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采购申请与审批流程模板（成本控制导向型）

一、适用业务场景

日常运营物资采购：如办公用品、生产辅料、维修耗材等常规性、重复性采购，需通过标准化流程控制单次采购成本及总支出。

项目专项采购：如新项目启动所需设备、材料采购，需结合项目预算严格审核成本合理性，避免超预算支出。

成本优化型采购：如对现有采购品类进行替代方案比选、批量采购议价等，旨在通过流程管控降低单位采购成本。

预算内紧急采购：因突发需求需快速响应的采购，在保证必要性的同时需通过简化审批环节（如预设紧急通道）控制成本风险。

二、流程操作步骤详解

（一）需求确认与成本预估

需求发起：采购需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求确认表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期，并说明采购的必要性（如替代旧设备、新增产能等）。

成本初步预估：需求部门联合采购专员，通过市场调研、历史采购数据、供应商初步询价等方式，预估采购单价、总价，并填写《成本预估表》。若涉及大额采购（如超过万元），需提供至少2家潜在供应商的报价单作为附件。

成本控制方案：针对高价值或易超预算品类，需同步制定成本控制措施，如：

是否可接受替代型号（功能相近但价格更低）；

是否可通过调整采购数量（如批量采购）降低单价；

是否存在租赁、共享等更经济的替代方案。

（二）采购申请提交

填写申请单：需求部门负责人根据《采购需求确认表》和《成本预估表》，填写《采购申请单》（模板见第三部分），核心信息包括：

申请人*（需求部门对接人）、所属部门、申请日期；

采购物品明细（名称、规格、数量、预估单价、总价）；

成本控制说明（如比价记录、替代方案摘要）；

预算科目（关联企业年度预算项目）；

附件清单（如需求说明、报价单、成本分析报告）。

内部审核：需求部门经理*对申请的必要性、数量合理性及成本预估准确性进行审核，签字确认后提交至采购部。

（三）采购部审核与比价

合规性审核：采购部专员核查《采购申请单》完整性，重点确认：

是否符合企业采购政策（如是否属于集中采购目录品类）；

预算科目是否正确，是否有足够预算额度；

附件材料是否齐全（如报价单、需求说明）。

市场比价与议价：

对于常规品类，采购部需在合格供应商库中选取至少3家供应商进行比价，填写《供应商比价表》，记录各供应商报价、交期、质量保障等信息；

对于大额或复杂采购（如设备采购），可组织技术部门、财务部门联合参与议价，保证价格公允；

若预估成本与市场行情偏差超过10%（如预估单价100元，最低报价110元），需反馈需求部门重新确认需求或调整成本控制方案。

审核意见输出：采购部经理*根据比价结果，在《采购申请单》上签署审核意见，明确“同意采购”“调整后同意”或“不同意采购”（需说明理由）。

（四）财务部成本复核

预算与成本合理性复核：财务部专员重点审核：

采购总金额是否超出年度/季度预算额度；

成本构成是否合理（如运输费、税费等是否明细）；

成本控制措施是否有效（如批量采购的成本节约量是否可量化）。

资金支付风险评估：结合企业现金流状况，评估采购资金支付的可行性，避免因集中采购导致短期资金压力。

复核意见签署：财务部经理*在《采购申请单》上签署意见，通过后提交至管理层审批。

（五）管理层审批

分级审批权限：根据采购金额设定审批权限，例如：

金额≤元：采购部经理*审批；

元＜金额≤YY元：分管副总*审批；

金额＞YY元：总经理*审批。

审批重点：管理层重点审核采购的战略匹配度（是否符合企业长期发展目标）、成本效益比（投入是否带来预期收益）及风险可控性（如供应商资质、供应链稳定性）。

审批结果反馈：审批通过后，《采购申请单》返回采购部；若需调整，由采购部牵头与需求部门沟通修改，重新走审批流程。

（六）采购执行与成本反馈

订单下达：采购部根据审批通过的《采购申请单》，向选定供应商下达采购订单，明确价格、数量、交货期、质量标准及付款条件。

到货验收：需求部门与采购部共同到货验收，核对物品规格、数量、质量是否符合要求，填写《到货验收单》。

成本差异分析：采购专员记录实际采购成本（含运费、税费等），与预估成本对比，分析差异原因（如市场价格波动、议价能力不足等），填写《成本差异分析报告》，反馈至财务部和需求部门，为后续采购成本优化提供依据。

付款结算：财务部根据验收单、发票（合规票据）及付款条款，办理付款手续，保证资金支付与采购进度匹配。

三、采购申请单模板设计

采购申请单编号

申请日期

申请部门

申请人*

联系方式

预算科目

采购物品/服务明细

规格型号

单位

采购用途

成本控制措施

□比价采购（供应商数量：______）□批量采购□替代方案□其他：__________________________

附件清单

□需求说明□供应商报价单（至少_