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关于成立[公司名称]采购委员会的通知范本及工作流程规范

一、采购委员会成立通知范本

关于成立[公司名称]采购委员会的通知

公司各部门、各下属单位：

为进一步规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，加强采购过程中的风险控制与监督，确保采购活动的公开、公平、公正，依据公司相关管理制度及发展战略需要，经公司研究决定，正式成立“[公司名称]采购委员会”（以下简称“采购委员会”）。现将有关事项通知如下：

一、采购委员会性质与职责

采购委员会是公司采购管理的议事与决策机构，主要负责统筹、指导、监督和协调公司范围内的各项采购活动，确保采购政策的有效执行和采购目标的实现。其具体职责包括但不限于：

1.审议并批准公司采购管理制度、流程及相关细则的制定与修订；

2.审议公司年度采购计划及预算，并提出指导意见；

3.对达到一定金额或规定标准的采购项目（包括货物、服务及工程类）的采购方式、供应商选择、合同条款等关键环节进行审议与决策；

4.监督检查重大采购项目的执行情况，协调处理采购过程中出现的重大争议与问题；

5.负责供应商管理体系的建立与维护，审定合格供应商名录及相关评价标准；

6.完成公司交办的其他与采购管理相关的重要工作。

二、采购委员会组成人员

采购委员会由公司相关领导、部门负责人及专业人员组成，具体名单如下：

*主任委员：公司分管采购工作的领导

*副主任委员：采购部负责人

*委员：（根据公司实际情况列举，如：财务部负责人、法务部负责人、需求部门负责人代表、审计部负责人、相关技术专家等）

*执行秘书：采购部指定人员（负责委员会日常事务的组织、记录与联络）

三、工作机制

1.会议制度：采购委员会会议分为定期会议和临时会议。定期会议原则上每月/每季度召开一次，临时会议可根据工作需要由主任委员或三分之二以上委员提议召开。

2.议事规则：委员会会议需有三分之二以上委员出席方能召开，决策采取民主集中制原则，经出席会议委员半数以上同意方可通过。特殊重大事项，需经三分之二以上出席委员同意。

3.文件管理：委员会会议形成的纪要、决议等文件，由执行秘书整理，经主任委员签发后分发各相关部门，并作为后续工作的依据。

四、其他事项

本通知自发布之日起生效。各部门及相关人员应积极配合采购委员会的工作，确保公司采购活动规范、高效运行。

特此通知。

[公司名称]（公章）

[年]年[月]月[日]

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使用说明：

*请将方括号“[]”中的内容替换为贵公司的实际信息。

*“委员”名单应根据公司规模、采购业务特点及管理需求综合确定，确保代表性与专业性。

*“工作机制”中的会议频次等可根据公司实际情况调整。

*正式发文时，需加盖公司公章。

二、采购委员会工作流程规范

为保障采购委员会（以下简称“委员会”）高效、有序地开展工作，明确各环节职责与操作要求，特制定本工作流程规范。

一、采购需求与项目提报

1.需求发起：各需求部门根据实际业务需要，按照公司《采购管理办法》及相关规定，填写《采购项目立项申请表》或类似表单，明确采购标的、规格型号、数量、质量要求、预算金额、期望交付时间等关键信息。

2.部门初审：需求部门负责人对本部门提报的采购需求的真实性、必要性及合理性进行初步审核。

3.提报委员会：对于达到委员会审议标准（如：单项采购金额达到规定限额、特殊或重大采购项目等）的采购项目，由需求部门或采购部汇总后，连同相关支撑材料（如可行性研究报告、技术规格确认书、预算证明等）一并提交至委员会执行秘书。

二、会议筹备与组织

1.议题收集与筛选：执行秘书负责定期或根据临时会议要求，收集需提交委员会审议的采购项目议题，并进行初步整理与分类，报副主任委员及主任委员审阅，确定会议议题及议程。

2.会议通知与材料分发：执行秘书至少在会议召开前[合理天数，如：三个工作日]，将会议通知（含会议时间、地点、议程）及相关议题材料（采购项目详情、备选方案、评估意见等）分发至各委员。

3.会前沟通：委员收到会议材料后，应认真审阅。对材料有疑问的，可在会前与执行秘书或需求/采购部门进行沟通。

三、会议审议与决策

1.会议召开：会议由主任委员主持，主任委员无法出席时可委托副主任委员主持。执行秘书负责会议记录。

2.项目介绍：由需求部门或采购部负责人就提交审议的采购项目进行详细介绍，包括项目背景、需求分析、采购方案（采购方式建议、供应商情况、价格对比、技术参数等）、风险评估及应对措施等。

3.提问与讨论：各委员就项目情况进行提问，需求部门及采购部负责解答。委员们对采购方案的可行性、合理性、经济性及风险控制等方面进行充分讨论。

4.决策形成