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跨部门合作流程管理

一、适用工作情境

二、全流程操作指引

（一）阶段一：需求发起与初步评估

目标：明确合作需求背景、目标及可行性，初步判断涉及部门及资源需求。

关键动作：

需求方发起申请：由需求提出部门/负责人填写《跨部门合作需求申请表》（见表1），清晰描述需求背景、核心目标、预期成果、时间要求、初步涉及的部门及所需资源（人力、预算、设备等）。

部门负责人初审：需求方部门负责人对申请内容进行审核，确认需求的合理性及与部门目标的关联性，签字后提交至协同管理办公室（或指定牵头部门）。

跨部门初步评估：协同管理办公室组织需求方与潜在涉及部门负责人召开简短评估会，重点讨论：

需求是否符合公司战略或年度目标；

涉及部门是否明确、职责边界是否初步清晰；

资源（人力、预算、时间）是否可初步支持；

是否存在重大潜在风险（如资源冲突、技术瓶颈等）。

输出成果：《跨部门合作需求申请表》（初审版）、《初步评估结论表》（明确“通过/暂缓驳回”及理由）。

（二）阶段二：方案制定与职责确认

目标：细化合作方案，明确各部门具体职责、时间节点及资源分配，形成共识。

关键动作：

组建专项小组：根据评估结论，由协同管理办公室牵头，各涉及部门指定1名核心负责人（为部门接口人）及若干执行人员，成立跨部门专项小组，明确1名总协调人（通常为需求方部门负责人或协同管理办公室指定人员）。

制定详细方案：专项小组组织召开方案研讨会，结合需求目标，共同制定《跨部门合作执行方案》，内容需包括：

项目目标与分解任务（可使用WBS工具拆解）；

各部门具体职责（明确“负责/协助/知情”角色，避免模糊表述）；

详细时间计划（关键里程碑、任务起止时间、负责人）；

资源分配清单（人力投入、预算明细、物资支持等）；

风险预判与应对措施（如资源不足、进度延迟、部门意见冲突等）。

方案评审与确认：执行方案需经各涉及部门负责人签字确认，报请公司分管领导审批（根据项目重要性确定审批层级）。

输出成果：《跨部门合作执行方案》（签字版）、《部门职责确认表》（见表2）。

（三）阶段三：执行监控与沟通协调

目标：保证合作按计划推进，及时解决执行中的问题，保障目标达成。

关键动作：

建立沟通机制：

日常沟通：专项小组内部建立即时沟通群（如企业/钉钉群），同步任务进展，快速响应问题；

定期会议：每周/每两周召开跨部门项目推进会，参会人员为各部门接口人及总协调人，会议议程包括：进度汇报（对照计划表）、问题讨论、风险预警、下一步计划，会后形成《会议纪要》（见表3）并同步至相关人员。

进度跟踪与反馈：各部门按《项目进度跟踪表》（见表4）每周更新任务完成情况，标注“已完成/进行中/延迟/阻塞”，延迟或阻塞任务需说明原因及解决措施。总协调人每周汇总进度，对偏离计划的情况及时干预。

问题升级与解决：执行中出现的部门间争议或资源冲突，先由接口人协调；无法解决的，由总协调人组织召开专题协调会；仍无法解决的，报请分管领导或协同管理办公室裁决。

输出成果：《会议纪要》、《项目进度跟踪表》（周更新版）、《问题升级记录表》。

（四）阶段四：成果验收与复盘归档

目标：对合作成果进行正式验收，总结经验教训，形成知识沉淀。

关键动作：

成果自检与提交：各部门根据执行方案完成分配的任务，输出对应成果物（如产品原型、活动方案、报告等），提交至总协调人进行自检，保证符合预期目标。

跨部门联合验收：总协调人组织各涉及部门负责人、相关业务专家及用户代表（如需）召开验收会，对照《执行方案》中的“预期成果”标准，对合作成果进行全面评审，形成《项目验收报告》（见表5），明确“通过/有条件通过/不通过”及整改要求。

复盘总结：验收通过后，专项小组召开复盘会，讨论以下内容：

目标达成情况（是否按期、按质完成）；

流程中的亮点与不足（如沟通效率、资源调配、风险预判等）；

部门协作中的经验教训（如职责明确性、跨部门信任建立等）；

改进建议（针对本次合作的问题，提出后续优化措施）。

资料归档：将《需求申请表》《执行方案》《会议纪要》《进度跟踪表》《验收报告》《复盘总结》等文件整理归档（电子版+纸质版），作为公司跨部门协作案例库资料。

输出成果：《项目验收报告》、《跨部门合作复盘总结表》（见表6）、《归档资料清单》。

三、配套工具表格

表1：跨部门合作需求申请表

申请部门

申请日期

需求名称

（如：2024年Q3新品上市营销推广项目）

需求背景与目标

（描述需求产生的原因、要解决的核心问题及预期达成的具体目标，可量化指标优先）

涉及部门

（列出初步判断需协同的部门，如：市场部、销售部、产品部、研发部）

所需资源

□人力：需各部门投入人数/岗位□预算：预估金额（万元）□物资：（如场地、设备等）□其他：

初步时间计划

计划启动时间：

计划完成时间：

需求方负责人

姓名