录，提炼核心观点）。

决议事项：分点列出最终确定的结论，注明“决议”字样。

待办事项（行动计划）：以表格形式呈现（详见“模板示例”），明确任务、负责人、截止时间、交付成果。

审核与分发

纪要初稿完成后，提交会议主持人审核，保证决议和待办事项准确无误。

审核通过后，1个工作日内通过企业协作平台（如钉钉、企业）或邮件发送给所有参会人及相关方，并抄送存档部门（如行政部、项目管理办公室）。

（四）行动计划跟踪：推动落地见效

建立跟踪机制

项目管理办公室或会议组织者需在纪要发送后，同步更新“行动计划跟踪表”（详见“模板示例”），标注各任务状态（“未开始”“进行中”“已完成”“延期”）。

负责人需在截止日前1天主动反馈进度，如遇延期需提前说明原因及调整后的时间节点。

定期回顾与复盘

对于周期较长的任务（如跨月项目），需在后续相关会议中（如周例会）同步进展，对未按期完成的任务分析原因（资源不足、需求变更等），并协调解决。

任务完成后，负责人需提交交付成果，由相关负责人验收并确认，在跟踪表中标注“已完成”。

三、模板示例与表格规范

（一）会议纪要模板

会议纪要

会议主题：[例如：XX项目Q3执行方案研讨会]

会议时间：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

会议地点：[会议室名称/线上会议平台]

参会人员：、、（共X人）

缺席人员：（原因：）、（原因：）

记录人：*

会议议程：

Q2项目成果回顾（负责人：*）

Q3目标拆解与执行方案讨论（负责人：*）

跨部门资源协调需求（负责人：*）

下一步行动计划确认（主持人：*）

讨论过程：

Q2项目成果回顾：汇报Q2完成情况，核心指标达成率85%，其中“用户增长”未达标，主要原因是竞品集中推广。补充说明：用户反馈中“功能易用性”评分较低，需在Q3优化。

Q3目标拆解与执行方案：提出Q3目标为“用户增长30%”，建议通过“新增3个推广渠道”“优化核心功能”实现；认为“推广渠道需优先选择ROI高的平台，建议砍掉低效渠道2个”。经讨论，最终确定：优先保留现有高效渠道，新增2个垂直类推广渠道，功能优化聚焦“登录流程简化”“操作指引新增”，由*负责X月X日前完成方案。

决议事项：

Q3核心目标：用户增长30%，核心功能优化上线时间不晚于X月X日。

推广渠道策略：保留现有渠道A、B，新增垂直渠道C、D，由*负责X月X日前完成渠道谈判。

待办事项（行动计划）：

序号

任务内容

负责人

截止时间

交付成果

当前状态

1

制定Q3核心功能优化方案

*

YYYY-MM-DD

包含优先级、排期、资源需求的方案

未开始

2

完成新增推广渠道C、D谈判

*

YYYY-MM-DD

渠道合作协议及推广排期表

进行中

3

收集用户对“功能易用性”的反馈

*

YYYY-MM-DD

用户反馈汇总报告（样本量≥100）

未开始

（二）行动计划