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办公室5S管理实践操作手册

一、适用范围与应用场景

本手册适用于各类企业、事业单位的办公区域（包括开放办公区、独立办公室、会议室、档案室、茶水间、文印室等），旨在通过系统化的5S管理实践，解决办公环境中常见的物品堆积、标识混乱、清扫责任不清、标准不统一等问题，提升办公效率，保障工作安全，塑造整洁有序、积极向上的工作氛围。

典型应用场景：

新员工入职办公环境标准化培训；

办公区域5S专项提升活动；

日常办公环境维护与管理；

企业/部门5S检查与评比。

二、5S实践操作步骤详解

（一）整理（Seiri）：区分必需与非必需，清除冗余

目标：腾出有效空间，防止误用误放，减少查找时间。

操作步骤：

成立整理小组：由部门负责人*担任组长，各区域指定1-2名员工代表组成小组，明确分工。

制定判定标准：根据物品使用频率，将办公物品分为四类：

必需品：每日高频使用（如电脑、文具、当前文件）；

偶用物品：每周使用1-2次（如备用文具、特定工具书）；

少用物品：每月使用1次及以下（如季度报表模板、节日装饰）；

非必需品：半年及以上未使用（如过期文件、损坏设备、闲置个人物品）。

现场清点与分类：

以办公桌、文件柜、储物柜为单位，逐区域清点物品，张贴“待分类”标签；

小组现场复核物品类别，对有争议的物品（如“偶用”与“少用”）由组长*最终判定。

处理非必需品：

可回收利用：闲置文具、设备等登记后交行政部统一调配；

可报废/销毁：过期文件、损坏物品按公司保密或报废流程处理（涉密文件需经*审批）；

个人私人物品：超过规定数量（如办公桌最多保留3件个人物品）的，需员工自行清理或存入个人储物柜。

（二）整顿（Seiton）：科学定置定位，提升取放效率

目标：让必需品“30秒内可取用，用后归位”，减少寻找时间。

操作步骤：

绘制“区域-物品”对应图：

用CAD或手绘工具绘制办公区域平面图，标注各功能区（如工作区、文件区、会议区）位置；

明确“公共物品”（如打印机、订书机）与“个人专用物品”的存放边界。

实施“三定原则”：

定点：固定物品存放位置，如文件柜顶层放常用文件夹、底层放不常用档案；

定容：统一使用公司标配收纳盒（如A4文件盒、笔筒），禁止使用纸箱等临时容器；

定量：设定物品最高库存量，如笔筒最多放5支笔、文件夹柜每层不超过10本。

标识管理：

区域标识：在文件柜、储物柜张贴标签（如“人事档案柜”“财务资料区”），字体统一为宋体四号；

物品标识：收纳盒外侧粘贴“物品名称+责任人”标签（如“2024年Q1合同-张三”）；

警示标识：消防器材、电源开关等位置张贴“消防设施”“危险电源”等警示标识。

（三）清扫（Seiso）：明确责任，消除污染源

目标：保持环境干净整洁，设备正常运转，预防污染与故障。

操作步骤：

划分清扫责任区：

采用“属地管理”原则，将办公区划分为个人责任区（如工位周边1米范围）、公共责任区（如会议室、走廊），张贴“5S责任区标识牌”，注明责任人及清扫频次。

制定清扫标准：

桌面：无灰尘、无污渍、物品摆放整齐（仅保留电脑、笔筒、当前文件）；

地面：无纸屑、无杂物、无积水，每日下班前清扫1次；

设备：电脑屏幕每周用专用清洁布擦拭1次，打印机每月清理内部粉尘；

文件柜：每月擦拭表面，内部文件无堆积、无过期。

开展“清扫点检”：

每日下班前15分钟，责任人按标准完成清扫；

每周五下午，由整理小组组织联合检查，记录问题点（如“地面有纸屑”“打印机卡纸”），要求责任人2小时内整改。

（四）清洁（Seiketsu）：标准化维持，巩固成果

目标：将整理、整顿、清扫的成果固化为制度与习惯，避免反弹。

操作步骤：

制定《办公室5S管理标准》：

整合前三阶段要求，明确各区域、各物品的管理标准（如“文件柜标签统一用蓝色标签，字体为黑体”）；

附“5S检查评分表”（详见模板表格），量化考核指标（如“桌面整洁度10分，标识清晰度10分”）。

建立“目视化看板”：

在办公区入口设置5S看板，张贴《管理标准》、责任区划分图、每周检查评分结果；

对优秀区域（如评分95分以上）张贴“5S优秀区域”标牌，对问题区域标注“整改中”及完成时限。

实施“标准化巡检”：

部门负责人每周带队检查1次，行政部每月抽查2次，检查结果与部门绩效考核挂钩；

每季度召开5S总结会，分享优秀经验，解决共性问题（如“文件柜标签脱落”需统一更换为防水标签）。

（五）素养（Shitsuke）：培养习惯，塑造文化

目标：让员工自觉遵守5S规范，形成“人人参与、持续改进”的文化氛围。

操作步骤：

培训宣贯：

新员工入职时，由部门*负责讲解5S基础知识及本部门标准；

每半年组织1次5S专题培训（如“高效整理技巧”“目视化管理案例”），通过视频、情景模拟等方式提升参与感。

建立激励机制：

每月评选“5S之星”（个